【Teams】Copilotで特定チャネル履歴だけを検索対象に含める指示の書き方

Microsoft Teams会議中に、Copilotへ質問する際に特定のチャネルの会話履歴だけを検索対象にしたい、と思ったことはありませんか。

Copilotは、会議中の発言やTeamsのチャット履歴を基に回答を生成しますが、デフォルトでは関連する全ての情報が検索対象となります。

しかし、特定のプロジェクトや話題に関する議論が集中しているチャネルの履歴だけを参照させたい場合があるはずです。

この記事では、Microsoft Teams会議でCopilotに対し、特定のチャネルの履歴のみを検索対象とするよう指示する具体的な方法を解説します。

これにより、より的確で絞り込んだ情報をCopilotから得られるようになります。

Copilotが参照する情報源の仕組み

Microsoft TeamsのCopilotは、会議中の会話、Teamsチャット、そして関連するドキュメントなど、多岐にわたる情報を基に回答を生成します。

通常、Copilotはユーザーからの質問に対して、最も関連性が高いと判断した情報を自動的に検索・参照します。この情報源には、参加している会議の会話内容、個別のチャット、グループチャット、そして組織内で共有されているドキュメントなどが含まれます。

しかし、この自動検索では、意図しない情報や、ノイズとなる情報まで拾ってしまうことがあります。特に、様々なトピックが混在する大規模な会議や、多くのチャネルに参加している場合に、この傾向は顕著になります。

そのため、Copilotの回答の精度を高めるためには、検索対象を意図的に絞り込むことが有効な手段となります。特定のチャネルの履歴に限定することで、より焦点を絞った、的確な情報を引き出すことが期待できます。

この機能は、主に会議中にCopilotへ指示を出す際に活用されます。会議の参加者全員が同じチャネルの情報を参照している状況であれば、そのチャネルの履歴だけをCopilotに質問することで、全員が共通認識を持つべき情報を効率的に共有できます。

特定チャネル履歴のみを検索対象にする指示手順

Microsoft Teams会議中にCopilotへ、特定のチャネルの履歴だけを参照させるための指示は、非常にシンプルです。

Copilotに質問する際のプロンプト(指示文)の冒頭に、検索対象としたいチャネル名を明記するだけで、Copilotはその指示を認識し、指定されたチャネルの履歴のみを検索対象として回答を生成します。

以下に具体的な手順を示します。

1. Copilotパネルを開く
   Teams会議中に、画面上部または下部にあるCopilotアイコンをクリックして、Copilotパネルを開きます。
2. 指示文を作成する
   Copilotパネル内のテキスト入力欄に、質問内容を入力します。この際、質問の前に検索対象としたいチャネル名を指定します。例えば、「〇〇プロジェクトチャネルの履歴を参照して、前回の会議で決定したアクションアイテムは何でしたか?」のように記述します。
3. 送信する
   指示文を入力し終えたら、送信ボタン(通常は紙飛行機アイコン)をクリックします。

Copilotは、この指示を受け取ると、指定されたチャネルの過去の会話履歴の中から、質問内容に関連する情報を検索し、回答を生成します。

指示するチャネル名の注意点

Copilotに特定チャネルの履歴を参照させる際、最も重要なのはチャネル名を正確に指定することです。Teams上のチャネル名と完全に一致しない場合、Copilotはチャネルを正しく認識できず、意図した結果を得られない可能性があります。

例えば、チャネル名が「プロジェクトAに関する議論」である場合、「プロジェクトA」とだけ指定したり、「プロジェクトAのチャット」のように補足情報を付け加えたりすると、Copilotが認識できないことがあります。必ず、Teams上で表示されている通りの正式名称を使用してください。

複数チャネルを検索対象にする方法

複数のチャネルの履歴をまとめて検索対象にしたい場合も、指示文にチャネル名を列挙することで対応できます。

指示文の冒頭で、「〇〇チャネルと△△チャネルの履歴を参照して、これまでの進捗についてまとめてください」のように、「と」やカンマ(、)を使用して複数のチャネル名を指定します。

Copilotは、指定された複数のチャネルを横断して情報を検索し、統合した回答を生成しようと試みます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)と従来TeamsのCopilot機能における、特定チャネル履歴を検索対象とする指示方法に、基本的な違いはありません。

Copilotへの指示は、どちらのバージョンでも、会議中のCopilotパネルからテキストで入力する形式が採用されています。

ただし、新しいTeams(v2)では、UIの変更や一部機能の統合が行われています。Copilotパネルの表示位置や、アイコンのデザインなどが若干異なる場合がありますが、指示文の書き方自体に変更はありません。

組織によっては、新しいTeamsへの移行が段階的に行われているため、利用しているバージョンによって見た目が異なる可能性があります。しかし、Copilotへの指示の基本ロジックは共通しています。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Copilotの機能は、Teams会議だけでなく、Outlookでも利用可能です。ただし、Teams会議での特定チャネル履歴の検索対象指定と、OutlookでのCopilot利用は、文脈が異なります。

