【Copilot】Teams会議のCopilot要約を社内Wikiに転記する手順と運用設計

Microsoft Teams会議でCopilotが生成した要約を、効率的に社内Wikiへ転記する手順を知りたいビジネスパーソンへ。

Teams会議の議事録作成や情報共有をCopilotで自動化しても、その後のWikiへの転記作業が手間だと感じている方もいるでしょう。

この記事では、Copilotが作成した会議要約を社内Wikiに正確かつ迅速に反映させるための具体的な手順と、スムーズな運用設計のポイントを解説します。

Copilotを活用して、会議情報のナレッジ化をさらに加速させましょう。

CopilotによるTeams会議要約生成の仕組み

Teams会議のCopilot機能は、会議の音声認識と自然言語処理技術を組み合わせて要約を生成します。会議中に発言された内容、決定事項、次のアクションなどを自動で抽出し、要点をまとめたテキストを作成します。これにより、会議参加者は議事録作成の手間を大幅に削減できます。生成された要約は、会議のチャットやCopilotアプリ内で確認可能です。

Teams会議Copilot要約の取得とWikiへの転記手順

Copilotによる会議要約の確認と取得方法

Teams会議終了後、Copilotが生成した要約を確認し、転記のために取得する手順は以下の通りです。

1. Teams会議のチャットを開く
   会議が終了したら、該当するTeams会議のチャットを開きます。
2. Copilotタブを選択する
   チャット画面上部にある「Copilot」タブをクリックします。
3. 生成された要約を確認する
   Copilotタブに、会議の要約、決定事項、次のアクションなどが表示されます。内容を確認し、必要に応じて編集します。
4. 要約をコピーする
   確認・編集した要約テキスト全体を選択し、コピーします。Webブラウザ版Teamsの場合は、テキストをドラッグして選択し、右クリックメニューまたはCtrl+C(MacはCommand+C)でコピーします。デスクトップアプリ版でも同様の操作でコピーできます。

社内Wikiへの転記手順(SharePoint/Confluenceを想定)

コピーした要約を社内Wikiに転記する具体的な手順を、SharePointとConfluenceを例に説明します。

SharePointサイトへの転記手順

1. SharePointサイトを開く
   会議内容を記録するSharePointサイトのページを開きます。
2. ページを編集モードにする
   ページ右上の「編集」ボタンをクリックし、編集モードに切り替えます。
3. テキストエディタを追加または選択する
   要約を挿入したい箇所に、新しい「テキスト」ウェブパーツを追加するか、既存のテキストウェブパーツを選択します。
4. 要約を貼り付ける
   コピーしておいたCopilotの会議要約を、テキストエディタ内に貼り付けます。Webブラウザ版SharePointでCtrl+V(MacはCommand+V)を使用します。
5. 必要に応じて書式を調整する
   貼り付け後、見出しや箇条書きなどの書式が崩れている場合は、SharePointの編集ツールを使って調整します。
6. ページを保存・公開する
   編集が完了したら、右上の「ページを保存」または「公開」ボタンをクリックして変更を保存します。

Confluenceへの転記手順

1. Confluenceページを開く
   会議内容を記録するConfluenceのページを開きます。
2. ページを編集モードにする
   ページ右上の「編集」ボタンをクリックします。
3. 要約を貼り付ける
   編集画面に、コピーしておいたCopilotの会議要約を貼り付けます。Confluenceのエディタに直接Ctrl+V(MacはCommand+V)で貼り付けます。
4. 書式を調整する
   貼り付けられたテキストの書式が意図した通りでない場合、Confluenceのマクロや書式設定ツールを使用して、見出し、箇条書き、太字などを適用し、見やすく整形します。
5. ページを保存する
   編集が完了したら、右上の「公開」ボタンをクリックしてページを保存します。

Copilotアプリを活用した転記方法

Copilotアプリ(Web版)を利用すると、会議要約の確認、編集、そして共有がよりスムーズに行えます。Webブラウザでcopilot.microsoft.comにアクセスし、サインインします。

1. 「会議」セクションを確認する
   Copilotアプリのサイドバーにある「会議」セクションを選択します。
2. 目的の会議要約を見つける
   最近参加した会議の要約が一覧表示されるので、目的の会議を選択します。
3. 要約を編集・コピーする
   要約内容を確認し、必要であれば編集します。編集後、要約テキストを選択してコピーします。
4. Wikiへ転記する
   コピーした要約を、前述の手順に従ってSharePointやConfluenceなどの社内Wikiに貼り付けます。

Copilotアプリは、会議要約へのアクセスを一本化するため、複数の会議情報を管理・転記する際に便利です。

社内Wikiへの転記に関する運用設計のポイント

Copilotによる会議要約のWiki転記を効果的に行うためには、明確な運用設計が不可欠です。以下の点を考慮して、組織に合ったルールを策定しましょう。

誰が転記するか(担当者の明確化)

