【Teams】Copilotで自動議事録を議事テンプレートに沿って生成する指示例

Microsoft Teams会議で、Copilotによる自動議事録作成機能は非常に便利です。しかし、生成された議事録が社内のテンプレートに合わないこともあります。会議の内容を把握し、テンプレートに沿った議事録をCopilotに生成させる方法を知りたい方もいるでしょう。この記事では、Teams会議でCopilotを活用し、指定した議事テンプレートに沿って議事録を自動生成する具体的な手順を解説します。Copilotを使いこなし、議事録作成の効率を飛躍的に向上させましょう。

Copilot for Microsoft 365は、Teams会議の音声をリアルタイムで認識し、議事録の要約やアクションアイテムの抽出を行います。しかし、より構造化された議事録を作成するには、Copilotに指示を与える必要があります。会議中にCopilotに指示を出す方法と、会議後に生成された議事録を編集する方法の2つのアプローチを理解することが重要です。これにより、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。

Copilotによる議事録生成の仕組みと前提条件

Microsoft Teams会議でCopilotが議事録を生成する仕組みは、会議の音声をリアルタイムでテキスト化し、その内容をAIが解析することに基づいています。Copilotは、参加者の発言、決定事項、アクションアイテムなどを識別し、構造化された情報としてまとめます。この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスが付与されていることと、Teams会議の録画および文字起こしが許可されていることが前提となります。また、Copilotは会議の参加者であるか、または会議の招待に含まれている必要があります。組織のポリシーによっては、Copilotの利用が制限されている場合もありますので、事前に確認が必要です。

議事テンプレートに沿った議事録を生成するためには、Copilotがそのテンプレートを理解できる形式で提供される必要があります。一般的には、WordやSharePointなどで管理されているドキュメント形式が利用されます。Copilotは、プロンプト(指示文)の内容を解釈し、会議の議事内容をテンプレートの各項目にマッピングしようと試みます。そのため、プロンプトの質が生成される議事録の精度に大きく影響します。会議の目的やテンプレートの項目を明確に伝えることが重要です。

Copilotは、会議の主要なトピック、決定事項、未解決の課題、次のステップなどを自動的に識別します。これらの情報を、ユーザーが指定したテンプレートのセクション(例: 決定事項、ToDoリスト、懸念事項など)に割り当てます。テンプレートに特定のセクション名やキーワードがあれば、Copilotはそれらを認識し、関連する会議内容を該当箇所に配置しようとします。ただし、Copilotがテンプレートの構造を完全に理解できない場合や、会議内容がテンプレートの項目にうまく当てはまらない場合は、期待通りの結果が得られないこともあります。その場合は、会議後の編集で調整が必要です。

会議中にCopilotに議事テンプレート作成を指示する手順

Microsoft Teams会議中にCopilotに指示を出すことで、リアルタイムで議事録の生成プロセスを開始できます。これにより、会議の進行に合わせて議事録の骨子を作成することが可能です。この方法は、特に会議中に決定事項が多く発生する場合や、参加者全員で議事録のドラフトを確認したい場合に有効です。

1. Teams会議を開始または参加する
   Microsoft Teamsで会議を開始するか、既存の会議に参加します。
2. Copilotパネルを開く
   会議ウィンドウの上部または下部にあるCopilotアイコンをクリックして、Copilotパネルを開きます。
3. プロンプトを入力する
   Copilotパネルの入力欄に、議事テンプレートに沿った議事録を作成するための指示(プロンプト)を入力します。例えば、「会議の議事録を、以下のテンプレート項目に沿って作成してください:議題、決定事項、ToDoリスト、次回会議の予定。」のように具体的に指示します。
4. 指示を送信する
   入力したプロンプトを送信します。Copilotは会議の進行に合わせて、指示されたテンプレート項目に沿った議事録のドラフトを生成し始めます。
5. 生成された議事録を確認・編集する
   Copilotパネルに表示される議事録のドラフトを随時確認します。必要に応じて、Copilotに追記や修正を指示することも可能です。例えば、「ToDoリストに〇〇を追加してください。」といった指示ができます。

