【Teams】会議後にCopilotから決定事項(Decisions)のみを抽出する指示の書き方

Copilotによる会議議事録の決定事項抽出機能の概要

Microsoft Copilotは、Microsoft 365 Copilotの一部としてTeams会議に統合されています。会議の録画や文字起こしデータをもとに、AIが内容を理解し、様々な要約や情報抽出を行います。

特に、会議中に決定された事項(Decisions)は、後続の業務遂行において非常に重要な情報です。Copilotは、この決定事項を自動で識別し、分かりやすく整理して提示する能力を持っています。

この機能を利用するには、会議が録画されていること、または文字起こしが有効になっていることが前提となります。組織のMicrosoft 365テナントでCopilotが有効化されており、かつユーザーにライセンスが付与されている必要があります。

Copilotに決定事項を抽出させるための指示(プロンプト)の書き方

Copilotに会議議事録から決定事項だけを抽出させるには、具体的で明確な指示を与えることが重要です。指示の出し方によって、出力される情報の精度や形式が変わってきます。

基本の指示:決定事項の抽出

最も基本的な指示は、「会議の議事録から決定事項を抽出してください」といったものです。しかし、これだけではCopilotが決定事項と判断する範囲が広すぎたり、逆に狭すぎたりする可能性があります。

より的確な結果を得るためには、以下のような指示を具体的に加えることが推奨されます。

1. 会議の議事録を要約し、決定された事項をリストアップしてください。
   会議の全体像を把握した上で、最終的に合意・決定された内容だけを抜き出してもらいます。
2. 会議で決まったことだけを箇条書きでまとめてください。
   決定事項に絞り込み、簡潔な箇条書き形式で出力させます。
3. この会議での最終的な決定事項を抽出してください。
   議論の過程ではなく、会議の結論として確定した内容のみを求めます。

指示の具体性を高めるための追加要素

さらに精度を高めるために、以下の要素を指示に含めることができます。

1. 出力フォーマットの指定

Copilotは、様々なフォーマットで情報を出力できます。決定事項をどのように整理したいかに応じて、フォーマットを指定しましょう。

1. 決定事項を、各項目ごとに箇条書きでリストアップしてください。
   最も一般的で分かりやすい形式です。
2. 決定事項を、会議の議題ごとに整理して箇条書きで示してください。
   議題ごとに決定事項がまとめられていると、後で見返しやすいです。
3. 決定事項を、表形式でまとめてください。各行に「決定事項」と「担当者」を記載してください。
   担当者が明確な決定事項の場合に有効です。
4. 決定事項を、簡潔な文章で要約してください。
   長文の議事録から、決定事項だけを抽出して短くまとめたい場合に適しています。

2. アクションアイテムとの分離

決定事項と、それに基づいて実施されるべきアクションアイテム(誰が何をいつまでに行うか)は、しばしば混同されがちです。これらを明確に区別して抽出させる指示が有効です。

1. 会議の決定事項と、アクションアイテム(担当者、期限を含む)をそれぞれ別のリストで抽出してください。
   決定事項と、それに対応するタスクを明確に分けられます。
2. 決定事項のみを抽出し、アクションアイテムは含めないでください。
   決定事項だけを確認したい場合に、アクションアイテムの情報を除外します。
3. 決定事項をリストアップした後、それに基づいて誰が何をいつまでに行うかのタスクを抽出してください。
   決定事項の実行に必要なタスクを、順を追って整理させます。

3. 特定のキーワードや文脈の指定

会議の内容によっては、「決定事項」という言葉が直接使われていない場合があります。そのような場合は、決定事項を示唆するキーワードや文脈を指定することで、Copilotの認識精度を高めることができます。

1. 「～を決定しました」「～に合意しました」「～を実施します」といった表現を含む発言から、決定事項を抽出してください。
   決定を示す一般的なフレーズを指定します。
2. 会議の最後にまとめられた合意事項を抽出してください。
   会議の終盤で集約された結論を求めます。
3. 「次回の会議までに～を完了させる」というような、具体的なタスク決定に関する発言を決定事項として抽出してください。
   タスクの決定を、決定事項とみなす指示です。

より高度な指示:文脈を理解させた抽出

Copilotは高度な自然言語処理能力を持っているため、より複雑な指示も理解できます。会議の内容をある程度把握している前提で、より的確な指示を出すことも可能です。

1. 今回の会議で、〇〇プロジェクトの予算承認について決定された事項を抽出してください。
   特定の議題やプロジェクトに絞って決定事項を抽出します。
2. 〇〇さんが提案した△△案について、議論の結果どのような決定がなされたかを抽出してください。
   特定の提案や議論の結論に焦点を当てます。
3. 会議の議事録全体を分析し、最も重要な決定事項を3つに絞って提示してください。
   重要度を判断させ、上位の決定事項のみを抽出させます。