会議の議事録担当者、プロジェクトマネージャー、または参加者の中から、誰がCopilot要約のWiki転記を行うかを明確に定めます。役割分担を明確にすることで、転記漏れや重複を防ぎます。例えば、プロジェクト会議であればPMが、部門共有会議であれば議事録担当者が、といった形です。

いつ転記するか(タイミングの決定)

会議終了後、どのくらいの時間内にWikiへ転記するか、期日を設定します。会議後すぐに転記するのが理想ですが、内容の確認や編集に時間がかかる場合は、会議後24時間以内、または翌営業日中といった具体的な目標を設定します。これにより、情報が古くなる前に共有されます。

どの情報を転記するか(転記内容の定義)

Copilotが生成する要約には、「要約」「決定事項」「次のアクション」など複数の項目が含まれます。Wikiにはどの項目を、どのような優先度で転記するかを定義します。例えば、「決定事項」と「次のアクション」は必ず転記し、「要約」は必要に応じて追記する、といったルールです。また、機密情報が含まれる場合の取り扱いについても明記が必要です。

Wikiのどこに転記するか(保存場所の統一)

会議要約を保存するWikiの場所(ページ、サイト、スペース)を統一します。プロジェクトごとにフォルダ分けしたり、日付や会議名でタグ付けしたりするなど、後から検索・参照しやすいように整理します。これにより、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

転記内容の確認と承認フロー

転記された内容に誤りがないか、誰かが確認するプロセスを設けることも有効です。特に重要な会議や決定事項については、会議の主催者や関係者が転記内容をレビューし、承認するフローを組み込むことで、情報の信頼性を高めることができます。

自動化の検討

もし可能であれば、Power Automateなどのツールを利用して、Teams会議要約の取得からWikiへの転記までを自動化することも検討できます。ただし、現状ではCopilotのAPI連携やWikiへの直接的な自動投稿には制約がある場合が多いため、まずは手動での効率化と運用ルールの整備が現実的です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilot の違い

Teams会議のCopilot機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向け)で提供されます。個人向けのCopilot Proでも一部機能は利用可能ですが、法人版ほどの高度な連携や管理機能は提供されません。Teams会議の要約生成・管理機能は、Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumなどのライセンスにCopilotアドオンを付与した環境で利用するのが一般的です。

よくある質問とトラブルシューティング

Copilotが会議要約を生成しない場合

Copilotが会議要約を生成しない場合、以下の点を確認してください。

• Copilotライセンスの確認: 自身にCopilotライセンスが割り当てられているか確認します。(管理者権限が必要な場合があります)
• 会議の参加者数: Copilotの要約機能は、会議参加者が3名以上の場合に有効になることがあります。
• 会議の録画設定: 会議の録画が有効になっているか、またCopilot機能が有効になっているかを確認します。
• 会議の種類: 一部の会議の種類(例:チャネル会議の一部)では、Copilot機能が制限される場合があります。

生成された要約が不正確な場合

Copilotの要約が不正確な場合は、以下の対応を試します。

• 会議の音声品質: 会議中の音声が明瞭でなかったり、BGMが大きかったりすると、認識精度が低下します。
• 専門用語や固有名詞: 認識しにくい専門用語や固有名詞が多い場合、誤認識が発生しやすくなります。
• 手動での編集: Copilotが生成した要約は、あくまでドラフトです。Wikiに転記する前に、必ず内容を確認し、必要に応じて手動で修正・追記を行ってください。

Wikiへの転記時に書式が崩れる場合

コピー&ペースト時に書式が崩れる場合は、以下の点に注意します。

• 貼り付けオプションの利用: SharePointやConfluenceのエディタには、「書式なしで貼り付け」や「元の書式を保持」といったオプションがある場合があります。適切なオプションを選択してください。
• プレーンテキストでの貼り付け: 一度メモ帳などのプレーンテキストエディタに貼り付けてから、再度Wikiに貼り付けると、不要な書式情報が除去され、崩れにくくなります。
• Wiki側の書式設定: Wiki側で、見出し、箇条書きなどの書式を改めて適用し直す方が、結果的に綺麗に仕上がる場合があります。

まとめ

Copilotで生成されたTeams会議の要約を社内Wikiへ転記する手順と運用設計のポイントを解説しました。Copilotによる要約の取得、SharePointやConfluenceへの正確な転記、そして担当者・タイミング・内容の明確化といった運用設計により、会議情報を効率的にナレッジ化できます。

Copilotアプリを活用し、会議要約の確認・編集・転記のプロセスをさらに効率化しましょう。今後は、Power Automateなどを活用した自動化も視野に入れ、情報共有のスピードと質を高めていくことが推奨されます。

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