【Copilot】Copilotが社内SharePointの最新版を参照しない時の対処法と確認手順

Copilotが社内SharePoint上の最新文書を参照しない場合、情報が古いままで回答されてしまいます。

これは、Copilotが参照する情報源の設定や、文書の更新タイミングに起因することがあります。

この記事では、CopilotがSharePointの最新版を参照しない原因と、その確認・対処手順を解説します。

CopilotがSharePointを参照する仕組みと最新版が反映されない原因

Copilotは、Microsoft Graphという基盤技術を用いて、ユーザーがアクセス権を持つ社内データ(SharePoint、OneDrive、Outlookなど)を横断的に検索・参照します。

SharePoint上の文書がCopilotに反映されない主な原因は、Copilotが参照する情報源の設定が古い、文書の更新がCopilotのインデックスに反映されるまでに時間がかかっている、またはユーザーのアクセス権限に問題があるなどが考えられます。

特に、SharePointサイトが追加・削除されたり、文書の階層構造が変更されたりした場合、Copilotの情報源設定が追いつかないことがあります。

CopilotにSharePointの最新版を参照させるための確認手順

1. Copilotの参照設定を確認する
   CopilotのWebアプリやTeamsアプリの設定画面で、参照するSharePointサイトが正しく指定されているか確認します。法人契約の場合、管理者が設定した参照範囲が影響します。
2. SharePoint文書の更新状況を確認する
   対象のSharePointサイトにアクセスし、Copilotで参照させたい文書が最新版で保存されているか確認します。バージョン履歴も確認すると良いでしょう。
3. Copilotへの指示(プロンプト)を工夫する
   Copilotに指示を出す際、「〇〇(文書名)の最新情報を教えて」のように、最新版を参照するよう具体的に指示します。
4. Copilotのインデックス更新を待つ
   SharePoint上の文書が更新されても、Copilotがそれを認識しインデックスを更新するまでには時間がかかる場合があります。数時間から1日程度待ってみてください。
5. アクセス権限を確認する
   Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つ情報のみを参照します。SharePoint上の文書に対するアクセス権限が、Copilot利用時にも有効か確認してください。

CopilotがSharePointを参照しない場合の追加対処法

参照サイトの設定が正しくない場合

法人契約の場合、Copilotが参照できるSharePointサイトは、Microsoft 365管理センターで設定されます。管理者に、参照対象サイトのリストに最新のサイトが含まれているか確認を依頼してください。

一般ユーザーが参照サイトを直接追加・削除することはできません。

文書のバージョン管理がされていない場合

SharePointのバージョン管理機能が有効になっていない場合、上書き保存されるため、過去のバージョンに戻ることができません。Copilotが参照する「最新版」が意図しない内容になっている可能性があります。

SharePointサイトの設定でバージョン履歴を有効にし、更新時には新しいバージョンを作成する運用を推奨します。

Copilotアプリやブラウザのキャッシュによる問題

CopilotのWebアプリや、Copilot機能が組み込まれているEdgeブラウザなどで、一時的なキャッシュデータが原因で最新情報が取得できないことがあります。

以下の手順でキャッシュをクリアし、Copilotアプリやブラウザを再起動してください。

1. Edgeブラウザのキャッシュクリア
   Edgeの設定から「プライバシー、検索、サービス」を選択し、「閲覧データをクリア」で「キャッシュされた画像とファイル」などを削除します。
2. Copilotアプリの再起動
   Windows CopilotアプリやTeamsアプリを一度終了し、再度起動します。

WebアプリとデスクトップCopilotの参照設定の違い

項目	Webアプリ (copilot.microsoft.com)	デスクトップCopilot (Windows Copilot)
参照元設定	ユーザーのアクセス権限と、管理者が設定した組織全体の参照範囲に依存	ユーザーのアクセス権限と、管理者が設定した組織全体の参照範囲に依存
SharePointサイトの追加	不可(管理者に依存)	不可(管理者に依存)
最新版参照の確認	プロンプト指示、キャッシュクリア、インデックス更新待ち	プロンプト指示、キャッシュクリア、インデックス更新待ち

Webアプリ版Copilotと、Windows 11に搭載されているデスクトップCopilotでは、基本的な参照する情報源の仕組みは同じです。

どちらもユーザーのアクセス権限と、組織の管理者が設定した参照範囲に基づいてSharePoint内の情報を検索します。

そのため、最新版が参照されない場合、確認すべきポイントや対処法も概ね共通しています。

ただし、デスクトップCopilotはWindows OSと統合されているため、OSレベルでのキャッシュや再起動が影響する可能性があります。

Webアプリ版Copilotは、ブラウザのキャッシュクリアや再読み込みが主な対処法となります。

どちらの環境でも、Copilotが参照するSharePointサイトのリストや権限設定は、管理者が管理している点に留意してください。

ユーザー側でできることには限界があり、問題が解決しない場合はIT管理者への相談が必要です。

Copilot Proを利用している場合でも、参照するデータソースの基本仕様は法人契約版と同じです。

Copilot Studioを利用してカスタムCopilotを作成している場合は、そのCopilotが参照するデータソースの設定を確認する必要があります。

まとめ

CopilotがSharePointの最新版を参照しない問題は、参照設定、文書の更新状況、プロンプト指示、インデックス更新の遅延などが原因で発生します。

本記事で解説した参照設定の確認、文書の更新状況チェック、プロンプトの工夫、キャッシュクリアなどの手順を試すことで、問題解決に繋がります。

解決しない場合は、IT管理者に相談し、SharePointサイトの参照設定やユーザーのアクセス権限を確認してもらうことが重要です。