【Zoom】事前登録が必要な会議のフォームを作成する設定

Zoomで会議を開催する際に、参加者に事前登録を求める方法をお探しではありませんか。参加者の情報を事前に把握したい場合や、参加者数を制限したい場合に便利な機能です。この記事では、ZoomミーティングとZoom Webinarそれぞれで事前登録フォームを作成する設定手順を詳しく解説します。

事前登録フォームを設定すると、参加者は氏名やメールアドレスを入力して登録する必要があります。登録後は自動で確認メールが送信され、ミーティングのリンクが届きます。この記事を読めば、自社のイベントやセミナーに合わせた登録フォームを簡単に作成できるようになります。

事前登録フォームの機能とできること

Zoomの事前登録フォームは、ミーティングやウェビナーに参加する前に、参加者から必要な情報を収集するための機能です。ミーティングの場合はオプションとして「登録必須」を設定でき、ウェビナーの場合は標準で登録フォームが用意されています。登録フォームでは、氏名、メールアドレス、会社名などの基本項目に加えて、カスタム質問を追加して参加者の関心や属性を聞くことも可能です。また、登録後には自動確認メールが送信されるため、参加者は安心してミーティングに参加できます。この機能を活用することで、参加者管理の効率を高め、イベントの運営をスムーズに進められます。

事前登録フォームを作成する手順

ミーティングで登録必須を設定する手順

通常のZoomミーティングに事前登録を必須にするには、ミーティング作成時に「登録必須」オプションを有効にします。以下に手順を説明します。

1. Zoomウェブポータルにログインする
   Zoomの公式サイト(zoom.us)にアクセスし、アカウントでログインします。左側のメニューから「ミーティング」をクリックして、ミーティング一覧を表示します。
2. 新しいミーティングを作成するか、既存のミーティングを編集する
   「ミーティングをスケジュール」ボタンをクリックして新しいミーティングを作成するか、一覧から編集したいミーティングの「トピック」をクリックして詳細画面を開きます。
3. 「登録必須」を有効にする
   ミーティング設定画面の「ミーティングオプション」セクションで、「登録必須」にチェックを入れます。これで参加者は事前登録が必要になります。
4. 登録フォームを編集する
   「登録必須」を有効にすると、「登録フォームを編集」ボタンが表示されます。クリックすると、フォームの編集画面が開きます。ここで、必須項目や質問を追加・削除できます。デフォルトでは氏名とメールアドレスが必須です。
   「質問を追加」ボタンから新しい質問を追加できます。質問の種類(テキスト、複数選択、チェックボックスなど)を選び、質問文を入力します。不要な項目は右側の「削除」アイコンで削除します。
5. 登録確認メールをカスタマイズする(オプション)
   フォーム編集画面の下部にある「確認メールを編集」をクリックすると、登録後に自動送信されるメールの内容を変更できます。メールの件名や本文を編集し、必要に応じて画像やリンクを追加します。
6. 設定を保存する
   フォーム編集が完了したら「保存」をクリックし、ミーティング設定画面に戻ります。さらにミーティング全体の設定も「保存」して完了です。これでミーティングの事前登録フォームが有効になりました。

ウェビナーで登録フォームを作成する手順

ウェビナーでは、標準で登録フォームが用意されています。ウェビナー作成時に登録フォームの設定を行います。手順は以下の通りです。

1. Zoomウェブポータルにログインし、ウェビナー一覧を開く
   左側メニューから「ウェビナー」をクリックします。ウェビナーを作成するには「ウェビナーをスケジュール」ボタンをクリックします。
2. ウェビナーの基本情報を入力する
   トピック、日時、説明などを入力します。このとき、ウェビナーのタイプが「登録付きウェビナー」であることを確認します(デフォルトです)。
3. 登録フォームをカスタマイズする
   ウェビナー設定画面の「登録フォーム」セクションで、「登録フォームを編集」ボタンをクリックします。ミーティングと同様に、質問の追加・削除、必須項目の設定が可能です。ウェビナーではさらに「ブランド設定」タブがあり、ロゴ画像やテーマカラーを設定してフォームの見た目を自社ブランドに合わせられます。
4. 確認メールを編集する
   「確認メールを編集」で、登録確認メールの内容をカスタマイズします。ウェビナーでは、リマインダーメールやフォローアップメールの編集もここで行えます。
5. 設定を保存する
   編集が完了したら「保存」をクリックし、ウェビナー設定画面に戻ります。最後に「スケジュール」をクリックしてウェビナーを公開します。登録フォームが有効になり、参加者は登録ページにアクセスできるようになります。

事前登録フォーム作成時の注意点

登録必須にした場合は直接入室できない

ミーティングで「登録必須」を有効にすると、参加者は通常のミーティングリンク(招待リンク)からは入室できなくなります。参加者は事前登録を行い、確認メールに記載された専用の参加リンクをクリックする必要があります。この点を事前に参加者に周知しておかないと、当日混乱が生じる可能性があります。登録ページのURLや確認メールのテンプレートを適切に設定し、参加者が迷わないようにしましょう。

登録フォームの質問数に制限がある

ミーティングの登録フォームでは、デフォルトの項目を含めて最大10個までの質問を追加できます。ウェビナーも同様の制限があります。多くの質問を設定したい場合は、質問の数を絞るか、外部のフォームツール(Googleフォームなど)を組み合わせる方法を検討してください。また、質問の種類によっては回答形式に制約がある場合もあるため、事前にテスト登録を行って動作を確認することをおすすめします。

登録確認メールは完全にカスタマイズできる

確認メールの編集画面では、件名や本文を自由に変更できます。ただし、HTMLタグの一部は使用できません。画像を挿入する場合は、画像のURLを直接入力します(ファイルアップロード機能はありません)。また、メール内に自動挿入される変数({参加者名}、{ミーティングリンク}など)を活用すると、個別の情報を動的に表示できます。これらの変数は編集画面の「変数を挿入」ボタンから選択して追加できます。

ウェビナーとミーティングの登録機能の違い

ウェビナーでは登録フォームが標準で付属していますが、ミーティングではオプションとして「登録必須」を有効にする必要があります。また、ウェビナーでは登録フォームのブランド設定(ロゴや色)が可能ですが、ミーティングの登録フォームにはブランド設定機能がありません。さらに、ウェビナーでは登録後にリマインダーメールやフォローアップメールを自動送信できますが、ミーティングの登録確認は1回のみです。大規模なイベントやセミナーにはウェビナーが適しており、小規模な打ち合わせにはミーティングの登録機能で十分でしょう。

ミーティングの登録とウェビナーの登録の比較

まとめ

この記事では、Zoomミーティングとウェビナーで事前登録フォームを作成する設定手順を解説しました。ミーティングでは「登録必須」オプションを有効にし、登録フォームを編集することで参加者情報を収集できます。ウェビナーでは標準の登録フォームをカスタマイズし、ブランド設定や複数の確認メールを活用できます。これらの設定により、参加者管理を効率化し、イベント運営をスムーズに進められます。次のステップとして、実際にテスト登録を行ってフォームの動作を確認し、確認メールの内容を自社の案内に合わせて調整してみてください。また、Zoomの「投票」や「Q&A」機能と組み合わせることで、よりインタラクティブなウェビナーを実現できます。