会議中にCopilotに指示を出す際のプロンプトは、できるだけ具体的に記述することが重要です。テンプレートの項目名を正確に伝え、Copilotに何を期待しているのかを明確に示しましょう。例えば、単に「議事録を作成して」と指示するのではなく、「会議の主要な決定事項と、各決定事項に対する担当者および期日をToDoリストとしてまとめてください」のように、より詳細な指示を与えることで、生成される議事録の質が向上します。

会議後にCopilotで議事テンプレートに沿った議事録を生成する手順

会議終了後にCopilotを利用して議事録を生成する方法は、会議中の操作に集中したい場合に適しています。この方法では、会議の全内容が記録された後で、Copilotが会議の要約とテンプレートへの適用を行います。

1. Teams会議を終了する
   会議が終了したら、Teams会議ウィンドウを閉じます。
2. 会議の議事録を生成する
   会議のチャットタブまたは会議のチャネルに移動します。会議の議事録を生成するためのCopilotのオプションが表示されている場合があります。もし表示されていなければ、Copilotパネルを開き、「会議の議事録を要約して」や「会議の決定事項をリストアップして」といった指示を入力します。
3. 議事テンプレートを指定するプロンプトを入力する
   Copilotパネルの入力欄に、議事テンプレートに沿った議事録を作成するための指示を入力します。例えば、「この会議の議事録を、以下のテンプレート形式でまとめてください。テンプレート項目は「概要」「決定事項」「アクションアイテム(担当者、期日)」「次回議論事項」です。」のように指示します。
4. 指示を送信し、生成された議事録を確認する
   指示を送信すると、Copilotは会議の記録を解析し、指定されたテンプレート形式で議事録を生成します。生成された議事録はCopilotパネルに表示されます。
5. 議事録を編集・保存する
   生成された議事録の内容を確認し、必要に応じて編集します。Copilotが生成した内容がテンプレートの項目に正確にマッピングされているか、情報に漏れがないかなどをチェックします。編集後、議事録をWordやOutlookのメール本文などにコピーして保存します。

会議後に議事録を生成する場合、Copilotは会議全体の記録を分析するため、より包括的な要約が期待できます。テンプレートを指定する際は、テンプレートのファイルパスや共有場所を直接指定することは現時点ではできません。そのため、テンプレートの項目名を正確にプロンプトに含めることが最も効果的な方法です。Copilotが参照するテンプレートは、一般的にWord文書の構成(見出し、箇条書きなど)を基にしています。そのため、Wordで作成したテンプレートを共有する際は、見出しレベルや箇条書きのスタイルを適切に設定しておくことが望ましいです。

議事テンプレートをCopilotが理解しやすい形式にする方法

Copilotが議事録を効果的に生成するためには、議事テンプレートがCopilotにとって理解しやすい形式である必要があります。Copilotは、Word文書の見出し構造や箇条書きなどを認識するため、テンプレートの作成にはこれらの要素を活用することが推奨されます。テンプレートは、SharePointやOneDriveなどの共有場所に保存し、関係者がアクセスできるようにしておきましょう。

テンプレートをWordで作成する場合、主要なセクションには「見出し1」や「見出し2」などのスタイルを適用します。例えば、「議題」「決定事項」「ToDoリスト」「次回会議の予定」といった項目は、それぞれ見出しとして設定します。Copilotはこれらの見出しを認識し、会議内容を適切なセクションに振り分ける際の目印とします。箇条書きや番号付きリストも、Copilotが情報を整理する際に役立ちます。

