【Teams】Copilotによる「アクションアイテム抽出」を日本語で機能させる言語設定手順

Microsoft Teams会議中にCopilotが会議の要点をまとめる機能は非常に便利です。特に「アクションアイテム抽出」機能は、会議で決定されたタスクを自動でリストアップしてくれるため、議事録作成の手間を省けます。しかし、この機能が期待通りに動作せず、日本語で抽出されないという声も聞かれます。会議の言語設定が適切でないと、Copilotの認識精度が低下し、重要な情報を取りこぼしてしまう可能性があります。この記事では、Teams会議でCopilotによるアクションアイテム抽出を日本語で正確に機能させるための言語設定手順を解説します。Copilotの能力を最大限に引き出し、会議の生産性を向上させましょう。

Copilotは、会議の参加者が話す言語を認識し、それに基づいて要約やアクションアイテムの抽出を行います。そのため、会議の参加者が日本語で話しているにも関わらず、会議自体の言語設定が英語などの他の言語になっていると、Copilotは内容を正しく理解できません。この設定ミスは、せっかくのAIアシスタントの恩恵を受けられない直接の原因となります。本記事を読むことで、この言語設定の課題を解決し、Copilotによるアクションアイテム抽出を日本語で確実に利用できるようになります。

Teams会議の言語設定がCopilotの認識に与える影響

Microsoft TeamsのCopilot機能は、会議中の音声をリアルタイムで解析し、要約やアクションアイテムの抽出を行います。この解析の精度は、会議自体の言語設定に大きく依存します。参加者が日本語で話していても、会議の言語設定が英語や他の言語になっている場合、Copilotは音声をその設定言語として認識しようとします。結果として、日本語の単語やフレーズが正しく認識されず、誤った解釈を招く可能性が高くなります。特に、固有名詞、専門用語、あるいは会議特有の言い回しなどは、誤認識されやすくなります。

Copilotがアクションアイテムを正確に抽出するためには、会議の参加者が使用する主要言語、あるいは会議の進行言語をCopilotに伝える必要があります。Teamsの会議設定には、この会議の主言語を指定するオプションが用意されています。この設定が適切に行われていないと、Copilotは会議内容を正確に把握できず、期待される「アクションアイテム抽出」機能が日本語で正しく機能しない、あるいは全く機能しないという事態に陥ります。これは、Copilotが単に「会議の要約」を行うだけでなく、具体的な「タスク」を識別し、それを実行担当者や期日と紐づけるための重要な情報源となるため、言語設定の不一致は致命的です。

Teams会議でCopilotのアクションアイテム抽出を日本語で有効にする手順

方法1: 会議スケジュール時に言語設定を行う

Teams会議をスケジュールする際に、会議の言語設定を日本語に指定するのが最も確実な方法です。この設定を行うことで、会議全体でCopilotが日本語を主言語として認識しやすくなります。

1. Teamsを開き、「カレンダー」タブを選択
   Microsoft TeamsデスクトップアプリまたはWeb版を開き、左側のナビゲーションメニューから「カレンダー」を選択します。
2. 「新しい会議」をクリック
   カレンダー画面の右上にある「新しい会議」ボタンをクリックして、会議作成画面を表示します。
3. 会議の詳細を入力
   会議のタイトル、必須出席者、日時などの基本情報を入力します。
4. 「会議のオプション」を開く
   会議作成画面の下部、または会議の編集画面に「会議のオプション」というリンクがあります。これをクリックします。
5. 「会議の言語」を設定
   会議のオプション画面が表示されたら、「会議の言語」という項目を探します。ドロップダウンメニューから「日本語」を選択します。
6. 設定を保存
   言語を選択したら、画面下部にある「保存」ボタンをクリックします。
7. 会議をスケジュール
   会議オプションの設定が完了したら、会議作成画面に戻り、「送信」ボタンをクリックして会議をスケジュールします。

