【Salesforce】活動タイムラインで困った時の権限セットと共有設定の確認

Salesforceの活動タイムラインは、取引先や案件などのレコードに関連するタスク、イベント、メールなどの活動履歴を時系列で一覧表示する便利な機能です。しかし、権限設定や共有設定の影響で表示されない、あるいは一部しか表示されないというトラブルがよく発生します。本記事では、活動タイムラインが正しく表示されない原因を切り分け、権限セットと共有設定の確認手順を具体的に解説します。

活動タイムラインが表示されない主な原因

活動タイムラインが表示されない原因は、大きく分けて以下の3つに分類できます。それぞれの原因を理解した上で、次に進むべき確認手順を決めてください。

• 権限不足: 活動オブジェクト(Task、Event)に対する参照権限や編集権限がないため、タイムラインにデータが表示されません。
• 共有設定の制限: 活動レコードが共有ルールや組織全体の共有設定により、ユーザがアクセスできない状態になっています。
• 機能自体の無効化: 組織の設定で活動タイムラインが無効になっている、またはページレイアウトに含まれていない場合があります。

特に権限不足と共有設定の制限は混同しやすいため、本記事ではこの2つに焦点を当てて詳しく解説します。機能の無効化については、システム管理者が設定から確認できます。

権限セットの確認と設定手順

権限セットは、プロファイルに加えて追加の権限をユーザに付与する仕組みです。活動タイムラインを利用するためには、活動オブジェクトに対する適切な権限が必要です。以下では、管理者が権限セットを確認・設定する手順を説明します。

権限セットとは

権限セットは、特定の機能やオブジェクトへのアクセス権をユーザに与えるための設定です。プロファイルは基本の権限を定義し、権限セットはそれを補完します。活動タイムラインを使うためには、少なくとも「Task」および「Event」オブジェクトに対する「参照」権限が必要です。また、活動レコードを作成・編集する場合は「編集」権限も必要です。

権限セットの確認手順(管理者向け)

1. Salesforceにシステム管理者としてログインし、歯車アイコンから「設定」を開きます。
2. クイック検索ボックスに「権限セット」と入力し、「権限セット」を選択します。
3. 該当ユーザに割り当てられている権限セットのリストを確認します。新しく権限セットを作成する場合は「新規」ボタンをクリックします。
4. 権限セットの詳細画面で「オブジェクト設定」タブを開き、「Task」と「Event」の権限を確認します。参照権限にチェックが入っていることを確認してください。
5. 権限が不足している場合は、「編集」ボタンから「参照」または「編集」のチェックボックスをオンにして保存します。
6. 最後に、影響を受けるユーザに権限セットを割り当てます。権限セットの詳細画面で「割り当ての管理」をクリックし、ユーザを追加します。

権限セットの変更は即座に反映されます。ユーザはブラウザをリロードすれば新しい権限が適用されます。

活動タイムラインに関連する権限の注意点

活動タイムラインでは、標準の活動オブジェクト(Task、Event)に加えて、メール(EmailMessage)も表示されます。メールを表示するには、「EmailMessage」オブジェクトの参照権限も必要です。また、活動タイムラインの設定によっては、今後の活動か過去の活動かの表示フィルタが影響する場合があります。権限があっても、活動がない場合はタイムラインが空に見えるため、その点も確認してください。

共有設定による影響と確認方法

権限が正しく設定されているにもかかわらず活動タイムラインが表示されない場合、共有設定が原因である可能性があります。Salesforceでは、組織全体の共有設定と共有ルールによって、レコードへのアクセスが制限されます。

活動オブジェクトの共有設定の基本

活動(Task、Event)は、デフォルトでは親レコード(取引先や案件など)の共有設定に従います。親レコードへのアクセス権がないユーザは、関連する活動も見えません。また、活動レコード自体に個別の共有設定を適用することも可能です。組織全体の共有設定が「公開/参照のみ」などの場合、活動も同様に制限されます。

共有設定の確認手順

1. 管理者で設定画面を開き、「クイック検索」に「共有設定」と入力して「共有設定」を選択します。
2. 「組織全体のデフォルト」セクションで、「タスク」と「イベント」のデフォルトアクセス権を確認します。「公開/参照のみ」や「公開/編集可能」などになっていることを確認します。
3. もし「非公開」になっている場合、ユーザは自分が作成した活動しか見えません。この場合は、共有ルールを使用してアクセス権を拡張します。
4. 「共有ルール」タブで、活動オブジェクトに対するルールが設定されているか確認します。例えば、特定のロールやグループに活動の参照権限を与えるルールを追加します。
5. また、親レコード(取引先など)の共有設定も確認してください。親レコードが非公開の場合、その活動も見えなくなります。

