【Salesforce】添付ファイルからFilesへの移行で困った時の権限セットと共有設定の確認

Salesforceで従来の添付ファイル(Attachments)からFiles(ファイルオブジェクト)への移行を実施したものの、移行後にファイルが表示されない、またはアクセス権限がおかしいというトラブルが発生することがあります。これは添付ファイルとFilesで権限の継承や共有の仕組みが異なることが主な原因です。本記事では、移行後に困った場合に権限セットと共有設定を中心に原因を切り分ける方法を具体的に解説します。

1. 添付ファイルとFilesの権限の違いを理解する

移行で問題が起きる最大の理由は、添付ファイルとFilesで権限の考え方が根本的に異なることです。添付ファイルは親レコード(AccountやCaseなど)に従属しているため、親レコードに対する参照・編集権限があれば自動的にファイルにもアクセスできました。一方、Filesは独立したオブジェクト(ContentVersion/ContentDocument)であり、デフォルトではファイルの所有者と共有設定で指定されたユーザーのみがアクセスできます。以下の表で主な違いをまとめます。

項目	添付ファイル(Attachment)	Files(ContentDocument)
アクセス権限	親レコードの権限を継承(親を参照できるユーザーは添付ファイルも参照可能)	所有者と共有設定で指定されたユーザーのみ。親レコードの権限は自動継承されない
共有設定	個別の共有設定不可(常に親レコード依存)	ファイル単位で共有設定可能。共有ルール、公開グループ、ロール階層などで制御
オブジェクト権限	Attachmentオブジェクトの参照権限が別途必要	ContentVersion/ContentDocumentオブジェクトの参照権限が必要
移行時の挙動	–	移行ツールによっては所有者が移行実施者になるため、元の所有者とは異なる場合がある

この違いを理解していないと、「今まで見えていたファイルが移行後に見えない」という事態が発生します。次の章では、具体的なトラブルパターンを見ていきます。

2. 移行後に発生しやすい権限エラーと原因

実際に起きやすい失敗パターンを3つ紹介します。自分がどのケースに当てはまるか確認してください。

2-1. ファイルが完全に見えない

移行後、該当のレコード関連ファイル一覧に何も表示されなくなった場合、まず権限セットでFile関連オブジェクト(ContentVersion, ContentDocument)の参照権限が有効になっているか確認してください。特に、従来の添付ファイルのみを利用していたユーザープロファイルでは、これらのオブジェクト権限が付与されていないことがあります。また、ライセンスタイプによってはFileオブジェクト自体が利用できないケースもあるため、組織のファイル機能が有効かどうかも管理者に確認しましょう。

2-2. 一部のファイルだけ見えない

特定のファイルだけ表示されない場合、ファイル単位の共有設定が原因です。移行時にファイルの所有者が変更され、元の共有設定が引き継がれなかった可能性があります。また、親レコードとファイルの関連付け(ContentDocumentLink)の共有設定が適切でないことも考えられます。例えば、Caseに関連付けたファイルが、Caseの参照権限を持っていてもファイルの共有範囲にそのユーザーが含まれていないと見えません。

2-3. 特定のユーザーだけファイルが見えない

他のユーザーはファイルを見られるのに、一部のユーザーだけ見えない場合、権限セットの割り当て漏れか、共有設定のグループからそのユーザーが除外されている可能性があります。特に、権限セット内で「添付ファイル」(Attachment)と「Files」の両方の参照権限が必要な場合、Filesの権限だけが不足しているケースがよくあります。

3. 権限セットの確認手順

ここでは、権限セットの確認と修正の手順を具体的に説明します。システム管理者権限が必要ですので、管理者に依頼するか、権限のあるユーザーで操作してください。

1. Salesforceの設定画面(歯車アイコン)から「設定」をクリックします。
2. 左側のナビゲーションメニューで「ユーザー」→「権限セット」を選択します。
3. 問題が発生しているユーザーに割り当てられている権限セットの名称をクリックします。
4. 「オブジェクト設定」を展開し、「ContentVersion」または「ContentDocument」を見つけます。検索フィールドに「File」と入力すると絞り込みやすいです。
5. それぞれのオブジェクトで「参照」権限が有効(チェックマーク)になっていることを確認します。必要に応じて「作成」「編集」「削除」も有効にします。
6. 同様に、「Attachment」オブジェクトの権限も確認してください。移行後も添付ファイルが残っている場合は両方の権限が必要なことがあります。
7. 変更を保存したら、対象ユーザーでログインし直してファイルが表示されるかテストします。

