【Zoom】Wordの校閱モードを共有する時の権限設定

ZoomでWord文書を画面共有する際、参加者には変更履歴やコメントだけを見せて、編集はさせたくない場合があります。Wordの校閱モードを使えば参加者は内容を確認できますが、Zoom側の権限設定を適切に行わないと、参加者が誤って文書を編集できてしまいます。この記事では、Wordの校閱モードを共有するときに必要な権限設定を具体的に解説します。設定を正しく行えば、参加者は閲覧のみで安全に校閱できます。

Wordの校閱モード共有の概要

校閱モードとは、Wordの「校閱」タブから有効にできる機能で、文書内の変更箇所を色付きで表示したり、コメントを追加したりできます。Zoomで画面共有をするとき、参加者に校閱モードの内容を見せたいが、文書自体を編集させたくない場合は、Zoomの画面共有権限で「リモートコントロール」と「注釈」を無効にする必要があります。これらの権限を適切に設定しないと、参加者がクリックやキーボード操作で文書を変更できてしまいます。この記事では、ホストが画面共有中にこれらの権限を制御する方法を説明します。前提として、Zoomデスクトップクライアントが最新バージョンであること、Wordがインストールされていることを確認してください。

画面共有の権限設定手順

以下では、Wordの校閱モードを共有しながら編集を防ぐための手順を説明します。手順は共有開始前の準備と共有中の設定に分かれます。

共有前の準備:Wordで校閱モードを有効にする

1. Word文書を開く
   校閱モードを共有したいWord文書を開きます。
2. 校閱タブをクリック
   メニューバーの「校閱」タブをクリックします。
3. 校閱モードに切り替える
   「校閱」グループの「校閱モード」ボタンをクリックし、目的の校閱モード(例:「変更履歴の表示」)を選択します。変更履歴が有効になっていることを確認します。

Zoomでの画面共有と権限設定

1. Zoomで会議を開始する
   Zoomデスクトップクライアントで会議を開始または参加します。
2. 画面共有を開始する
   ツールバーの「画面の共有」ボタンをクリックし、共有するウィンドウとしてWord文書のウィンドウを選択します。アプリケーション共有を推奨します。
3. リモートコントロールを無効にする
   画面共有中に上部に表示されるメニューバーの「その他」をクリックし、「リモートコントロール」から「リモートコントロールを許可しない」を選択します。これで参加者がキーボードやマウスで操作できなくなります。
4. 注釈を無効にする
   同じメニューバーの「注釈」アイコン(ペンの形)をクリックし、「注釈を表示しない」を選択します。注釈ツールバーが非表示になり、参加者が画面上に書き込みできなくなります。
5. 設定を確認する
   参加者側の画面でWordの校閱モードが正しく表示され、編集や注釈ができないことを確認します。

共有後の権限変更(必要に応じて)

1. リモートコントロールを一時的に許可する
   特定の参加者に編集を許可したい場合は、同じメニューから「リモートコントロール」を「許可」に変更します。
2. 注釈を再度有効にする
   必要に応じて注釈アイコンから「注釈を表示する」を選択します。

注意点とよくあるトラブル

参加者が編集できてしまう場合

最も多い原因は、リモートコントロールが許可されたままになっていることです。手順通りに「リモートコントロールを許可しない」を選択しても、会議によってはデフォルトでリモートコントロールが有効になっている場合があります。画面共有開始前に、Zoomの設定で「画面共有」→「リモートコントロール」の項目を確認し、デフォルトを「許可しない」に変更しておくと安心です。また、参加者が「リモートコントロールのリクエスト」を送信してきた場合は、ホストが承認しないように注意します。

注釈が残ってしまう場合

注釈を無効にしても、既に参加者が書き込んだ注釈は画面に残ります。注釈を全く表示させたくない場合は、共有開始前に注釈をオフにしておく必要があります。また、注釈を許可した後に無効にすると、参加者の注釈は非表示になりますが、後で再度有効にすると元の注釈が表示されることもあります。クリーンな状態で共有したいときは、最初から注釈を無効にしてください。

Wordの校閱モードが正しく表示されない場合

Wordの校閱モード自体の設定が正しくない可能性があります。Wordの「校閱」タブで「変更履歴」が「すべての変更履歴」または「変更履歴(表示用)」になっているか確認します。また、画面共有で「ウィンドウ共有」ではなく「画面全体」を選択していると、他のウィンドウが重なって見にくいことがあります。Wordウィンドウのみを共有することをおすすめします。

権限設定の比較:リモートコントロールと注釈の有無

校閱モード共有時に最も推奨されるのは「リモートコントロール不許可+注釈不許可」の組み合わせです。これにより参加者は文書の校閱内容を読むことだけができ、編集や書き込みは一切できません。

まとめ

この記事では、ZoomでWordの校閱モードを共有する際に、参加者の編集を防ぐための権限設定方法を解説しました。リモートコントロールを無効にし、注釈を無効にすることで、参加者は校閱モードの内容を安全に閲覧できます。実際に会議を開始する前に、Wordの校閱モードを有効にし、Zoomの画面共有中に「リモートコントロールを許可しない」と「注釈を表示しない」を設定してください。この設定を行えば、参加者に変更履歴やコメントだけを見せたい場合に非常に役立ちます。また、必要に応じてリモートコントロールや注釈を一時的に許可することで、共同作業も柔軟に行えます。ぜひ今回の手順を参考に、快適なZoom共有を実現してください。