【Salesforce】ダッシュボードを共有できない場合のフォルダ権限確認

Salesforceでダッシュボードを同僚と共有しようとしたときに、「共有ボタンが押せない」「共有したのに相手が見られない」といったトラブルはよく発生します。多くの場合、原因はダッシュボードそのものの設定ではなく、ダッシュボードが格納されているフォルダの権限設定にあります。フォルダのアクセス権限が適切に設定されていないと、ダッシュボードの共有は正しく機能しません。本記事では、ダッシュボード共有でつまずいたときに最初に確認すべきフォルダ権限のポイントを、具体的な手順や失敗例を交えて解説します。

ダッシュボード共有の基本:フォルダ権限と共有設定の違い

Salesforceのダッシュボードは、必ず何らかのフォルダに格納されています。フォルダには「個人フォルダ」と「共有フォルダ」の2種類があり、個人フォルダに保存されたダッシュボードは自分以外のユーザと共有できません。一方、共有フォルダ内のダッシュボードは、フォルダのアクセス権限に基づいて他のユーザが表示・編集できます。

ダッシュボードの共有方法には、大きく分けて2つの設定があります。1つは「ダッシュボードのプロパティ」で個別にユーザやグループを指定する方法、もう1つは「フォルダのアクセス権限」による方法です。ただし、フォルダ権限が「参照のみ」のユーザは、ダッシュボードを開くことはできても「共有」ボタンが無効になるなど、操作に制限がかかります。そのため、まずフォルダ権限が十分かどうかを確認することがトラブル解決の第一歩です。

ダッシュボードを共有できない場合の確認手順

以下の手順に沿って、フォルダ権限とダッシュボード設定を段階的に確認してください。

1. フォルダの種類を確認する
   ダッシュボードが保存されているフォルダが「個人フォルダ」の場合は、共有フォルダに移動する必要があります。個人フォルダは自分しかアクセスできず、共有設定もグレーアウトしています。フォルダ名の左に鍵アイコンがある場合は個人フォルダです。
2. フォルダのアクセス権限を確認する
   共有フォルダの場合、フォルダを開き「共有」ボタンをクリックして、自分と共有相手の権限を確認します。権限は「参照のみ」「編集」「管理」の3段階です。共有相手にダッシュボードを見せるだけなら「参照のみ」で十分ですが、相手がさらに共有したい場合は「編集」以上が必要です。
3. ダッシュボード自体の共有設定を確認する
   ダッシュボードを開き、歯車アイコンから「編集」→「共有設定」を開きます。ここで「すべてのユーザに表示」や特定のユーザ・グループが設定されているか確認します。フォルダ権限があっても、ここで「非公開」になっていると表示されません。
4. 相手のプロファイルと権限セットを確認する
   共有しても相手がダッシュボードを見られない場合、相手のユーザプロファイルや権限セットで「ダッシュボード」関連の権限が有効になっているか確認します。システム管理者に依頼して「ダッシュボードの表示」権限が付与されているか見てもらいましょう。
5. 管理画面の監査ログで操作を追跡する
   権限変更の履歴や共有操作の成否は、設定の「監査ログ」で確認できます。特に、フォルダ権限の追加・削除が正しく行われたかどうかをログで検証すると原因を特定しやすくなります。

フォルダ権限の種類とできること

フォルダ権限は次の3種類です。それぞれの権限で可能な操作を理解しておきましょう。

• 参照のみ:フォルダ内のダッシュボードを閲覧できますが、編集や共有はできません。ダッシュボードの「共有」ボタンはグレーアウトします。
• 編集:ダッシュボードの編集(レイアウト変更など)が可能です。また、他のユーザに対してダッシュボードを共有することもできます。
• 管理:フォルダのアクセス権限そのものを変更できます。フォルダにユーザを追加したり、権限レベルを変更できます。

失敗パターンとその対処法

実際によくある失敗パターンを3つ紹介します。自分の状況に当てはめて確認してください。

失敗パターン1:「共有」ボタンがグレーアウトしている

ダッシュボードの共有ボタンが押せない場合、多くの原因はフォルダ権限が「参照のみ」であることです。この場合、フォルダの権限を「編集」以上に引き上げるか、フォルダ所有者に依頼してください。自分で変更できない場合は、システム管理者に連絡しましょう。

