【Copilot】Excelの請求データからCopilotに未入金リストを抽出させる手順と業務効率化

Excelの請求データから未入金リストを抽出したい場合、手作業では時間がかかりミスも発生しやすいです。

Copilotを使えば、自然言語での指示だけでこれらの作業を自動化できます。

この記事では、Excelの請求データからCopilotに未入金リストを抽出させる具体的な手順を解説します。

Copilotを活用して、請求管理業務の効率を大幅に向上させましょう。

Copilotで請求データの未入金リストを抽出する仕組み

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Graphを通じてユーザーのデータにアクセスします。Excelファイル内の請求データもその対象です。

ユーザーが自然言語で「未入金リストを抽出してほしい」と指示すると、CopilotはExcelファイルの内容を解析します。入金日や支払い状況などの列を認識し、条件に合致しないデータを特定します。そして、抽出したデータを新たなリストとして提示します。

Copilotに未入金リストを抽出させる手順

1. Microsoft 365 Copilotを起動する
   Copilotアプリ、EdgeブラウザのCopilot、またはTeamsなどのCopilotが統合されたアプリケーションを開きます。
2. Excelファイルを開き、Copilotにアクセス権を付与する
   Copilotに操作させたいExcelファイルを開きます。Copilotがファイルにアクセスするには、適切な権限が必要です。通常、ファイルがOneDriveやSharePointに保存されていれば、Copilotは自動的にアクセスできます。
3. Copilotに指示を出す
   Copilotのチャットインターフェースに、未入金リスト抽出の指示を入力します。具体的な指示例は以下の通りです。
   「このExcelファイルにある請求データから、2023年10月31日までに発行された請求で、まだ入金が確認できていないものをリストアップしてください。」
   「請求日が先月以前で、支払いステータスが『未払い』となっているデータを抽出し、請求書番号、顧客名、金額を一覧にしてください。」
4. Copilotの生成結果を確認する
   Copilotが指示に基づいてデータを抽出し、結果を表示します。通常、表形式で表示されるため、確認しやすいです。
5. 結果を保存または活用する
   生成された未入金リストは、Copilotのインターフェース上でコピーしたり、Excelファイルとして保存したりできます。このリストを基に、督促状の送付や入金確認作業を進めます。

Copilotでの未入金リスト抽出における注意点と失敗例

指示が不明確で意図しない結果になる

Copilotは指示を忠実に実行しますが、指示が曖昧だと期待通りの結果が得られません。

例:「未入金のリストを出して」だけでは、どの期間の請求を指すのか、どの列を基準にするのかが不明確です。

対策:請求日、入金期限、支払いステータスなど、判断基準となる具体的な条件を明確に指示してください。

Excelファイルのデータ構造が原因で抽出できない

Excelファイル内のデータ構造が複雑だったり、列名が標準的でない場合、Copilotがデータを正しく認識できないことがあります。

例:入金ステータスが「支払済」「入金済」など複数の表記で混在している、日付の形式が統一されていない。

対策:Copilotに指示を出す前に、Excelデータの列名(ヘッダー)を分かりやすく統一し、日付形式やステータス表記を標準化しておくと、Copilotが認識しやすくなります。

Copilotのアクセス権限がない

CopilotはMicrosoft 365のライセンスと、データへのアクセス権限が必要です。法人契約でCopilotアドオンが割り当てられていない場合や、ファイルがアクセスできない場所に保存されている場合は利用できません。

例:ローカルPC上のファイルで、Copilotがアクセスできない。

対策:Copilotを利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが必要です。ファイルはOneDriveやSharePointに保存し、Copilotがアクセスできる環境で操作してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

Excelの請求データから直接未入金リストを抽出する場合、Microsoft 365 Copilotの方がデスクトップアプリ内でシームレスに連携できるため、より効率的です。

Copilot ProでもWeb版Copilot経由でExcelファイルをアップロードして指示することは可能ですが、法人利用で日常的にExcelデータを扱う場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が推奨されます。

まとめ

Copilotを利用することで、Excelの請求データから未入金リストを迅速かつ正確に抽出できます。

明確な指示を出すことで、抽出作業にかかる時間を大幅に削減し、請求管理業務の生産性を向上させることが可能です。

今後は、抽出したリストを基にした自動督促メールの作成などもCopilotに依頼することで、さらなる業務効率化が期待できます。