この設定は、会議の参加者が話す言語をCopilotがより正確に認識するために役立ちます。特に、会議の参加者が主に日本語を使用する場合に推奨されます。

方法2: 会議後の議事録生成時に言語を指定する

会議が終了した後でも、Copilotが生成する議事録や要約の言語を指定できます。会議中に言語設定を忘れた場合や、参加言語が複数にわたる場合に有効な方法です。

1. 会議のチャットを開く
   Teamsのチャットリストから、対象の会議のチャットを開きます。
2. 「Copilot」タブを選択
   チャット画面の上部にあるタブの中から「Copilot」を選択します。
3. 「議事録を生成」または「要約を生成」をクリック
   Copilotの画面が表示されたら、アクションアイテムの抽出や会議の要約を生成するためのボタンをクリックします。
4. 言語オプションを選択
   議事録生成のプロンプトが表示されたら、「アクションアイテムを抽出」や「会議の要約」といった指示とともに、抽出したい言語を明記します。具体的には、「アクションアイテムを日本語で抽出してください」や「会議の要約を日本語で作成してください」のように指示します。
5. 生成を実行
   指示を入力したら、生成ボタンをクリックします。Copilotが指定された言語でアクションアイテムを抽出・生成します。

この方法は、会議中にリアルタイムで言語設定を行わなかった場合でも、後から希望する言語で情報を抽出できるため、柔軟に対応できます。ただし、会議の音声データが正確に記録されていることが前提となります。

補足: 新しいTeams(v2)と従来Teamsの言語設定の違い

新しいTeams(v2)と従来Teamsでは、ユーザーインターフェースや一部の機能の配置が変更されています。しかし、Copilotの言語設定に関する基本的な考え方や操作手順は大きく変わりません。会議のスケジュール設定における「会議のオプション」や、会議後のCopilotチャットでの指示出しなど、基本的な流れは踏襲されています。もしインターフェースの違いで迷った場合は、メニューの名称やアイコンを注意深く確認してください。新しいTeamsでは、より直感的でシンプルな操作性が追求されているため、言語設定の項目も探しやすい位置にあることが多いです。

Copilotの認識精度を高めるための会話のポイント

言語設定を正しく行っても、Copilotの認識精度は参加者の話し方や会議の進行状況に影響を受けます。アクションアイテムを正確に抽出するためには、いくつかの点に注意して会話を進めることが重要です。

h3: 発話の明瞭さと話速

Copilotは、音声認識技術に基づいて動作します。そのため、参加者がはっきりと、適度な速さで話すことが認識精度を高める鍵となります。早口すぎたり、声が小さすぎたりすると、音声認識エンジンが単語を正確に聞き取れない可能性があります。特に、アクションアイテムとして認識させたい発言は、意識的にゆっくりと、はっきりと話すように心がけましょう。また、背景ノイズが多い環境での会議は、音声認識の妨げとなるため、可能な限り静かな場所で参加することが推奨されます。

h3: アクションアイテムを明示する言葉遣い

Copilotが「これはタスク(アクションアイテム)である」と認識しやすくするために、発言の際に特定のフレーズを使用することが有効です。例えば、「〜を〇〇さんに依頼します」「〜を△△までに実施してください」「次のアクションとして、□□を進めましょう」といった、明確にタスク指示であることがわかる言葉遣いを意識します。会議の冒頭や終盤で、今日の会議で決定されたアクションアイテムを参加者間で再確認する時間を設けることも、Copilotの抽出精度向上に繋がります。Copilotは、文脈を理解してアクションアイテムを抽出しますが、明確な指示があれば誤認識のリスクを減らせます。

h3: 専門用語や固有名詞の扱い

会議で頻繁に使用される専門用語や固有名詞は、Copilotが学習していない場合があります。これらの用語がアクションアイテムの重要な要素である場合、Copilotが正しく認識できない可能性があります。もし可能であれば、会議の参加者間で、そのような用語について補足説明を加えたり、より一般的な言葉で言い換えたりする配慮があると良いでしょう。また、会議の前に、Copilotの利用や、アクションアイテム抽出を目的としていることを参加者に共有しておくと、皆が意識的に協力してくれる可能性が高まります。

h3: 参加者の言語設定の統一(組織ポリシーによる影響)

