【Zoom Webinar】登録承認を手動・自動で切り替える設定

Webinarの参加申し込みをどのように承認するか悩んでいませんか。登録者全員を自動で受け入れるか、それともホストが一人ひとり審査するかは、イベントの管理方針によって使い分ける必要があります。この記事ではZoom Webinarの登録承認設定を手動と自動で切り替える方法を、画面の操作手順に沿って解説します。設定項目の場所から変更後の参加者への影響まで、実務に即した情報をお伝えします。

登録承認の手動と自動の違いを理解する

Zoom Webinarでは、参加希望者が登録フォームから申し込んだ際の承認方法を二種類から選べます。一つは「手動で承認」、もう一つは「自動で承認」です。手動承認では、ホストが登録リクエストを確認し、承認か拒否かを個別に判断します。自動承認では、申し込みと同時に参加が許可され、直ちに確認メールが届きます。どちらを選ぶかは、イベントの性質や参加者管理のポリシーに依存します。例えば、無料のオープンセミナーでは自動承認で問題ありませんが、有料セミナーや限定参加の場合は手動承認が適しています。

登録承認の設定を切り替える手順

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザでZoomのWebサイトにアクセスし、アカウント情報でサインインします。Webポータルは設定変更のための管理画面です。
2. 「Webinar」タブを開く
   左側のメニューから「Webinar」をクリックします。開催予定のWebinar一覧が表示されます。
3. 設定を変更したいWebinarをクリックする
   一覧から対象のWebinarを選択し、タイトルをクリックします。Webinarの詳細設定画面に移動します。
4. 「登録承認」の項目を見つける
   表示された設定タブの中から「登録承認」のセクションを探します。「手動で承認」と「自動で承認」のラジオボタンが並んでいます。
5. 希望の承認方法を選択する
   「手動で承認」または「自動で承認」のいずれかをラジオボタンで選びます。選択は即座に反映されません。
6. 画面下部の「保存」ボタンをクリックする
   設定を確定するために必ず保存ボタンを押します。保存しないと変更は無効になります。

以上で設定は完了です。手動承認を選んだ場合、ホストは参加者の登録リクエストを個別に処理する必要があります。自動承認を選んだ場合、参加者は申し込み後にすぐに参加手続きを進められます。

手動承認を設定した場合の注意点

登録リクエストはメールで通知される

手動承認を選択すると、参加希望者が登録フォームを送信した際にホスト宛てに通知メールが届きます。このメールには登録者の情報が記載されており、承認または拒否のリンクが含まれています。ただし、メールが届かない場合は迷惑フォルダを確認するか、Webポータルから直接リクエストを確認してください。確認は「Webinar」タブの該当イベント詳細内にある「登録者」一覧から行えます。

承認処理を忘れると参加者が入れない

手動承認では、ホストが承認を実行するまで参加者はWebinarに参加できません。承認が遅れると、当日に参加しようとしても受け付けられず、問い合わせが発生する可能性があります。承認作業はイベント前日にまとめて行うか、イベント開始前にこまめに確認することをおすすめします。

拒否した参加者は再登録できない場合がある

ホストが登録を拒否すると、その参加者は同じメールアドレスで再登録しようとしても弾かれることがあります。拒否の判断は慎重に行ってください。やむを得ず拒否した場合は、別のメールアドレスでの登録を案内する必要があります。

自動承認を設定した場合の注意点

申し込みと同時に確認メールが自動送信される

自動承認では、参加者が登録を完了するとすぐに確認メールが送信されます。このメールには参加リンクやパスワード(設定した場合)が含まれます。スパムフィルタでブロックされないよう、事前に参加者にメールの受信設定を案内するとよいでしょう。

登録者数の上限に注意する

自動承認では申し込みが即座に許可されるため、ライセンスの上限を超えて登録を受け付ける可能性があります。Zoom Webinarには参加者数の上限があります。上限に達すると新規登録ができなくなります。必要に応じて、登録フォームに自動停止機能を設定するか、別途定員を設けておきましょう。

登録承認の設定はWebinarごとに行う

この設定は個々のWebinar単位で保存されます。すべてのWebinarに同じ設定を適用したい場合は、テンプレート機能を利用するか、各イベントの設定画面を個別に変更する必要があります。一度にまとめて変更する方法は現在のところ提供されていません。

手動承認と自動承認の比較表

まとめ

この記事ではZoom Webinarの登録承認を手動と自動で切り替える設定手順と、それぞれの注意点を解説しました。設定はZoom WebポータルのWebinar詳細画面内の「登録承認」から変更できます。手動承認は参加者を厳選したい場合に、自動承認はスムーズな参加手続きを重視する場合に適しています。設定変更後は必ず保存ボタンをクリックすることを忘れないでください。次回のWebinar開催前に、イベントの目的に合った承認方法を選んで設定してみましょう。