【Copilot】Copilotが会議参加者を誤認識する時の表示名設定と対処法

CopilotがTeams会議の議事録や要約を生成する際、参加者の表示名を誤認識する場合があります。

これは、会議参加者の名前が正しくCopilotに伝わらないために発生する現象です。

この記事では、Copilotが会議参加者を誤認識する原因と、表示名を正しく設定・修正する手順、そして具体的な対処法を解説します。

Copilotが会議参加者を誤認識する原因

CopilotがTeams会議の参加者を誤認識する主な原因は、Copilotが参照する参加者情報が最新でない、あるいは一貫性がないことです。

Teams会議では、参加者の表示名が会議中に変更されたり、異なるアカウントで参加したりすることで、Copilotが本来の参加者と異なる名前を認識してしまうことがあります。

特に、ゲスト参加者や、複数のアカウントを使い分けているユーザーの場合に、この問題が発生しやすくなります。

Teams会議の参加者表示名を正しく設定する手順

Copilotが会議参加者を正確に認識するためには、Teams会議における参加者の表示名を正しく設定することが不可欠です。

これは、会議の主催者だけでなく、参加者全員が意識すべき点です。

会議主催者が参加者の表示名を確認・修正する手順

会議主催者は、会議開始前や会議中に、参加者の表示名が適切か確認できます。

1. Teams会議画面を開く
   Teams会議中に、画面右上の「参加者」アイコンをクリックします。
2. 参加者リストを確認する
   開いた参加者リストで、各参加者の表示名を確認します。
3. 表示名の修正が必要な場合
   表示名に誤りがある、あるいは統一されていない参加者がいる場合、その参加者に直接、表示名の修正を依頼します。主催者側で直接修正する機能は限定的です。

参加者自身が表示名を修正する手順

参加者自身が、自分の表示名を修正することで、Copilotによる誤認識を防げます。

デスクトップ版Teamsでの表示名変更

1. Teamsデスクトップアプリを開く
   Microsoft Teamsデスクトップアプリケーションを起動します。
2. プロフィール画像をクリックする
   画面左上の自分のプロフィール画像をクリックします。
3. 「設定」を選択する
   表示されたメニューから「設定」を選択します。
4. 「アカウント」を選択する
   設定画面の左側にある「アカウント」タブをクリックします。
5. 「表示名」を確認・変更する
   「表示名」の項目に、組織で定められた表示名(例: 姓 名)を入力または修正します。
6. 変更を保存する
   「保存」ボタンをクリックして、設定を完了します。

Web版Teamsでの表示名変更

1. Teams Webアプリにアクセスする
   WebブラウザでTeamsにサインインします。
2. プロフィール画像をクリックする
   画面左上の自分のプロフィール画像をクリックします。
3. 「設定」を選択する
   表示されたメニューから「設定」を選択します。
4. 「アカウント」を選択する
   設定画面の左側にある「アカウント」タブをクリックします。
5. 「表示名」を確認・変更する
   「表示名」の項目に、組織で定められた表示名を入力または修正します。
6. 変更を保存する
   「保存」ボタンをクリックして、設定を完了します。

モバイル版Teamsでの表示名変更

1. Teamsモバイルアプリを開く
   スマートフォンやタブレットでTeamsアプリを起動します。
2. プロフィール画像(またはイニシャル)をタップする
   画面左上の自分のプロフィール画像またはイニシャルをタップします。
3. 「設定」をタップする
   表示されたメニューから「設定」をタップします。
4. 「アカウント」をタップする
   設定画面で「アカウント」をタップします。
5. 「表示名」を確認・変更する
   「表示名」の項目をタップし、組織で定められた表示名を入力または修正します。
6. 変更を保存する
   変更後、画面の指示に従って保存します。

Microsoft 365 管理センターでの表示名設定(管理者向け)

組織の管理者は、Microsoft 365 管理センターでユーザーの表示名を一元管理できます。これにより、組織全体で表示名の統一を図ることが可能です。

1. Microsoft 365 管理センターにサインインする
   管理者アカウントで管理センターにサインインします。
2. 「ユーザー」>「アクティブなユーザー」を選択する
   左側のナビゲーションメニューから「ユーザー」を選択し、「アクティブなユーザー」をクリックします。
3. 表示名を変更したいユーザーを選択する
   ユーザー一覧から、表示名を変更したいユーザーの名前をクリックします。
4. 「アカウント」タブを選択する
   ユーザーの詳細画面で、「アカウント」タブをクリックします。
5. 「表示名」を編集する
   「表示名」の項目にある「編集」ボタンをクリックし、正しい表示名を入力または修正します。
6. 変更を保存する
   「保存」ボタンをクリックして、変更を適用します。

Copilotが会議参加者を誤認識した場合の対処法

表示名を正しく設定しても、Copilotが誤認識を起こしてしまう場合があります。そのような場合の対処法を説明します。

Copilotに正しい参加者名を指示する

Copilotが生成した議事録や要約で参加者名が誤っている場合、Copilotに直接指示して修正させることができます。

1. Copilotの応答を編集する
   誤った参加者名が表示されているCopilotの応答(例: 会議要約)を開きます。
2. 編集モードに入る
   応答の横にある編集アイコン(鉛筆マークなど)をクリックして、編集モードに入ります。
3. 誤った参加者名を正しい名前に修正する
   表示されている参加者名を、本来の正しい名前に手動で修正します。
4. 変更を保存する
   修正後、「保存」または「完了」ボタンをクリックして、編集内容を確定します。

Copilotに会議の参加者リストを再確認させる

Copilotが会議の参加者情報を正しく認識していない可能性がある場合、Copilotに再度参加者リストを確認させるプロンプトを試すことができます。

1. Copilotにプロンプトを入力する
   Teams会議のチャットやCopilotのインターフェースで、以下のようなプロンプトを入力します。「この会議の参加者リストを再度確認し、正しい名前で議事録を生成してください。」
2. Copilotの応答を確認する
   Copilotが再生成した議事録や要約で、参加者名が正しく認識されているか確認します。

会議を再スケジュールまたは再作成する

表示名に関する問題が解消されない場合、会議自体を再スケジュールまたは再作成することで、参加者情報がリセットされ、Copilotが正しく認識できるようになることがあります。

1. 既存の会議をキャンセルする
   問題が発生したTeams会議をキャンセルします。
2. 新しい会議をスケジュールする
   再度、会議をスケジュールし直します。この際、招待する参加者の表示名が正しいことを確認します。
3. Copilotの機能が有効か確認する
   新しい会議でCopilotの議事録作成機能が有効になっていることを確認します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでの違い

CopilotがTeams会議の参加者を認識する機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向け)で利用可能です。

Copilot Pro(個人向け)では、Teams会議の議事録生成や参加者認識といった高度な連携機能は提供されていません。

Copilot Proは、Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Web版Edge、WindowsでのCopilot機能に特化しています。

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
Teams会議連携	議事録生成、参加者認識、要約作成などが可能	提供なし
利用対象	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Family サブスクリプション + Copilot Pro)
主な機能	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsでの高度なAIアシスタント機能	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Web版Edge、WindowsでのCopilot機能強化

まとめ

Teams会議でCopilotが参加者を誤認識する問題は、参加者の表示名設定を統一することで、多くの場合解決できます。

会議主催者や参加者自身が、Teamsの表示名を正しく設定し、必要に応じてCopilotに指示を再入力することで、より正確な議事録や要約を得られるようになります。

今後は、会議開始前の参加者表示名の確認を習慣づけることを推奨します。

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