また、ToDoリストの項目には、担当者や期日を明記するためのプレースホルダー(例:「[担当者]」「[期日]」)を設けることも有効です。Copilotはこれらのプレースホルダーを認識し、会議で言及された担当者や期日を自動的に挿入しようと試みます。ただし、Copilotがすべてのプレースホルダーを正確に埋められるとは限らないため、生成後の確認と手動での修正は不可欠です。

テンプレートをSharePointに保存する場合は、ドキュメントライブラリのメタデータ活用も検討できます。Copilotが直接SharePointのメタデータを参照して議事録を生成する機能は限定的ですが、テンプレートファイル自体が構造化されていることが重要です。WordテンプレートをSharePointに保存し、そのテンプレートを参照する形でCopilotに指示を出すのが、現在のところ最も現実的なアプローチです。

Copilotのプロンプトエンジニアリング:より精度の高い議事録生成のために

Copilotの能力を最大限に引き出すためには、効果的なプロンプト(指示文)を作成することが不可欠です。これをプロンプトエンジニアリングと呼びます。Copilotに議事テンプレートに沿った議事録を生成させる場合、プロンプトは具体的かつ明確である必要があります。

プロンプトを作成する際のポイントは以下の通りです。

1. 目的の明確化

「この会議の議事録を、指定したテンプレート形式で作成してください。」のように、Copilotに何を求めているのかを最初に明確に伝えます。

2. テンプレート項目の具体性

「テンプレートの項目は、『議題』、『主要な決定事項』、『アクションアイテム(担当者と期日を含む)』、『未解決の課題』、『次回の議題候補』です。」のように、テンプレートの正確な項目名を列挙します。これにより、Copilotは会議内容をどの項目に分類すべきかを判断しやすくなります。

3. 抽出する情報の指定

「特に、会議で合意された具体的な数値目標や、各アクションアイテムの担当者と期日を明確に記載してください。」のように、議事録に含めたい重要な情報を具体的に指定します。これにより、Copilotは情報の抽出に優先順位をつけます。

4. 出力形式の指定

「生成された議事録は、Word文書としてコピーしやすい形式で出力してください。」や「箇条書き形式でまとめてください。」など、希望する出力形式があれば指示します。Copilotは、会議のチャットやパネル内でテキストとして出力するのが一般的ですが、Wordへのコピーを意識した形式で生成させることができます。

5. 例示(必要に応じて)

もし可能であれば、簡単な例を示すことで、Copilotの理解を助けることができます。「例えば、『アクションアイテム』の項目では、『〇〇(担当者)に△△を依頼(期日:MM/DD)』のように記載してください。」といった指示が有効です。

これらの要素を組み合わせることで、より洗練されたプロンプトを作成できます。例えば、以下のようなプロンプトが考えられます。

「このTeams会議の議事録を、以下のテンプレート構造に基づいて生成してください。テンプレート項目は『会議概要』、『主要な決定事項』、『アクションアイテム(担当者、期日、ステータス)』、『懸念事項・未解決事項』、『次回会議で議論する事項』です。特に、決定事項は簡潔にまとめ、アクションアイテムについては、誰が何をいつまでに行うかを明確に記載してください。会議の最後に共有された資料に関する言及も忘れないでください。」

新しいTeams (v2) と従来TeamsにおけるCopilot機能の違い

Microsoft Teamsの新しいバージョン(v2クライアント)では、Copilotの統合がさらに進んでいます。従来TeamsでもCopilotによる議事録生成は可能でしたが、新しいTeamsでは、よりシームレスな操作感と高度なAI機能が期待できます。新しいTeams v2では、Copilotとの対話がより自然になり、会議の文脈を深く理解した上での議事録生成が可能になっています。また、UIの変更によりCopilotパネルへのアクセスや操作が直感的になっている場合があります。

具体的には、新しいTeams v2では、会議中にCopilotに対してより複雑な指示を出しやすくなっています。例えば、「この決定事項について、なぜこの結論に至ったのか、背景情報も加えて説明してほしい」といった、より高度な質問にも対応できる可能性があります。また、生成された議事録に対するフィードバックをCopilotに与えることで、次回以降の生成精度を向上させる学習機能が強化されていることも考えられます。