失敗パターン2:共有したのに相手がダッシュボードを表示できない

共有したはずなのに、相手の「ダッシュボード」タブに表示されない、または開くとエラーになるケースです。まず、相手がフォルダに対する「参照のみ」権限を持っているか確認してください。フォルダへのアクセス権がないと、個別の共有設定があっても表示されません。また、ダッシュボードの「共有設定」で相手が明示的に追加されているかも確認しましょう。

失敗パターン3:フォルダ共有はできているがダッシュボードが「データがありません」と表示される

ダッシュボードは表示されるが、グラフや表がすべて「データがありません」となる場合、レポートの共有設定が原因です。ダッシュボードの元になるレポートが相手に共有されていないと、データが表示されません。レポートも同様にフォルダ権限を確認し、相手に「参照のみ」以上の権限があるか確認してください。

フォルダ権限とダッシュボード共有設定の組み合わせ表

下の表は、フォルダ権限とダッシュボードの共有設定の組み合わせによって、相手がどのように表示・操作できるかをまとめたものです。トラブルシューティングの参考にしてください。

フォルダ権限	ダッシュボード共有設定	相手の状態
なし	何も設定	ダッシュボードを表示できない
参照のみ	相手を個別追加	表示はできるが共有ボタンは使えない
参照のみ	すべてのユーザに表示	表示できる(データはレポート権限に依存)
編集	何も設定	表示できる。さらに他ユーザに共有可能
管理	何も設定	フォルダ権限の変更も可能

管理者に確認すべき情報

自分でフォルダ権限を変更できない場合や、権限設定に不明点がある場合は、システム管理者に以下の情報を伝えるとスムーズです。

• 影響を受けているユーザとダッシュボードのURL:具体的なダッシュボードのID(URLに含まれる)を伝えると調査が早まります。
• 現在のフォルダ権限の状態:自分が「参照のみ」なのか「編集」なのか、共有相手の権限が不明な場合もその旨を伝えます。
• 期待する動作:例えば「Aさんにダッシュボードを見せたいが、共有ボタンが押せない」など、具体的なゴールを共有します。
• 監査ログの確認依頼:権限変更の履歴やエラーログを管理者に確認してもらい、問題の発生時期を特定します。

管理者は、プロファイルや権限セットで「ダッシュボードの表示」権限が有効かどうかも併せて確認できます。また、公開グループを使用している場合は、グループのメンバーシップも見直してください。

よくある質問(FAQ)

Q1: 個人フォルダのダッシュボードは共有できますか?

いいえ、個人フォルダに保存されたダッシュボードは他のユーザと共有できません。共有したい場合は、ダッシュボードを「共有フォルダ」に移動する必要があります。移動はダッシュボードの編集画面から行えます。

Q2: フォルダ権限を変更するにはどうすればよいですか?

フォルダの「共有」画面で変更できますが、自分がフォルダの「管理」権限を持っている場合のみ可能です。管理権限がない場合は、フォルダの所有者またはシステム管理者に依頼してください。

Q3: 共有したのに「データがありません」と表示されるのはなぜですか?

ダッシュボードの元となるレポートに相手がアクセスできないことが原因です。レポートもフォルダ権限で制御されているため、レポートのフォルダに対しても適切な権限を付与する必要があります。

まとめ

ダッシュボード共有で問題が起きたときは、まずダッシュボードがどのフォルダに属しているか、そしてそのフォルダのアクセス権限を確認してください。個人フォルダであれば共有フォルダへの移動を、共有フォルダであれば権限レベルの見直しを行います。また、レポートの権限も同様に確認することで、データ表示の問題も解決できます。

フォルダ権限の変更はシステム管理者にしかできない場合があるため、権限が不足しているときは管理者へ具体的な情報を伝えて依頼しましょう。一度適切な権限を設定すれば、その後はスムーズに共有できるようになります。

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