Copilotの指示(プロンプト)と出力結果の確認

Copilotに指示を出した後、出力された結果を必ず確認することが重要です。AIは完璧ではないため、意図した通りの結果が得られない場合もあります。

出力結果の確認ポイント

Copilotが出力した決定事項リストを確認する際には、以下の点に注意しましょう。

1. 決定事項の網羅性: 会議で実際に決定された事項がすべて含まれているかを確認します。
2. 決定事項の正確性: 抽出された内容が、会議での決定と一致しているかを確認します。議論の途中の意見や、決定に至らなかった事項が含まれていないか注意が必要です。
3. フォーマットの適切性: 指定したフォーマット(箇条書き、表など)で正しく出力されているかを確認します。
4. アクションアイテムとの区別: 決定事項とアクションアイテムが明確に分離されているか、あるいは混同されていないかを確認します。

期待通りの結果が得られない場合の対処法

Copilotの出力が期待通りでなかった場合、以下の方法で改善を試みることができます。

1. 指示(プロンプト)の修正: より具体的で明確な指示に修正します。例えば、「決定事項のみを抽出して」という指示に、「議論の途中の意見は含めないでください」といった制約条件を追加します。
2. 指示(プロンプト)の再試行: 同じ指示でも、AIの応答は時々変動します。何度か試すことで、より良い結果が得られることがあります。
3. 会議の文字起こしデータの確認: Copilotは会議の文字起こしデータを基に情報を抽出します。文字起こしの精度が低い場合、Copilotの出力も影響を受けます。文字起こしデータに誤りがないか確認し、必要であれば修正を検討します。
4. 指示(プロンプト)の追加: 「〇〇について決定された事項はありますか?」のように、特定の論点について追加で質問を投げかけることも有効です。

新しいTeams(v2)と従来TeamsでのCopilot利用の違い

Microsoft Teamsは、新しいTeams(v2)への移行が進んでいます。Copilotの利用体験において、新しいTeamsと従来Teamsで大きな機能差はありません。

Copilotは、Teamsのバックエンドで動作するAIサービスであり、Teamsのクライアントインターフェースが更新されても、その基本的な機能は維持されます。会議の録画や文字起こしデータへのアクセス、そしてそれらを利用した情報抽出能力は、新しいTeamsでも同様に利用可能です。

ただし、新しいTeamsではUI(ユーザーインターフェース)が刷新されており、Copilotとの対話画面や会議画面の配置が若干異なる場合があります。Copilotへの指示(プロンプト)の入力方法や、回答の表示方法などが、より洗練されている可能性があります。

Copilot利用における組織ポリシーとテナント設定の重要性

Copilotの利用は、組織のIT管理者による設定に依存します。Copilotが有効化されていない、または特定のユーザーにライセンスが付与されていない場合、Teams会議でCopilot機能を利用できません。

また、組織によっては、会議の録画や文字起こしに関するポリシーが設定されている場合があります。これらの設定により、Copilotが利用できる会議の種類や、アクセスできる情報が制限される可能性があります。

CopilotがTeams会議で利用できない場合は、まず組織のIT管理者に問い合わせ、Copilotのライセンス状況や、会議録画・文字起こしに関するポリシーを確認してください。

Mac版・モバイル版・Web版TeamsでのCopilot利用

Microsoft Copilotは、Teamsのプラットフォーム全体で一貫した体験を提供することを目指しています。そのため、Windows版、Mac版、モバイル版(iOS、Android)、およびWeb版Teamsのいずれからでも、Copilotの機能を利用できます。

会議の録画や文字起こしデータがあれば、どのデバイス・プラットフォームからでもCopilotに指示を出し、決定事項を抽出させることが可能です。ただし、デバイスの画面サイズやOSの違いにより、Copilotの応答画面の表示や操作感が若干異なる場合があります。

基本的な指示の出し方や、期待される結果は、どのプラットフォームから利用しても同じです。

まとめ

Microsoft Copilotを活用することで、Teams会議後の決定事項の抽出作業を大幅に効率化できます。この記事で紹介した具体的な指示(プロンプト)の書き方を参考に、Copilotに決定事項だけを正確に抽出させましょう。

まずは、会議の議事録を要約し、決定事項を箇条書きで抽出させる指示から試してみてください。慣れてきたら、出力フォーマットの指定や、アクションアイテムとの分離といった、より高度な指示に挑戦してみましょう。Copilotを使いこなせば、会議から得られる情報を最大限に活用できます。