【Copilot】Wordで社内報の原稿をCopilotに下書きさせる手順と活用例

WordでCopilotを使うと、社内報の原稿作成を効率化できます。

Copilotは、指示に基づいて文章の下書きを生成する能力に優れています。

この記事では、WordでCopilotに社内報の原稿下書きを依頼する具体的な手順を解説します。

さらに、Copilotを活用した社内報作成の事例も紹介します。

Copilotを使いこなして、情報伝達の質とスピードを向上させましょう。

Copilotで社内報原稿を作成できる仕組み

WordのCopilot機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約し、WordデスクトップアプリまたはWebアプリで利用できます。

Copilotは、大規模言語モデル(LLM)とMicrosoft Graphのデータを連携させて動作します。これにより、ユーザーの指示(プロンプト)を理解し、文脈に沿った自然な文章を生成します。

社内報の原稿作成においては、伝えたい情報やトピック、ターゲット読者層などをプロンプトで具体的に指示することで、迅速に初稿を作成させることが可能です。

Copilotに社内報の原稿下書きを依頼する手順

1. Word文書を開くか新規作成する
   下書きしたい社内報の原稿を作成するWord文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   WordのホームタブにあるCopilotアイコンをクリックして起動します。または、文書内で右クリックし、「Copilot」を選択します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、原稿作成のための指示(プロンプト)を入力します。具体的には、以下のような情報を含めると良いでしょう。
   • 記事のテーマ(例:「新製品Xの発売について」)
   • 対象読者(例:「全従業員向け」)
   • 含めたい情報(例:「製品の特徴、発売日、担当部署」)
   • 記事のトーン(例:「親しみやすく、分かりやすいトーンで」)
   • 文字数や構成の希望(例:「A4用紙1枚程度で、導入・本文・まとめの構成で」)

   例:「来月発売される新製品『スマートウォッチZ』について、全従業員向けの社内報記事の初稿を作成してください。製品の主な特徴3点と、担当部署、発売日を盛り込んでください。親しみやすく、期待感を高めるようなトーンで記述してください。」

4. 生成された下書きを確認・編集する
   Copilotが指示に基づいて原稿の下書きを生成します。内容を確認し、事実関係の誤り、表現の不自然さ、不足している情報などを修正・追記してください。
5. Copilotに修正や追記を依頼する
   生成された下書きに対して、さらに修正や追記を依頼することも可能です。例えば、「この部分をもう少し詳しく説明してほしい」「別の表現に変えてほしい」といった指示をCopilotに与えます。

Copilotを活用した社内報作成の活用例

Copilotは、社内報作成の様々な場面で活用できます。

新入社員紹介記事の作成

新入社員のプロフィール情報(氏名、所属部署、趣味など)をCopilotに与え、自己紹介文の下書きを作成させます。親しみやすい導入文や、共通の趣味に触れる箇所などをCopilotに提案させることで、個性的な記事が作成できます。

イベント告知記事の作成

開催予定の社内イベント(例:運動会、忘年会)について、日時、場所、内容、参加方法などの基本情報をCopilotに伝えます。イベントの目的や、参加を促すキャッチコピーなどをCopilotに生成させ、魅力的な告知文を作成します。

経営方針・事業進捗報告記事の作成

経営層からのメッセージや、部署ごとの事業進捗情報をCopilotに要約・整理させます。複雑な内容も、Copilotが分かりやすい言葉で表現してくれるため、従業員全体の理解促進に繋がります。

社内制度変更のお知らせ作成

新しい社内制度や、既存制度の変更点について、Copilotに分かりやすく説明する文章を作成させます。制度の背景や目的、従業員への影響などを明確に伝えるための表現をCopilotに提案させます。

Copilotで社内報原稿を作成する際の注意点

Copilotは強力なアシスタントですが、万能ではありません。以下の点に注意して活用してください。

事実確認は必ず自身で行う

Copilotが生成する情報は、最新または正確でない場合があります。特に、数値データ、日付、人名、部署名などの固有名詞については、必ず元の情報源と照合し、正確性を確認してください。

機密情報や個人情報の入力に注意する

Copilotに入力した情報は、Microsoftのシステムで処理されます。社外秘の情報や、個人を特定できるような機密性の高い情報をプロンプトに含めることは避けてください。組織のセキュリティポリシーを確認し、適切な範囲で利用しましょう。

プロンプトの具体性が生成結果を左右する

Copilotは、与えられた指示(プロンプト)に基づいて文章を生成します。指示が曖昧だと、期待通りの結果が得られないことがあります。記事の目的、ターゲット、含めるべき要素、希望するトーンなどをできるだけ具体的に指示することが重要です。

生成された文章は必ず推敲する

Copilotが生成した文章はあくまで「下書き」です。そのまま公開するのではなく、必ず内容をレビューし、表現を調整、誤字脱字を修正するなどの推敲作業を行ってください。企業文化やブランドイメージに合わない表現がないかも確認しましょう。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの利用条件

WordでCopilotを利用するには、基本的にMicrosoft 365 Copilotアドオンが必要です。

これは、Microsoft 365 Business Standard/Premium、または E3/E5 ライセンスを持つ組織向けの有料アドオンです。

個人向けのCopilot Proでも、Word、Excel、PowerPoint、OutlookなどのMicrosoft 365アプリ(Web版またはデスクトップ版)でCopilot機能を利用できます。

ただし、組織でMicrosoft 365 Copilotを導入している場合、通常はそちらが優先されます。

利用できる機能や連携できるデータ範囲に違いがある場合があるため、組織のIT管理者や契約内容をご確認ください。

まとめ

WordでCopilotを利用することで、社内報の原稿作成にかかる時間を大幅に削減できます。

具体的には、Copilotに指示を与えることで、記事の初稿を迅速に生成させ、その後の編集作業に集中することが可能になります。

まずは、簡単な記事からCopilotに下書きを依頼し、生成された文章の確認・修正作業から始めてみましょう。

さらに、Copilotに文章の要約や校正を依頼するなど、応用的な活用も検討してみてください。