【Salesforce】重複レコードセットで困った時の権限セットと共有設定の確認

Salesforceで重複レコードを管理する際に、重複レコードセット(DuplicateRecordSet)というオブジェクトが重要な役割を果たします。しかし、「重複レコードセットを開こうとしたらアクセス権がない」「ルックアップから見つからない」といったトラブルが発生することがあります。こうした問題は、多くの場合、権限セットまたは共有設定の構成不足が原因です。本記事では、重複レコードセットにアクセスできない場合の原因特定と解決方法を、具体的な手順を交えて解説します。

重複レコードセットとは何か

重複レコードセットは、Salesforceの重複管理機能において、重複として検出されたレコードのグループを表すオブジェクトです。データのクレンジングや統合作業で使用され、重複ルールによって自動的に作成される場合もあります。通常、システム管理者や特定の権限を持つユーザだけがこのオブジェクトを参照できます。そのため、一般ユーザが重複レコードセットを利用しようとすると、権限不足に直面しやすいのです。

重複レコードセットにアクセスできない原因

アクセスできない原因は、大きく分けて3つ考えられます。以下でそれぞれを説明します。

権限セットが割り当てられていない

最も多いのは、ユーザに対して重複レコードセットオブジェクトの参照権限が付与されていないケースです。権限セットまたはプロファイルで、オブジェクト「DuplicateRecordSet」および関連する「DuplicateRecordItem」への「参照」権限が必要です。

共有設定が不足している

権限セットでオブジェクトへのアクセス権があっても、個々のレコードがユーザと共有されていなければ、表示や編集はできません。重複レコードセットは標準オブジェクトですが、組織の共有モデルによっては「公開・参照のみ」や「非公開」に設定されている場合があります。その場合、共有ルールやロール階層を通じてレコードを共有する必要があります。

ロール階層の影響

ロール階層が設定されていると、上位ロールのユーザは下位ロールのユーザが所有するレコードを自動的に参照できます。しかし、重複レコードセットの所有者が誰かによっては、意図したユーザにアクセス権が及ばないことがあります。特に、重複レコードセットがシステム管理者以外のユーザによって作成された場合、共有設定を追加で行わなければなりません。

権限セットの確認手順

以下の手順で、権限セットが正しく設定されているか確認してください。

1. Salesforceにシステム管理者としてログインします。
2. 右上の歯車アイコンから「設定」をクリックします。
3. 左ペインの「ユーザ」メニューから「権限セット」を選択します。
4. 問題のユーザに割り当てられている権限セットの名前をクリックします。
5. 「オブジェクト設定」タブを開き、「重複レコードセット」を検索します。
6. 「参照」権限にチェックが入っていることを確認します。また、「編集」権限が必要な場合はそれも確認します。
7. 権限が不足している場合は、権限セットを編集して適切な権限を追加します。

共有設定の確認手順

権限セットでアクセス権が付与されているのにレコードが見えない場合、共有設定を確認します。

1. 設定画面で「共有設定」を開きます。
2. 「共有ルール」のセクションで、「重複レコードセット」オブジェクトの共有ルールが存在するか確認します。
3. ルールが存在しない場合は新規作成します。例えば、特定のロールまたは公開グループに対して「参照のみ」または「読み取り/書き込み」のアクセスを設定します。
4. 共有ルールが既にある場合は、条件(レコード所有者や条件式)が適切かどうかを確認します。
5. さらに、ユーザのロールが共有ルールの対象範囲に含まれているか、ロール階層の上位にいるかどうかを確認します。
6. 変更を保存し、影響を受けるユーザで実際に重複レコードセットにアクセスできるかテストします。

状況別の比較表

権限セットと共有設定の組み合わせによるアクセス可否をまとめました。

権限セット	共有設定	アクセス結果	対処方法
あり	あり	アクセス可	特になし
なし	あり	アクセス不可	権限セットでオブジェクト権限を追加
あり	なし	アクセス不可(レコードが見えない)	共有ルールの作成またはロール階層の調整
なし	なし	アクセス不可	権限セットと共有設定の両方を設定

失敗パターンと対処法

実際によくある失敗例とその対処法を紹介します。

権限セットが有効になっていない

権限セットを割り当てても、すぐには有効にならないことがあります。割り当て後、ユーザがログアウトして再ログインするか、セッションをリフレッシュする必要があります。また、権限セットの割り当てが正しく保存されたか確認してください。

共有ルールの条件が間違っている

共有ルールで「レコード所有者」を条件にしているが、重複レコードセットの所有者が想定と異なる場合、アクセス権が付与されません。共有ルールの条件を「基準となるレコード」で選択するか、公開グループのメンバーシップを再確認します。

システム管理者以外が設定変更しようとした

標準のユーザインターフェースでは、権限セットや共有ルールの編集はシステム管理者のみ可能です。一般ユーザが変更しようとしてもエラーになります。必ず管理者権限を持つユーザに依頼するか、自分が管理者である場合は適切な権限を持っているか確認します。

管理者へ伝えるべき情報

自分で解決できない場合、管理者に依頼する際に以下の情報を伝えるとスムーズです。

• 問題のユーザ名:アクセスできないユーザの姓名またはユーザ名。
• アクセスしたい重複レコードセット:該当レコードのIDや名前。または、どのような条件で作成されたセットか。
• エラーメッセージ:表示されている具体的なエラー内容。
• 試したこと:権限セットの確認、共有設定の確認など、自分で行った調査結果。

よくある質問

Q. 権限セットで重複レコードセットの参照権限を追加したのに、依然としてアクセスできません。

A. 権限セットの割り当てが正しく反映されていない可能性があります。一度ログアウトしてから再ログインしてください。それでも解決しない場合、共有設定またはロール階層を確認しましょう。

Q. 共有ルールを作成しましたが、特定のユーザだけアクセスできません。

A. そのユーザが共有ルールの対象範囲に含まれているか確認してください。公開グループに追加されていない、またはロール階層で上位にいないことが原因です。

Q. 重複レコードセットを利用するために必要な権限は何ですか?

A. オブジェクト「DuplicateRecordSet」と「DuplicateRecordItem」の「参照」権限が必要です。編集が必要な場合は「編集」権限も付与します。また、関連する「重複ルール」の閲覧権限も必要になる場合があります。

Q. システム管理者以外でも権限セットを割り当てられますか?

A. 通常、「権限セットの割り当て」権限を持つユーザであれば可能ですが、組織の設定によっては制限されています。管理者に確認してください。

まとめ

重複レコードセットにアクセスできない問題は、権限セットと共有設定の2つの観点から切り分けることが重要です。まずは権限セットでオブジェクト権限が付与されているかを確認し、次に共有設定でレコードが適切に共有されているかを確認します。権限セットと共有設定の両方が正しく設定されていれば、ほとんどのケースでアクセスできるようになります。また、管理者に依頼する際は、具体的な情報を伝えることで迅速な対応が期待できます。ぜひ本記事をトラブルシューティングの参考にしてください。

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