【Copilot】OutlookでCopilotに来月の請求関連メールを月次でまとめさせる手順と活用例

Microsoft 365 Copilotは、Outlook内のメール整理や情報収集を自動化する機能です。

来月請求が発生するメールを月次で抽出・要約したい場合、Copilotを活用できます。

この記事では、Outlookで請求関連メールを月次でまとめるCopilotの具体的な手順を解説します。

OutlookでのCopilot活用によるメール要約の仕組み

OutlookでCopilotを利用すると、受信トレイ内のメールをAIが解析し、指示に基づいた要約や情報抽出を行います。

来月の請求関連メールをまとめるには、「来月請求が発生するメールをすべて見つけて、その内容を要約して」といった具体的な指示をCopilotに与える必要があります。

Copilotは、メールの件名、本文、送信者などの情報から、請求や支払いに関連するキーワードを認識し、対象メールを抽出します。

抽出されたメール群に対して、請求日、金額、支払期日などの重要情報を抜き出し、簡潔なレポート形式で提示します。

この機能は、Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3/E5などのライセンスにCopilotアドオンが紐づいている法人ユーザー、またはCopilot Proを契約している個人ユーザーが利用できます。

来月の請求関連メールをCopilotにまとめさせる手順

1. OutlookでCopilotを開く
   OutlookのデスクトップアプリまたはWebアプリを開きます。画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、メール作成画面でCopilotのプロンプト入力欄を表示させます。
2. プロンプトを入力する
   Copilotのプロンプト入力欄に、以下のような指示を入力します。

   例:
   「来月(YYYY年MM月)の請求に関するメールをすべて見つけて、それぞれの請求日、金額、支払期日をまとめてください。件名や本文に『請求』『支払い』『請求書』といったキーワードが含まれるメールを対象にしてください。」

   ※YYYY年MM月は、対象となる来月の年と月を具体的に入力してください。

3. プロンプトを実行する
   入力したプロンプトの横にある送信ボタン(またはEnterキー)を押して、Copilotに処理を実行させます。
4. 要約結果を確認する
   Copilotがメールを検索し、抽出した内容を要約して提示します。請求日、金額、支払期日などの情報がリスト形式で表示されることを確認してください。
5. 結果を調整・保存する
   Copilotの要約結果に不足や誤りがある場合は、プロンプトを修正して再度実行するか、手動で情報を追加・修正します。
   必要に応じて、Copilotが生成したテキストをコピーし、WordやExcelなどの別のアプリケーションに貼り付けて保存します。

Copilotでのメール要約における注意点と失敗例

Copilotが関連メールを抽出できない場合

メールの件名や本文に、Copilotが認識しにくい表現が使われている可能性があります。

対処法: プロンプトに含めるキーワードを増やしたり、より一般的な表現(例:「請求」だけでなく「料金」「費用」など)を追加したりして、再度実行してください。また、メールの送信者や受信者で絞り込むことも有効です。

要約結果に重要な情報が含まれていない場合

Copilotがメール本文のすべての重要情報を正確に把握できていない可能性があります。

対処法: プロンプトで、特に抽出したい情報(例:「支払方法」「問い合わせ先」など)を具体的に指定してください。Copilotが生成した要約を基に、不足している情報を手動で補完することも必要です。

Copilotの処理が完了しない、または時間がかかる場合

対象となるメールの量が多い、またはネットワーク環境が不安定な場合に発生することがあります。

対処法: 対象期間を短くして再度試すか、ネットワーク接続を確認してください。Outlookのデスクトップアプリを利用している場合は、Webアプリで試すなど、環境を変えてみることも有効です。

プロンプトで指定した条件でメールが絞り込めない

Copilotの検索ロジックが、ユーザーの意図と完全に一致しない場合があります。

対処法: プロンプトの表現をより明確にしたり、否定的な条件(例:「ただし、〇〇に関するメールは除く」)を削除して、検索条件をシンプルにしてみてください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用に特化し、Web版OfficeアプリでのCopilot機能を強化しています。一方、Microsoft 365 Copilotは、法人向けのMicrosoft 365環境全体で、より高度なデータ連携と組織内情報活用を可能にします。

Outlookでの請求関連メールの月次集計は、どちらのプランでも利用可能ですが、法人環境ではMicrosoft Graph連携により、より広範なデータソースからの情報収集が期待できます。