OutlookのCopilotは、主にメールの作成支援、メールの要約、会議の議事録作成などに活用されます。Teamsのチャネル履歴を参照する機能は、OutlookのCopilotには直接的には搭載されていません。

OutlookのCopilotが参照する情報は、主にそのユーザーのメールボックス、カレンダー、および共有されているドキュメントなどです。

したがって、OutlookでCopilotを利用する際には、Teams会議のように特定の「チャネル」を指定して履歴を検索する、という操作はできません。OutlookのCopilotは、メールや会議に関するコンテキストに基づいて動作します。

新しいOutlookと従来Outlookでは、UIや一部機能に違いがありますが、Copilotの基本的な利用方法や参照する情報源の考え方に、この点での大きな違いはありません。

Copilotで特定チャネル履歴が検索されない場合の確認事項

Copilotに特定チャネルの履歴を参照するように指示しても、期待通りの回答が得られない場合があります。そのような場合は、以下の点を確認してください。

チャネル名の誤り

最も一般的な原因は、指示したチャネル名がTeams上の正式名称と一致していないことです。

1. Teamsでチャネル名を確認する
   Teams会議の画面、またはTeamsアプリ本体で、検索対象にしたいチャネルの正確な名称を確認します。
2. 指示文を修正する
   確認した正式名称で、Copilotへの指示文を修正し、再度送信します。

Copilotのアクセス権限

Copilotが特定のチャネルの履歴にアクセスするには、そのチャネルへの閲覧権限が必要です。

1. チャネルのプライバシー設定を確認する
   一般的に、会議の参加者は、自身が所属しているチャネルの履歴にはアクセスできます。しかし、プライベートチャネルや、アクセス権限が厳密に管理されているチャネルの場合、会議の参加者であっても、そのチャネルの履歴をCopilotが参照できない可能性があります。
2. 管理者への確認
   もし、本来アクセスできるはずのチャネルの履歴が参照されない場合は、組織のTeams管理者にご相談ください。Copilotの利用や、チャネルへのアクセス権限設定について、確認が必要な場合があります。

会議とチャネルの関連性

Copilotは、会議のコンテキストと、指示されたチャネルの履歴との関連性を考慮します。

もし、会議の内容と、指定したチャネルの議論内容が大きくかけ離れている場合、Copilotは意図した回答を生成するのが難しくなることがあります。これは、Copilotが「関連性の高い情報」を優先的に参照しようとするためです。

会議の議題と密接に関連するチャネルを指定することで、より精度の高い回答を得やすくなります。

Copilotの処理遅延

Copilotは、リアルタイムで情報を検索・処理するため、一時的なサーバーの負荷やネットワークの遅延によって、指示がすぐに反映されないことがあります。

もし、指示後すぐに回答が得られない場合は、しばらく待ってから再度質問するか、会議を一度終了して再開すると問題が解消されることがあります。

組織ポリシーによる制限

組織によっては、セキュリティポリシーやデータガバナンスの観点から、Copilotが参照できる情報源に制限が設けられている場合があります。

特に、機密性の高い情報が含まれるチャネルや、特定のコンプライアンス要件があるチャネルについては、Copilotからのアクセスが許可されていない可能性があります。

この場合、組織のIT管理者やセキュリティ担当者に、Copilotの利用範囲や、特定のチャネルへのアクセス制限について確認する必要があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Microsoft TeamsのCopilot機能は、Windows版、Mac版、モバイル版(iOS、Android)、およびWeb版で、基本的な操作性や機能は共通しています。

特定チャネルの履歴を検索対象にする指示方法も、どのプラットフォームを利用していても、Copilotパネルにテキストで指示を入力するという点は同じです。

ただし、各プラットフォームのUIデザインや、Copilotパネルの表示位置、操作感には若干の違いがある場合があります。

例えば、モバイル版では画面スペースが限られているため、Copilotパネルの表示や操作がデスクトップ版とは異なることがあります。しかし、指示文の書き方自体に変更はありません。

Web版Teamsも同様に、デスクトップアプリとほぼ同等の機能が提供されていますが、ネイティブアプリと比較して、パフォーマンスや一部の高度な機能で差が出ることがあります。それでも、Copilotへの指示方法においては、大きな違いはありません。

組織のITポリシーによって、利用できるプラットフォームや機能が制限されている場合もありますので、ご自身の環境で利用できる機能をご確認ください。

まとめ

Microsoft Teams会議でCopilotを使用する際、特定のチャネルの履歴だけを検索対象に含める指示は、質問文の冒頭にチャネル名を明記することで実現できます。

これにより、Copilotからの回答の精度が向上し、より的確な情報を効率的に得ることが可能になります。

チャネル名を正確に指定すること、そして必要に応じて複数チャネルを指定することを意識して、Copilotの活用範囲を広げてください。

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