【Copilot】Copilot応答に「情報が見つかりません」と出る時の対処法

Copilotを利用中に「情報が見つかりません」という応答が表示されることがあります。

このエラーは、Copilotが参照すべき情報を見つけられなかった場合に発生します。

この記事では、このエラーの原因と具体的な対処法を解説します。

Copilotからの応答で「情報が見つかりません」と表示される場合、いくつかの原因が考えられます。

Copilotは、ユーザーのMicrosoft 365環境内のデータ(メール、ドキュメント、チャットなど)を検索して応答を生成します。

この検索プロセスで問題が発生すると、情報が見つからない旨のメッセージが表示されるのです。

主な原因としては、Copilotがアクセスできる情報がない、検索範囲が限定的すぎる、または一時的なシステムの問題などが挙げられます。

Copilotが「情報が見つかりません」と応答する根本原因は、Copilotが参照できるデータソースに、ユーザーの質問に関連する情報が存在しないことです。

Copilotは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsなどのMicrosoft 365アプリケーション内で、ユーザーがアクセス権を持つデータを検索します。

もし、質問内容に関連する情報がこれらのアプリケーションに保存されていない場合、Copilotは回答を生成できません。

また、Copilotの検索機能は、SharePointやOneDrive上のドキュメント、Outlookのメール、Teamsのチャット履歴などを対象としますが、これらのデータにアクセスできない、あるいはデータ自体が存在しない場合にエラーとなります。

さらに、Copilotのインデックス作成に遅延が生じている場合や、ユーザーの権限設定が不十分な場合も、情報が見つからない原因となります。

Copilotが「情報が見つかりません」と応答する際、以下の手順で対処できます。

1. Copilotに再度質問する
   一時的なシステムの問題や検索の不調が原因の場合、同じ質問を繰り返すことで解決することがあります。
2. 質問内容を具体的にする
   「会議の議事録」のような曖昧な質問ではなく、「〇月〇日の〇〇会議の議事録」のように、より詳細な情報を盛り込むと、Copilotが見つけやすくなります。
3. 検索範囲を確認・変更する
   Copilotが参照するデータソース(Teamsチャット、Outlookメール、SharePointなど)が、質問内容と関連しているか確認します。必要であれば、参照してほしいドキュメントを直接Copilotに提示します。
4. Copilotのアクセス権限を確認する
   (管理者向け)Copilotがユーザーのデータにアクセスできるよう、適切な権限設定がされているか確認します。
5. Copilotチャットを再起動する
   Copilotのチャットインターフェースを一度閉じ、再度開いてから質問を試みます。

Copilotの応答で「情報が見つかりません」というメッセージが表示される場合、よくある原因とそれぞれの対処法を以下に示します。

質問に関連する情報がCopilotの検索対象外である

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つMicrosoft 365内のデータ(Teamsチャット、Outlookメール、SharePoint、OneDrive上のファイルなど)を検索します。

もし、探している情報がこれらの範囲外にある場合、Copilotは「情報が見つかりません」と応答します。

対処法:

1. 質問内容を修正する
   探している情報がCopilotの検索対象に含まれるように、質問を具体的にします。
2. 直接ファイルやチャットを提示する
   Copilotに参照してほしいドキュメントやチャットスレッドがあれば、それを直接Copilotに提示するか、Copilotの機能を使って関連するファイルを開きます。

Copilotのインデックス作成に遅延が発生している

新しいファイルが作成されたり、既存のファイルが更新されたりした場合、Copilotがその情報を検索できるようになるまで、インデックス作成に時間がかかることがあります。

この遅延が原因で、最新の情報が見つからない場合があります。

対処法:

1. しばらく待ってから再試行する
   数時間から1日程度待ってから、再度Copilotに質問を試みます。
2. ファイルを開いてみる
   Copilotに参照してほしいファイルを一度開き、保存し直すことで、インデックス作成が促される場合があります。

ユーザーのデータアクセス権限が不十分である

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つデータのみを検索できます。

もし、質問に関連する情報が、ユーザーがアクセス権を持たないSharePointサイトや共有フォルダにある場合、「情報が見つかりません」と表示されます。

対処法:

1. アクセス権限の付与を依頼する
   ファイルやフォルダの所有者、またはIT管理者に連絡し、必要なアクセス権限を付与してもらいます。
2. 別のデータソースを参照する
   アクセス権限がある別のデータソースに、同様の情報がないか確認します。

Copilotのライセンスが割り当てられていない(法人向け)

Microsoft 365 Copilotを利用するには、適切なライセンスが必要です。

法人契約の場合、Copilotアドオンライセンスがユーザーに割り当てられていないと、Copilotの機能が利用できません。

対処法:

1. IT管理者へライセンス割り当てを確認する
   社内のIT管理者に連絡し、Copilotライセンスが正しく割り当てられているか確認してもらいます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、Copilotが参照できるデータソースに違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
参照データソース	Web上の情報、ユーザーが直接入力したプロンプト	Web上の情報、ユーザーがアクセス権を持つMicrosoft 365内のデータ(Teams、Outlook、Word、Excel、PowerPoint、SharePoint、OneDriveなど)
法人利用	不可	可能(Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3/E5などとの組み合わせ)
個人利用	可能	一部機能は可能(Web版Copilotなど)
プライベートデータ連携	限定的	高度に連携

Copilotで「情報が見つかりません」という応答を受け取った場合、まずは質問内容を具体的にし、Copilotが参照できるデータソースを確認することが重要です。

法人利用の場合は、ライセンスやアクセス権限の確認も必要になります。

これらの対処法を試すことで、Copilotからの正確な応答を得られる可能性が高まります。

次に、Copilotに質問する際は、参照してほしいドキュメントを事前に準備しておくと、よりスムーズに情報を見つけてもらえるでしょう。