組織によっては、Microsoft 365のテナント設定やTeamsの管理者設定により、利用できる言語やデフォルトの言語設定が制限されている場合があります。もし、上記の手順で言語設定ができない、あるいは期待通りに動作しない場合は、組織のIT管理者にご相談ください。管理者権限を持つユーザーは、Teams管理センターで会議ポリシーや言語設定に関する項目を確認・変更できます。例えば、特定の言語パックの有効化や、会議での言語選択肢の制限などが考えられます。組織全体でCopilotを効果的に活用するためには、IT管理者が適切な設定を行っていることが重要です。

新しいOutlookと従来OutlookでのCopilot言語設定の類似点と相違点

Microsoft TeamsのCopilot機能と、Microsoft OutlookのCopilot機能は、それぞれ異なるアプリケーションで動作しますが、言語設定に関する基本的な考え方には共通点があります。どちらのCopilotも、ユーザーが利用する言語環境を認識し、それに基づいて機能を提供します。TeamsのCopilotが会議の言語設定を重視するのに対し、OutlookのCopilotは、Outlookアプリケーション自体の言語設定や、ユーザーのMicrosoft 365アカウントに紐づく言語設定が影響します。

新しいOutlookでは、UIの刷新に伴い、設定メニューの場所や表現が変更されている可能性があります。しかし、Copilotが生成するメールの下書き作成や校正機能などにおいて、日本語での指示が正しく解釈されるためには、Outlook自体の表示言語が日本語に設定されていることが前提となります。もし、Outlookの表示言語が英語になっている場合、Copilotへの指示も英語で行うか、Outlookの表示言語を日本語に変更する必要があります。

従来Outlookから新しいOutlookへの移行期間中は、両方のインターフェースに触れる機会があるかもしれません。Copilotの言語設定で混乱しないためには、利用しているOutlookのバージョンに応じた設定方法を確認することが重要です。一般的に、新しいOutlookでは、より統合されたMicrosoft 365のエクスペリエンスが提供されるため、Teamsとの連携もスムーズになることが期待されます。

Mac版・モバイル版Teamsでの言語設定について

Microsoft Teamsは、Windowsだけでなく、macOS、iOS、Androidといった様々なプラットフォームで利用可能です。Copilotの言語設定に関して、これらのプラットフォーム間で大きな機能差はありません。Mac版Teamsでも、Windows版と同様に、会議のスケジュール設定時に「会議のオプション」から言語を日本語に設定できます。また、会議後のCopilotチャットでの指示も、同様に日本語で行うことが可能です。

モバイル版Teams(iOS/Android)の場合、会議のスケジュール設定画面や、会議中のチャット機能からCopilotにアクセスできます。モバイルデバイスのOS言語設定や、Teamsアプリ自体の言語設定が、Copilotの動作に影響を与える可能性があります。一般的には、デバイスの言語設定を日本語にしていれば、TeamsアプリやCopilotも日本語で動作するようになります。ただし、モバイル版では、PC版に比べて画面サイズが小さいため、操作手順の確認や、Copilotとの対話が若干異なる場合があります。それでも、基本的な言語設定の考え方は共通しています。

まとめ

本記事では、Microsoft TeamsのCopilotによる「アクションアイテム抽出」機能を日本語で効果的に利用するための言語設定手順を解説しました。会議のスケジュール時に「会議のオプション」から日本語を設定する方法と、会議後にCopilotチャットで日本語での抽出を指示する方法の二つが有効です。これらの設定を行うことで、Copilotは会議内容をより正確に理解し、日本語でのアクションアイテム抽出が可能になります。Copilotの能力を最大限に引き出すために、参加者全員が発話の明瞭さや、タスク指示の明確化を意識することも重要です。次回Teams会議を行う際には、ぜひこれらの設定とポイントを試してみてください。これにより、議事録作成の手間が省け、会議の成果を確実に実行に移せるようになるでしょう。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。