【Copilot】取引先との契約書でCopilot利用を開示する条項設計と運用設計

Microsoft 365 Copilotの利用は、業務効率化に大きく貢献します。しかし、契約書作成などの機密情報を扱う場面では、Copilotの利用を開示する必要が生じることがあります。取引先との信頼関係を維持し、法的な問題を回避するためには、契約書にCopilot利用に関する条項を盛り込むことが重要です。本記事では、Copilot利用を開示するための条項設計と、その運用設計について解説します。

この記事を読むことで、Copilot利用に関する契約条項の基本的な考え方、具体的な条項例、そして運用上の注意点について理解できます。これにより、取引先との間でCopilot利用に関する認識のずれを防ぎ、安全かつ効果的にCopilotを活用するための指針を得られます。

Copilot利用に関する契約条項の背景と目的

Copilotは、最新のAI技術を活用して文書作成や情報分析を支援するツールです。契約書のような法的効力を持つ文書の作成にCopilotを利用する場合、その事実を相手方に開示するかどうかは、透明性と信頼性の観点から慎重な検討が必要です。特に、契約内容の正確性や情報漏洩リスクについて、取引先との間で共通認識を持つことが求められます。

Copilot利用に関する契約条項を設ける主な目的は、以下の3点です。

• 透明性の確保: 契約書作成プロセスにおけるAIツールの利用状況を明確にし、相手方に開示します。
• リスク管理: AI生成物の正確性や機密情報保護に関するリスクを事前に特定し、対応策を定めます。
• 信頼関係の維持: 契約プロセスにおける誠実さを示し、取引先との長期的な信頼関係を構築します。

Copilot利用を開示する条項設計

契約書にCopilot利用に関する条項を設ける際は、具体的な開示範囲や免責事項を明確にすることが重要です。以下に、条項設計のポイントと具体的な文例を示します。

条項設計のポイント

条項設計においては、以下の要素を考慮します。

• 開示対象: どの範囲でCopilotの利用を開示するかを定めます。契約書本文の作成支援に限定するか、関連資料の作成も含むかなどを明確にします。
• 生成物の責任: AIが生成した内容の正確性や完全性に関する責任の所在を定めます。通常、最終的な確認と責任は人間が負うことを明記します。
• 機密保持: Copilot利用時に機密情報がどのように扱われるか、情報漏洩リスクへの対応策を定めます。
• 利用の制限: 特定の種類の文書や情報へのCopilot利用を制限する場合、その条件を明記します。

条項の文例

以下は、Copilot利用を開示する条項の文例です。これはあくまで一例であり、個別の契約内容や取引先の要望に応じて調整が必要です。

1. AIツールの利用に関する開示
   甲および乙は、本契約書および本契約に関連する文書(以下「契約関連文書」といいます)の作成にあたり、AIツール(Microsoft 365 Copilot等を含みますが、これらに限定されません)を利用する場合があることを相互に確認し、了承します。
2. 生成物の確認責任
   AIツールを利用して生成された契約関連文書の内容については、利用した当事者が最終的な確認および責任を負うものとします。AIツールによって生成された内容の正確性、完全性、および適用法規への適合性について、甲および乙は、自己の責任においてこれを検証するものとします。
3. 機密保持および情報管理
   甲および乙は、AIツールを利用するにあたり、相手方から提供された機密情報、およびAIツールに入力された情報が、当該AIツールの利用規約およびプライバシーポリシーに従って取り扱われることを理解します。両当事者は、機密情報の漏洩を防ぐため、適切な管理措置を講じるものとします。
4. 利用制限
   本条に定める場合を除き、AIツールの利用によって生成された内容が、直接的に本契約の法的拘束力を持つ部分を構成することを意図するものではありません。

Copilot利用に関する運用設計

契約条項を設けるだけでなく、実際の業務における運用設計も不可欠です。これにより、条項が実効性を持ち、予期せぬトラブルを防ぐことができます。

社内での運用ルール策定

Copilotを利用する社内担当者向けに、具体的な運用ルールを策定します。

1. 利用範囲の明確化
   契約書作成支援におけるCopilotの利用を許可する範囲(例:ドラフト作成、要約、校正など)を具体的に定めます。
2. 入力情報の管理
   機密情報や個人情報を含むデータをCopilotに入力する際の注意点、および入力禁止事項を明確にします。Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータに基づいて動作するため、入力データが組織外に漏洩するリスクは低いですが、それでも注意が必要です。
3. 生成結果の検証プロセス
   Copilotが生成した内容を、必ず人間がレビューし、正確性、一貫性、法的妥当性を確認するプロセスを義務付けます。
4. 取引先への説明体制
   Copilot利用に関する条項について、取引先から質問があった場合の対応窓口や説明担当者を定めます。

取引先とのコミュニケーション

契約締結前に、Copilot利用に関する条項について取引先と十分に協議します。相手方がAIツールの利用に懸念を示す場合、その懸念を解消するための説明や、必要に応じた条項の修正を検討します。

1. 事前説明の実施
   契約交渉の初期段階で、Copilotを利用する可能性について説明し、条項の意図を伝えます。
2. 質疑応答への対応
   取引先からの質問に対して、誠実かつ具体的に回答します。Copilotのセキュリティ対策やデータプライバシーに関する情報を提供することも有効です。
3. 合意形成
   最終的な条項内容について、両当事者の合意を得ます。必要であれば、弁護士などの専門家の意見を仰ぐことも検討します。

Copilot利用に関する条項の注意点

Copilot利用に関する条項を設ける際には、いくつかの注意点があります。これらを理解しておくことで、より適切な条項設計と運用が可能になります。

機密情報入力のリスク

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータに基づいて動作し、入力されたデータが外部に共有されることはありません。しかし、万が一、組織外に情報が漏洩する可能性がないとは言い切れません。そのため、極めて機密性の高い情報や、未公開の重要な事業戦略などは、Copilotへの入力を避けるべきです。運用ルールで、入力禁止情報を具体的にリストアップすることが推奨されます。

生成結果の正確性

Copilotは高度なAIですが、生成する情報が常に100%正確であるとは限りません。特に、専門性の高い分野や、最新の法改正に関する情報などについては、誤りが含まれる可能性があります。そのため、契約書のような重要な文書においては、必ず人間の専門家によるレビューと承認プロセスを経ることが不可欠です。条項においても、生成物の最終確認責任は人間に帰属することを明確に定める必要があります。

ライセンスと利用規約

Copilotの利用は、Microsoft 365のライセンスとCopilotアドオンの契約に基づきます。契約書にCopilot利用を開示する条項を設ける場合、自社のライセンス契約およびCopilotの利用規約を遵守していることを確認する必要があります。また、取引先がAIツールの利用に反対する場合、代替案(AIツールを利用しない、または特定のAIツールに限定するなど)を提示できるよう、事前に準備しておくことが望ましいです。

まとめ

本記事では、取引先との契約書でCopilot利用を開示するための条項設計と運用設計について解説しました。Copilot利用に関する条項を契約書に盛り込むことで、透明性を確保し、リスクを管理できます。社内での運用ルール策定や、取引先との丁寧なコミュニケーションを通じて、Copilotを安全かつ効果的に活用するための体制を構築することが重要です。今後は、AI利用に関する法規制の動向を注視し、必要に応じて契約条項や運用ルールを見直していくことが求められます。