【Zoom】ブレイクアウトでホワイトボードを使って共同作業する手順

ブレイクアウトルームでグループごとにホワイトボードを使ってアイデアをまとめたいと考えたことはありませんか。Zoomの画面共有機能を使えば、ブレイクアウトルーム内でもホワイトボードを表示して共同編集できます。ただし、参加者が自由に書き込めるようにするには、ホストが適切な設定を行う必要があります。この記事では、ブレイクアウトルーム内でホワイトボードを使って共同作業する具体的な手順を解説します。

ブレイクアウトルームでホワイトボードが共有される仕組み

Zoomのホワイトボード機能は、画面共有の一種として提供されています。ホストが画面共有で「ホワイトボード」を選択すると、白いキャンバスが表示され、そのキャンバスが参加者に共有されます。参加者は、注釈ツール(描画、テキスト、図形など)を使ってキャンバス上で共同編集できます。この仕組みは、メインルームでもブレイクアウトルームでも同じです。ただし、ブレイクアウトルームでは、そのルーム内の参加者にのみ共有され、メインルームや他のブレイクアウトルームには影響しません。つまり、各グループが独立したホワイトボードで作業できるのです。ホストは、ブレイクアウトルームに移動してからホワイトボードを共有する必要があります。また、ホストがメインルームに戻ると、ブレイクアウトルームのホワイトボードは表示されなくなります。

ブレイクアウトルームでホワイトボードを共有する手順

ホストがホワイトボードを開いて共有する

1. ブレイクアウトルームを開始する
   ミーティング中に「ブレイクアウトルーム」ボタンをクリックし、ルームを作成して参加者を割り当てます。自分が入りたいルームを選択して「参加」をクリックします。
2. 画面共有をクリックする
   ブレイクアウトルーム内で、下部のツールバーにある「画面の共有」(緑色のアイコン)をクリックします。
3. 「ホワイトボード」を選択する
   共有選択画面で「ホワイトボード」タブを選び、表示される「ホワイトボード」をクリックして「共有」ボタンを押します。白いキャンバスが開き、参加者に表示されます。
4. 注釈ツールを確認する
   共有開始後、画面上部に注釈ツールバーが表示されます。ここでペン、テキスト、図形などを選べます。ホストは参加者全員に注釈を許可するかどうか設定できます。

参加者が注釈ツールで共同編集する

1. 注釄ツールバーを表示する
   参加者は、共有されたホワイトボード上でマウスカーソルを動かすと、上部に「注釈」ボタンが表示されます。これをクリックすると注釈ツールバーが開きます。
2. 描画やテキストを追加する
   ツールバーから「描画」「テキスト」「図形」などを選んで、キャンバス上に自由に書き込みます。色や線の太さも変更できます。
3. 変更がリアルタイムで反映される
   他の参加者の編集内容は即座に表示されます。全員が同時に作業可能で、アイデアを素早く共有できます。
4. 共同編集を終了する
   ホストが「共有を停止」するか、別の画面を共有するとホワイトボードは終了します。ホストだけが共有を停止できます。

ブレイクアウトルームでホワイトボードを使う際の注意点

ブレイクアウトルームを移動するとホワイトボードが引き継がれない

ホストが別のブレイクアウトルームに移動すると、前のルームのホワイトボードは表示されなくなります。そのルームの参加者はホワイトボードを引き続き見ることはできますが、ホストが戻るまで新たな編集はできません(注釈はそのまま残ります)。ルーム間でホワイトボードを移動したい場合は、ホワイトボードの内容をスクリーンショットで保存するか、Zoom Whiteboardアプリ(別機能)を使う必要があります。

参加者が注釈ツールを使えない場合の対処

初期設定では、参加者は自動的に注釈ツールを使えます。しかし、ホストが「他のユーザーによる注釈」を無効にしている場合があります。その場合は、ホストが画面共有時の注釈設定で「注釈を許可」をオンにする必要があります。確認方法は、画面共有中にツールバーの「詳細」→「注釈を許可」がオンになっているか確認します。参加者側でも、注釈ツールバーが表示されないときは、ホストに許可を依頼しましょう。

複数のホワイトボードを同時に共有できない

1つのブレイクアウトルームで同時に共有できる画面は1つだけです。ホワイトボードを共有している間は、他のアプリケーションや別のホワイトボードを同時に表示できません。複数のホワイトボードを使いたい場合は、一度共有を停止してから別のホワイトボードを開き直すか、複数のタブでホワイトボードを開いて切り替える方法もあります(ただし手間がかかります)。

ブレイクアウトルーム内とメインルームでのホワイトボード共同作業の比較

この比較表からわかるように、ブレイクアウトルーム内では独立したホワイトボードを使える利点がありますが、ホストの移動やデータ保存には注意が必要です。メインルームの方が継続性は高いですが、グループ分けにはブレイクアウトルームが適しています。

まとめ

この記事では、ブレイクアウトルーム内でホワイトボードを共有し、参加者と共同編集する手順を解説しました。ホストが画面共有からホワイトボードを選択し、参加者が注釈ツールで書き込む流れを理解できたはずです。次に、実際にブレイクアウトルームを作成して試してみましょう。応用として、ルームごとに異なるテーマのホワイトボードを準備することで、より効果的なグループワークが可能になります。また、データを残したい場合はスクリーンショットを活用するか、Zoom Whiteboardアプリの使用を検討してみてください。