目次
1. ピボットテーブルに「(空白)」という行が出てくる理由
ピボットテーブルを作成した際、意図しない場所に「(空白)」という項目が表示されることがあります。これはExcelの故障ではなく、元データの中に文字が入っていないセルが一つでも含まれているために起こる仕様です。ピボットテーブルは、元データの列にある情報をすべて項目として抽出しようとするため、未入力のセルを「(空白)」という一つのカテゴリーとして表示してしまいます。
特に、行ラベルに指定した列に空欄がある場合、集計結果の目立つ位置にこのラベルが現れ、資料としての見栄えを損ねてしまいます。この表示を消去するには、フィルターによる「見た目の制御」と、元データを修正する「根本的な解決」の二通りのアプローチがあります。
2. 手順①:フィルター機能で「(空白)」項目を隠す
元データには触れず、集計表の見た目だけを素早く整えたい場合に有効な方法です。
- ピボットテーブルの「行ラベル」または項目名が表示されているセルの横にある フィルターボタン(▼マーク) をクリックします。
- 表示された項目リストを一番下までスクロールします。
- リストの最後にある 「(空白)」 のチェックボックスを外します。
- 「OK」をクリックします。
これで、集計表から「(空白)」の行が消え、データが入っている項目だけが表示されるようになります。ただし、この方法はあくまで「隠している」だけなので、新しくデータが増えた際にフィルターを再確認する必要がある点に注意してください。
3. 手順②:元データの空欄を「0」や「未設定」で埋める
「(空白)」というラベル自体を発生させないためには、元データ側の不備を解消するのが最も確実です。空欄を別の文字に置き換えることで、ピボットテーブルはそれを正規の項目として扱います。
- 元データの範囲(またはテーブル)を選択します。
- Ctrl + G キーを押し、「ジャンプ」画面から「セル選択」をクリックします。
- 「空白セル」 を選んで「OK」を押します。これで空のセルだけが選択されます。
- そのまま 0 や 「未入力」 といった文字を入力し、 Ctrl + Enter キーを押して一括入力します。
- ピボットテーブルを「右クリック > 更新」します。
この処理を行えば、ピボットテーブルの項目名が指定した文字(0や未入力)に変わり、無機質な「(空白)」という表示を排除できます。
4. 手順③:値エリアの空欄を「0」で埋めるオプション設定
行ラベルではなく、集計された「数値」の部分がポッカリと空いてしまう場合の対処法です。表の中に穴が空いていると見栄えが悪いため、一括で特定の文字を表示させます。
- ピボットテーブル内を 右クリック して、 「ピボットテーブル オプション」 を選択します。
- 「レイアウトと書式」タブにある 「空白セルに表示する値」 という項目にチェックを入れます。
- 横のボックスに 0 や – (ハイフン)などの表示させたい記号を入力します。
- 「OK」をクリックして閉じます。
これで、計算結果が存在しない箇所に自動的に指定した文字が入り、資料として完成度の高い、詰まった表を作成することができます。
5. 「(空白)」対策のメリットと注意点
| 手法 | メリット | 注意点 |
|---|---|---|
| フィルターで隠す | 元データを汚さず、一瞬で見た目を整えられる。 | 新しく項目が増えた際、フィルター設定の漏れに注意が必要。 |
| 元データを埋める | 「(空白)」という不名誉なラベルを根本から消せる。 | 「0」と「未入力」を区別したい場合に工夫が必要。 |
| オプションで指定 | 数値エリアの「虫食い」を自動で補完できる。 | 項目の有無ではなく、計算結果の空きに対する設定である。 |
まとめ:表の「穴」を埋めて情報の精度を伝える
ピボットテーブルに現れる「(空白)」という表示は、集計の過程でどうしても発生しがちなノイズです。しかし、そのまま放置された表は、受け手に「データの管理が甘い」という印象を与えてしまう可能性もあります。
フィルターによる除外、元データのクレンジング、そしてオプションによる書式設定。これらの手段を適切に使い分けることで、ノイズのない洗練された集計表を作ることができます。Excelの仕様を一つずつ制御し、読み手にとって迷いのない、正確なレポート作成を目指してください。