共有設定の変更は、権限セットと同様にすぐに反映されます。ただし、大量のレコードがある場合は反映に時間がかかることもあります。

状況別の比較表

以下に、権限セットと共有設定の状態による活動タイムラインの表示状況をまとめました。

権限セット	共有設定	タイムライン表示
活動オブジェクトの参照権限あり	公開(全員参照可能)	すべての活動が表示される
参照権限あり	非公開+共有ルールで一部ユーザのみ	共有ルールの対象なら表示、それ以外は非表示
参照権限なし	公開	タイムライン自体は表示されるが、活動レコードが表示されない
参照権限あり	親レコードが非公開	親レコードが見えないため活動も表示されない

この表を参考に、自分の状況に当てはめて原因を推測してください。

よくある失敗パターンと対処法

権限セットは割り当てたのに表示されない

権限セットに活動オブジェクトの権限を追加したにもかかわらず、ユーザが活動タイムラインを見られない場合があります。この失敗は、親レコード(取引先など)へのアクセス権が不足していることが原因です。活動タイムラインは親レコードの詳細画面に表示されるため、親レコード自体を参照できる権限が必要です。親レコードの共有設定も合わせて確認してください。

特定のレコードだけ活動が表示されない

一部の取引先や案件では活動タイムラインが表示されるのに、別のレコードでは表示されない場合、共有設定に問題がある可能性が高いです。親レコードが特定のチームにしか共有されていないケースや、活動レコード自体に手動共有が設定されているケースがあります。管理者に該当レコードの共有状況を確認してもらいましょう。

活動タイムライン自体が表示されない

権限や共有設定とは別に、ページレイアウトやコンパクトレイアウトに活動タイムラインの関連リストが含まれていない場合、そもそもタイムラインが表示されません。管理者がページレイアウトを編集し、活動タイムラインを追加する必要があります。また、組織の機能設定で活動タイムラインが無効になっていないかも確認してください。

管理者に依頼すべきポイント

自分では解決できない場合、以下の情報をSalesforce管理者に伝えるとスムーズです。

• 具体的なユーザ名と使用しているプロファイル:影響を受けているユーザを特定します。
• 表示されないレコードの例:どの取引先や案件でタイムラインが表示されないか、具体例を伝えます。
• 自分が持っている権限セットの一覧:ユーザ自身が確認できる場合は、割り当てられている権限セットの名前を伝えます。
• 他のユーザで同じ現象が発生するか:自分だけの問題か、チーム全体で発生しているかを伝えると原因の切り分けが容易になります。

管理者は、上記の手順を参考に権限セットや共有設定を確認してください。

よくある質問

• Q: 権限セットの変更はいつ反映されますか?
  A: 権限セットの割り当てやオブジェクト権限の変更は即座に反映されます。ユーザはブラウザをリロードすれば新しい権限が適用されます。
• Q: 活動タイムラインにメールが表示されません。
  A: メールを表示するには「EmailMessage」オブジェクトの参照権限が必要です。権限セットまたはプロファイルで権限を追加してください。また、メールが親レコードに関連付けられているかも確認してください。
• Q: 特定のユーザだけ活動タイムラインが見えない場合、何を確認すればよいですか?
  A: まずそのユーザに適切な権限セットが割り当てられているか確認します。次に、共有設定でそのユーザが除外されていないか確認します。最後に、ページレイアウトの割り当てが正しいか確認してください。
• Q: 活動タイムラインの表示順序を変更できますか?
  A: 活動タイムラインはデフォルトで日付順(新しい順)に表示されます。表示順序の変更は現状の標準機能ではできませんが、カスタム開発で対応可能な場合があります。

まとめ

活動タイムラインが表示されない原因は、権限セットまたは共有設定にあることが多いです。まず権限セットで活動オブジェクトの参照権限が付与されているか確認し、次に組織全体の共有設定や共有ルールを見直してください。自分で権限を変更できない場合は、管理者に具体的な情報を伝えて依頼しましょう。親レコードのアクセス権も忘れずに確認することが重要です。これらの手順を踏めば、ほとんどのトラブルは解決できます。

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