【Google Drive】共有ドライブの管理者を複数人にしたい場合の設定見直し

Google Workspaceを利用している企業では、部署ごとやプロジェクトごとに共有ドライブを活用しているケースが増えています。共有ドライブの管理者は通常1名ですが、業務の継続性や負担分散の観点から、複数人に設定したいと考える管理者も少なくありません。しかし、設定を変更しようとしても、思うように追加できない、権限が正しく反映されないなどのトラブルが発生することがあります。本記事では、共有ドライブの管理者を複数人にする具体的な手順と、設定を見直す際のポイントを解説します。

共有ドライブの管理者設定の基本

管理者権限の種類と役割

共有ドライブには、メンバーの権限レベルとして「閲覧者」「コメント投稿者」「編集者」「管理者」の4つがあります。管理者は、共有ドライブのメンバー追加・削除、他の管理者の権限変更、共有ドライブの削除など、すべての操作が可能です。管理者は複数人設定でき、初期設定では共有ドライブを作成したユーザーが自動的に管理者となります。

複数人設定の必要性

管理者が1名だけの場合、そのユーザーが退職や異動でアクセスできなくなると、共有ドライブの管理が行き詰まります。また、大規模なプロジェクトでは、複数の管理者がいることで作業の効率が向上します。したがって、少なくとも2名以上の管理者を設定することが推奨されます。

管理者を追加する具体的な手順

1. Google Drive(https://drive.google.com)にサインインします。現在の管理者アカウントでログインしてください。
2. 左側のメニューから「共有ドライブ」を選択し、管理者を追加したい共有ドライブを開きます。
3. 上部の「メンバーを追加」ボタンをクリックします(または共有ドライブ名の横の▼をクリックし「メンバーを管理」を選択)。
4. 表示された画面で、追加したいユーザーのメールアドレスを入力します。社内のユーザーであれば、名前を入力すると候補が表示されます。
5. アクセス権レベルのドロップダウンから「管理者」を選択します。「管理者」が表示されない場合は、お使いのアカウントに権限がないか、Google Workspaceエディションの制限が考えられます。
6. 「共有」または「送信」ボタンをクリックします。追加後、そのユーザーに管理者権限が付与されます。
7. 必要に応じて、同様の手順で別のユーザーも追加します。追加が完了したら、権限が正しく反映されているか確認しましょう。

設定時に起こりがちな失敗パターン

管理者を追加しようとした際に、以下のような失敗がよく報告されています。

• 「管理者」オプションが表示されない: 自分が共有ドライブの管理者でない場合、他のメンバーを管理者に昇格させることはできません。また、Google WorkspaceのエディションがBusiness Standard以上でないと、共有ドライブの管理者権限が制限されることがあります。
• 追加したはずのユーザーに管理者権限が反映されない: 権限の反映には最大24時間かかる場合があります。また、対象ユーザーがすでに共有ドライブのメンバーとして別の権限を持っている場合、権限が上書きされずに競合することがあります。
• 外部のユーザーを管理者にできない: 共有ドライブの管理者は、組織内のユーザー(同じGoogle Workspaceドメイン)のみに設定できます。外部ゲストユーザーは管理者権限を与えることはできません。
• 管理コンソールで共有ドライブの作成が禁止されている: テナント全体の設定で、共有ドライブの作成や管理が制限されている場合があります。この場合、スーパー管理者に問い合わせる必要があります。

管理者権限の比較表

管理者権限が正しく反映されない場合のトラブルシューティング

反映に時間がかかる場合

権限変更は即座に反映されるとは限らず、最大24時間程度かかることがあります。変更後すぐに権限が適用されない場合は、時間をおいて再度確認してください。また、ブラウザのキャッシュが原因で古い権限が表示されることもあるため、シークレットウィンドウや別のブラウザで確認するとよいでしょう。

権限が上書きされる場合

既存のメンバーに対して管理者権限を追加しようとした際に、以前の権限が優先されてしまうケースがあります。この場合、一度そのメンバーを共有ドライブから削除し、再度「管理者」として追加し直すと解決することがあります。ただし、削除する際にファイルの所有権に影響がないことを確認してください。

管理コンソールの設定を確認

Google Workspaceの管理コンソールでは、共有ドライブに関するポリシーを組織全体で設定できます。スーパー管理者が「共有ドライブの作成を全ユーザーに許可」などの設定を変更している場合、通常のユーザーでは管理者を追加できないことがあります。設定を確認するには、管理コンソールにログインし、「アプリ」→「Google Workspace」→「ドライブとドキュメント」→「共有ドライブの設定」を開いてください。ここで「共有ドライブの作成を許可するユーザー」が適切に設定されているか確認します。

管理者へ確認すべき情報

共有ドライブの管理者設定を見直す際には、以下の点をあらかじめ管理者(Google Workspaceのスーパー管理者)に確認しておくとスムーズです。

• 組織のGoogle Workspaceエディション: 共有ドライブの管理者権限は、Business Standard、Business Plus、Enterpriseエディションなどで利用可能です。Business Starterでは制限があります。
• 共有ドライブの作成権限: 現在のポリシーで誰が共有ドライブを作成・管理できるか確認します。自身のアカウントに権限がない場合は、管理者に権限付与を依頼してください。
• 監査ログの確認: 権限変更の履歴を追跡したい場合は、管理コンソールの監査ログを参照できます。問題が発生した際に原因特定に役立ちます。
• 外部ユーザーの扱い: 組織外のユーザーを共有ドライブに招待する場合のポリシーも確認します。外部ユーザーは管理者にはなれませんが、編集者として参加することは可能です。

よくある質問(FAQ)

Q. 共有ドライブの管理者を複数人に設定した場合、元の管理者は権限を奪われることはありますか?
A. いいえ、元の管理者はそのまま管理者権限を保持します。他の管理者が追加されても、既存の管理者の権限は変わりません。ただし、他の管理者が後から権限を変更することは可能です。

Q. 管理者を追加しようとしたら「この操作は許可されていません」と表示されます。どうすればいいですか?
A. その共有ドライブの管理者でない可能性があります。共有ドライブの管理者のみが他のメンバーを管理者に昇格できます。自分が管理者かどうかは、共有ドライブのメンバーリストで自分の権限を確認してください。もし管理者でない場合は、現在の管理者に追加を依頼するか、スーパー管理者に連絡して権限を付与してもらってください。

Q. 共有ドライブの管理者を削除したいのですが、どうすればいいですか?
A. 共有ドライブのメンバー管理画面で、該当ユーザーの権限を「編集者」などに変更するか、メンバーから削除します。ただし、共有ドライブには最低1名の管理者が必要です。最後の管理者を削除しようとするとエラーになりますので、事前に別の管理者を追加してください。

まとめ

共有ドライブの管理者を複数人に設定することは、業務の継続性と効率化に直結します。設定は基本的に現在の管理者が行えますが、Google Workspaceのエディションや組織のポリシーによって制限があるため、事前に環境を確認することが重要です。権限が反映されない場合には、キャッシュのクリアや時間をおく、またはメンバーを一度削除して再追加するなどの対処法を試してください。また、管理者権限の変更は組織全体に影響を与える可能性があるため、スーパー管理者と連携して行うことをおすすめします。