ただし、Copilotの基本的な機能(議事録の要約、アクションアイテムの抽出など)や、議事テンプレートに沿って生成させるためのプロンプトエンジニアリングの基本的な考え方は、従来Teamsと新しいTeams v2で大きく変わりません。組織によっては、まだ新しいTeams v2への移行が完了していない場合もありますので、利用しているTeamsのバージョンによって操作画面や一部の機能の配置が異なる可能性がある点に留意してください。いずれのバージョンでも、Copilotの利用には適切なライセンスと組織での有効化が必要です。

Mac版・モバイル版・Web版TeamsでのCopilot利用について

Microsoft TeamsのCopilot機能は、Windows版デスクトップクライアントだけでなく、Mac版、Web版、そしてモバイル版でも利用可能です。ただし、利用できる機能や操作方法に若干の違いがある場合があります。

Mac版Teams: Windows版と同様に、Mac版TeamsでもCopilotの議事録生成機能を利用できます。操作手順やCopilotパネルの表示は、Windows版とほぼ同じです。Macユーザーも、会議中にCopilotに指示を出したり、会議後に議事録を生成させたりすることが可能です。

Web版Teams: ブラウザからTeamsにアクセスして利用する場合も、Copilot機能は利用可能です。特定のブラウザ(Edge, Chromeなど)で最適に動作することが多いです。Web版でも、会議中のCopilotパネル操作や、会議後の議事録生成指示が可能です。ただし、デスクトップアプリケーション版と比較して、一部の機能が制限される可能性もゼロではありません。

モバイル版Teams: スマートフォンやタブレットからTeamsを利用する場合、モバイル版TeamsでもCopilot機能の一部が利用できます。会議の議事録の要約を確認したり、簡単な質問をCopilotに投げかけたりすることは可能です。しかし、複雑なプロンプトの入力や、詳細な議事テンプレートに沿った議事録の生成といった高度な操作は、デスクトップ版に比べて機能が限定的であるか、あるいは利用できない場合があります。モバイル版での利用を想定する場合は、事前に機能の範囲を確認しておくことをお勧めします。

いずれのプラットフォームでも、Copilotを利用するにはMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要であり、組織のIT管理者によって有効化されている必要があります。また、会議の録画と文字起こしが許可されていることも、議事録生成機能の前提条件となります。

議事録生成でよくある失敗パターンと対処法

Copilotがテンプレートの項目を認識しない

原因: プロンプトで指定したテンプレート項目名が、実際のテンプレートの見出しやセクション名と一致していない、またはテンプレートの構造がCopilotにとって複雑すぎる可能性があります。また、テンプレートがWord形式でなく、PDFなどの画像ベースのファイルになっている場合も認識できません。

対処法: プロンプトで指定するテンプレート項目名を、Wordテンプレートの見出し名と完全に一致させます。テンプレートの構造をシンプルにし、主要なセクションには見出しスタイルを適用します。テンプレートは必ずWord形式で作成し、SharePointやOneDriveなどの共有場所に保存してください。

生成された議事録の内容が不正確または不足している

原因: 会議の音声認識精度が低い、参加者の発言が不明瞭、またはCopilotが会議の文脈を正確に理解できなかった可能性があります。また、プロンプトが抽象的すぎたり、重要な情報が会議中に十分に議論されなかった場合も、内容が不足することがあります。

対処法: 会議中は、マイクの品質を確認し、発言者はゆっくりと明確に話すように心がけます。Copilotへの指示(プロンプト)をより具体的にし、抽出したい情報を明確に指定します。会議後にCopilotに「会議の〇〇について、もっと詳しく説明してください」のように追記を指示するか、手動で編集・補足します。

