【Copilot】ExcelでCopilotにピボットテーブルを自動作成させる手順

Excelで大量のデータを分析する際、ピボットテーブルは非常に強力なツールです。

しかし、ピボットテーブルの作成にはある程度の知識と手間が必要でした。

Microsoft 365 Copilotを使えば、このピボットテーブル作成をCopilotに任せることができます。

この記事では、ExcelでCopilotにピボットテーブルを自動作成させる具体的な手順を解説します。

Copilotによるピボットテーブル自動作成の概要

Copilotは、Excel内のデータ範囲を分析し、適切なピボットテーブルの構造を提案します。

ユーザーは、どのような分析をしたいか、あるいはCopilotの初期提案を基に、分析の方向性を決定できます。

この機能は、Microsoft 365 Business Standard、Business Premium、E3、E5などのライセンスにCopilotアドオンが紐づいている環境で利用可能です。

Copilotにピボットテーブル作成を依頼する手順

1. 分析したいデータ範囲を選択する
   Excelシート上で、ピボットテーブルの元となるデータが含まれるセル範囲をマウスでドラッグして選択します。
2. Copilotウィンドウを開く
   Excelのリボンメニューにある「Copilot」アイコンをクリックします。または、選択したデータ範囲内で右クリックし、表示されるコンテキストメニューから「Copilot」を選択します。
3. ピボットテーブル作成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットウィンドウに、ピボットテーブル作成を依頼する指示(プロンプト)を入力します。具体的な指示例は以下の通りです。
   「このデータで、商品ごとの売上合計を集計するピボットテーブルを作成して。」
   「地域別の販売数量を分析できるピボットテーブルを提案して。」
   「月ごとの顧客数をカウントするピボットテーブルを作って。」
4. Copilotの提案を確認する
   入力したプロンプトに基づき、Copilotがピボットテーブルのレイアウト案を複数提示します。各案の内容(行、列、値、フィルターの項目)を確認します。
5. 提案されたピボットテーブルを挿入する
   提示されたピボットテーブル案の中から、目的に合ったものを選択し、「挿入」ボタンをクリックします。または、必要に応じて「編集」を選択し、Copilotの提案を微調整します。
6. ピボットテーブルを調整する
   挿入されたピボットテーブルは、Excelの標準機能でさらに詳細な分析やレイアウト変更が可能です。必要に応じて、フィールドリストを操作したり、書式設定を行ったりします。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

具体的で明確な指示を心がける

Copilotが意図を正確に理解するためには、どのような項目を、どのように集計・表示したいかを具体的に伝えることが重要です。

例えば、「売上データ」とだけ伝えても、Copilotはどの列を「売上」として扱うべきか判断できません。「商品名ごとの売上合計」のように、集計対象と集計方法を明記すると、より的確なピボットテーブルが生成されます。

データ構造を理解しておく

Copilotはデータの内容を理解しますが、テーブルの構造や列名が曖昧だと、期待通りの結果にならないことがあります。

列名が「売上」「数量」「日付」など、内容を反映したものになっているか確認しておきましょう。必要であれば、Copilotに指示する前に列名を修正しておくと良いです。

Copilotの提案を鵜呑みにしない

Copilotはあくまでアシスタントであり、生成されたピボットテーブルが常に完璧であるとは限りません。

提示されたピボットテーブルのレイアウト、集計方法、フィルター設定などが、自分の分析意図と合致しているかを必ず確認しましょう。必要に応じて、Excelのピボットテーブル機能を使って手動で修正してください。

複雑すぎる要求は避ける

Copilotは高度な分析も可能ですが、非常に複雑な多段階の集計や、特殊な計算を一度に依頼すると、意図通りに動作しない場合があります。

まずはシンプルなピボットテーブル作成から依頼し、必要に応じて段階的に複雑な分析を追加していく方が、成功率が高まります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

Copilot ProでもExcelでのピボットテーブル作成支援は可能ですが、Microsoft 365 Copilotはデスクトップ版Excelとの連携がより深く、組織内のデータ活用という観点でも強力です。

法人で利用する場合は、Microsoft 365 Copilotが推奨されます。

Copilot Proは、個人がOfficeアプリをより便利に使うための機能が中心となります。

どちらのCopilotを利用しているかによって、利用できる機能や連携範囲が異なります。