もし権限セットに該当オブジェクトが表示されない場合、権限セットにライセンスが正しく関連付けられていない可能性があります。その場合は、権限セットの「システム」→「ライセンス」で、対象のユーザーライセンス(Salesforce PlatformやSales Cloudなど)が割り当てられているか確認しましょう。

4. 共有設定の確認と修正方法

権限セットが正しくても、共有設定が適切でなければファイルは見えません。共有設定は主に3つの階層で確認します。

4-1. 組織の共有設定(Filesの共有ルール)

設定画面で「共有設定」→「共有ルール」→「Files」を選択します。ここで、特定のグループやロールに対してファイルを共有するルールが設定されているか確認します。移行後に追加でルールが必要な場合は、ここに新規作成します。例えば、「添付ファイルを持つレコードの所有者と同じグループに共有する」といったルールを追加すると便利です。

4-2. ファイル個別の共有設定

特定のファイルだけ問題がある場合、そのファイルの共有設定を直接確認します。ファイル一覧から該当ファイルを開き、「共有」ボタン(または「共有」タブ)をクリックします。ここで、「このファイルを表示できるユーザー」に該当ユーザーが含まれているか確認します。所有者だけに制限されていないか、公開範囲が「ユーザーのみ」になっていないかチェックしてください。

4-3. ContentDocumentLinkの確認(関連レコード経由の共有)

ファイルがレコードに関連付けられている場合、ContentDocumentLinkというオブジェクトがその関連を管理しています。このリンクには共有オプション(SharedOption)という項目があり、関連レコードの全ユーザーに共有するか、所有者のみかを指定できます。移行ツールによってはこの値がデフォルト(所有者のみ)に設定されることがあるため、SQLクエリ(SOQL)で確認することをおすすめします。例えば以下のクエリで確認できます。
SELECT ContentDocumentId, LinkedEntityId, ShareType FROM ContentDocumentLink WHERE ContentDocumentId = 'xxxxx'
ShareTypeが ‘I’ は全ユーザー参照可能、 ‘V’ は所有者のみです。必要であればApexバッチやデータローダーで更新する必要があります。ただし、この操作は高度なため、管理者または開発者に依頼してください。

5. 管理者に伝えるべき情報

問題が解決しない場合、管理者に正確な情報を伝えることが重要です。以下の情報を整理して共有しましょう。

• 現象: ファイルが全く見えないのか、一部だけ見えないのか。特定のユーザーか全体か。
• エラーメッセージ: 「レコードが存在しないか、アクセス権限がありません」など、画面に出ているメッセージ。
• 影響を受けるユーザーID: ユーザー名だけでなく、ユーザーIDも伝えると調査がスムーズ。
• 移行の方法: 手動でアップロードし直したのか、ツール(Data Loader、Workbench、AppExchangeアプリなど)を使ったのか。
• 該当のレコードIDとファイルID: 問題が発生している具体的なレコードとファイルのID。

これらの情報があれば、管理者は権限セットや共有設定の問題を素早く特定でき、再発防止策も立案しやすくなります。

6. よくある質問(FAQ)

7. まとめ

添付ファイルからFilesへの移行後は、権限セットと共有設定の二方面から原因を切り分けることが重要です。まずFile関連オブジェクトの参照権限が有効か確認し、次に共有ルールやファイル個別の共有設定を見直しましょう。固有のトラブルにはContentDocumentLinkのShareTypeの確認も有効です。管理者に状況を正確に伝えることで、問題解決が迅速になります。移行前に共有設定の設計を十分に計画すれば、再発防止につながります。本記事を参考に、Files移行のトラブルシューティングにお役立てください。

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