【Zoom Webinar】参加者の登録フォームを作成する設定方法

Zoom Webinarを開催する際、参加者の情報を事前に収集したいとお考えではありませんか。参加者登録フォームを適切に設定することで、氏名やメールアドレスだけでなく、任意の質問への回答も収集できます。この記事では、Zoom Webinarの登録フォームを作成する方法を、画面の操作に沿って詳しく解説します。初めて設定する方でも、手順を追えば簡単に作成できますので、ぜひご覧ください。

Zoom Webinarの登録フォームの概要と利点

Zoom Webinarの登録フォームは、参加者がウェビナーに申し込む際に入力するフォームです。ホスト側はこのフォームを通じて参加者の氏名、メールアドレス、所属企業などの基本情報に加え、ウェビナーのテーマに関連する質問への回答を収集できます。登録フォームを活用することで、参加者の属性を事前に把握し、ウェビナーの内容をより効果的にカスタマイズすることが可能です。また、自動確認メールの送信や、登録後のリマインダー設定も連動して行えます。フォームのURLは参加者に直接共有できるため、メールやSNS、ウェブサイトなど様々なチャネルで配布できます。

登録フォームを作成する具体的な手順

ここではZoom Webポータルから登録フォームを作成する手順を説明します。手順は大きく分けて、ウェビナーの基本設定、登録フォームの有効化、フォーム項目の編集の3段階です。各ステップを順番に実行してください。

1. Zoom Webポータルにログインしてウェビナーを選択する
   Zoomの公式サイトにアクセスし、アカウントにログインします。左側のメニューから「ウェビナー」をクリックし、設定したいウェビナーを選びます。新しいウェビナーを作成する場合は「ウェビナーをスケジュール」をクリックします。ウェビナー名や日時、期間などの基本情報を入力して「保存」します。
2. ウェビナー設定画面で「登録フォーム」タブを開く
   ウェビナーの設定画面が表示されたら、上部のタブから「登録フォーム」をクリックします。ここでフォームの編集を行います。タブは「基本」「登録フォーム」「ブランディング」「ポーリング」「Q&A」などがありますので、「登録フォーム」を選択してください。
3. 登録フォームを有効にする
   「登録フォーム」タブの上部にある「登録を必須にする」スイッチをオンにします。これで参加者はウェビナーに参加する前に登録フォームの送信が必須となります。スイッチをオフにすると、登録なしで参加できてしまうため、情報収集が必要な場合は必ずオンにしてください。
4. 必須項目を設定する
   「フォーム項目」セクションでは、各項目の右側にある「必須」チェックボックスをオンにすることで、その項目を必須入力にできます。デフォルトでは氏名とメールアドレスが必須です。必要に応じて「所属組織」「役職」「電話番号」「住所」などを必須に変更できます。ただし、必須項目を多くしすぎると登録率が下がる恐れがあるため、本当に必要な項目だけを必須にすることをおすすめします。
5. カスタム質問を追加する
   「カスタム質問」セクションで「質問を追加」ボタンをクリックすると、任意の質問を作成できます。質問の種類は「テキスト」「パラグラフ」「単一選択」「複数選択」「日付」「時刻」などから選べます。最大15個まで追加可能です。例えば、ウェビナーで取り上げてほしいテーマを複数選択式で尋ねたり、参加者の業種を単一選択で聞いたりできます。質問の並び順はドラッグ&ドロップで変更できます。
6. 確認メールの設定を確認する
   フォームの下にある「確認メール」セクションでは、登録完了後に自動送信されるメールの内容を編集できます。件名や本文をカスタマイズし、ウェビナー参加リンクを含めることができます。また、登録確認メールに添付ファイルを含めたい場合は、添付ファイルの設定もここで行います。メールは日本語で送信されるため、内容が適切かどうかプレビュー機能で確認してください。
7. 設定を保存してフォームを公開する
   すべての設定が完了したら、右下の「保存」ボタンをクリックします。保存後、登録フォームのURLが発行され、参加者に共有できる状態になります。このURLは「登録フォーム」タブのページ上部に表示されるので、コピーしてメールやウェブサイトに貼り付けてください。フォームを公開した後でも、設定を変更して再保存すれば更新されますが、既存の登録者には変更が反映されない場合がありますので注意が必要です。

登録フォーム設定でよくあるミスと対策

フォームを公開した後に項目を変更すると既存登録者に影響する

登録フォームを一度公開してしまうと、項目の追加や削除ができなくなるわけではありませんが、参加者が既に登録済みの場合は、変更後に新しい項目が追加されても既存の参加者には反映されません。そのため、フォームを公開する前に入念に確認することをおすすめします。公開後の変更は慎重に行い、必要であれば新しいウェビナーを作成し直すことも検討してください。

カスタム質問の種類を誤って設定してしまう

カスタム質問では「テキスト」「パラグラフ」「単一選択」「複数選択」「日付」「時刻」などの種類が選択できます。選択肢の数が多い場合は「単一選択」や「複数選択」が便利ですが、選択肢の最大数は20個までです。また、選択肢のラベルが長すぎると表示が崩れることがあるため、簡潔な文言を心がけましょう。特に「パラグラフ」は長文を受け付けるため、自由記述で多くの情報を得たい場合に適しています。

必須項目を多くしすぎて登録率が低下する

参加者にとって入力が面倒だと感じるフォームは、登録完了率が下がる傾向があります。必要な情報に絞り、必須項目は最小限に抑えることが大切です。特に、電話番号や住所など個人情報に敏感な項目は任意にするか、必須にする場合はその理由をフォーム内で説明すると安心感を与えられます。また、カスタム質問も多すぎると負担になるため、3〜5個程度に留めるのが無難です。

確認メールが届かないときの対処法

登録確認メールが届かない原因は、参加者のメールアドレスの誤入力や、迷惑メールフォルダに振り分けられていることがほとんどです。ホスト側で確認メールの送信設定を確認し、メールテンプレートの送信元アドレスが正しいかチェックしてください。また、Zoomの設定で「確認メールの送信」が有効になっているか確認します。もし送信されない場合は、Zoomサポートに問い合わせることも検討しましょう。

フォームのブランディングを適用する

登録フォームには、ウェビナーのブランディング設定を反映できます。ウェビナー設定の「ブランディング」タブで、ロゴ画像やヘッダー画像、配色をカスタマイズすると、参加者に統一感のある印象を与えられます。ブランディング設定は、登録フォームだけでなく、ウェビナー画面や確認メールにも適用されるため、企業イメージを高めたい場合に有効です。

登録フォームの標準項目とカスタム項目の比較

この記事では、Zoom Webinarの参加者登録フォームを作成する方法を解説しました。Webポータルの「登録フォーム」タブから簡単にフォームを有効化し、必須項目やカスタム質問を追加できます。また、ブランディング設定を活用すれば、フォームの見た目も統一感のあるものにできます。次回のウェビナー開催時には、ぜひこれらの設定を活用して、参加者とのコミュニケーションをより円滑に進めてください。初めての方も、手順通りに進めればすぐに設定できますので、今すぐお試しください。