アクションアイテムの担当者や期日が正しく抽出されない

原因: 会議中に担当者や期日が明確に発言されなかった、または発言の形式がCopilotにとって認識しにくかった可能性があります。例えば、「来週までに」といった曖昧な表現は、正確な期日として抽出されないことがあります。

対処法: 会議中にアクションアイテムを割り当てる際は、担当者名と具体的な期日(例: 「〇月〇日」)を明確に発言します。プロンプトで「アクションアイテムについては、担当者と期日を具体的に記載してください」と指示を強化します。生成された議事録では、アクションアイテムの担当者と期日を必ず確認し、必要であれば手動で修正します。

Copilotの応答がない、またはエラーが発生する

原因: Copilotライセンスが付与されていない、組織のポリシーでCopilotが無効化されている、またはTeamsやCopilotのサービス自体に一時的な問題が発生している可能性があります。また、会議の録画や文字起こしが有効になっていない場合も、議事録生成機能は利用できません。

対処法: 自身のMicrosoft 365ライセンスにCopilotが含まれているか、IT管理者に確認します。組織のTeams管理センターでCopilotが有効になっているか確認を依頼します。会議の録画と文字起こしが有効になっていることを確認します。一時的な問題の場合は、しばらく待ってから再度試すか、Teamsの再起動を試みます。それでも解決しない場合は、ITサポートに問い合わせてください。

新しいTeams (v2) と従来TeamsのCopilot利用における注意点

新しいTeams v2への移行状況による操作の違い

組織によっては、まだ新しいTeams v2への移行が完了していない場合があります。利用しているTeamsのバージョンによって、Copilotパネルの表示場所や操作感が異なることがあります。例えば、会議中にCopilotにアクセスするアイコンの場所や、チャットでのCopilotとの対話インターフェースが、v1とv2で若干異なる可能性があります。ご自身のTeamsのバージョンを確認し、必要であればMicrosoftの公式ドキュメントを参照して、最新の操作方法を確認してください。

組織ポリシーによるCopilot機能の制限

IT管理者によっては、セキュリティやコンプライアンス上の理由から、Copilotの特定の機能(例: 会議の録画・文字起こし、外部ユーザーとの共有など)を制限している場合があります。議事録生成機能が利用できない場合や、一部の機能が制限されている場合は、組織のIT部門に問い合わせて、利用可能な範囲を確認してください。特に、機密性の高い会議内容を扱う場合は、組織のポリシー遵守が重要です。

ライセンスの確認と管理

Copilot for Microsoft 365を利用するには、適切なライセンスが必要です。ユーザー自身がライセンスを持っているか、または組織全体でライセンスが割り当てられているかを確認してください。ライセンスがない場合、Copilotの機能は利用できません。また、ライセンスの管理はIT管理者が行うため、不明な点があればIT管理者に相談してください。

会議の録画と文字起こしの設定

Copilotによる議事録生成は、会議の録画と文字起こし機能に依存しています。会議を開始する前に、録画と文字起こしが有効になっていることを確認してください。通常、会議中に「録画」ボタンの隣にある「…」メニューから設定できます。会議の参加者全員が文字起こしに同意していることも重要です。プライバシーに関する配慮を怠らないようにしましょう。

これらの注意点を理解し、適切に対応することで、Copilotによる議事録生成機能をより効果的かつ安全に活用できます。

Microsoft TeamsのCopilotを活用することで、議事録作成にかかる時間を劇的に削減できます。この記事では、会議中にCopilotに指示を出す方法、会議後に議事録を生成する方法、そして議事テンプレートをCopilotが理解しやすい形式にするための工夫について解説しました。さらに、効果的なプロンプトの作成方法や、よくある失敗パターンとその対処法についても触れました。Copilotを使いこなせば、単なる議事録作成にとどまらず、会議の生産性を向上させることが可能です。今後は、Copilotが生成した議事録を基に、さらなるアクションアイテムの管理や、関連ドキュメントの自動生成といった活用法も検討してみましょう。

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