【Teams】Intelligent Meeting Recapで章立てが表示されない時のTranscript有効化手順

Microsoft TeamsのIntelligent Meeting Recapは、会議の議事録作成を自動化する便利な機能です。会議の要約やアクションアイテムの抽出だけでなく、最近では「章立て」機能も追加されました。この章立て機能は、会議の transcript(文字起こし)に基づいて自動的に作成されます。しかし、この便利な章立てが表示されないという声も聞かれます。会議の transcript が有効になっていないことが原因で、章立て機能が利用できない場合があります。この記事では、Intelligent Meeting Recapで章立てが表示されない場合に、transcript を有効にするための具体的な手順を解説します。この手順で、会議の transcript を正しく設定し、Intelligent Meeting Recapの全機能を活用できるようになります。

Teams会議の transcript は、会議の内容をテキスト化し、後から検索・確認できるようにする機能です。Intelligent Meeting Recapの章立て機能は、この transcript の内容を解析して自動生成されます。そのため、transcript が無効な状態では、章立てはもちろん、要約やアクションアイテムの抽出も正しく機能しません。管理者設定や会議の開始時の設定が原因で transcript が無効になっている可能性があります。ここでは、transcript を有効にするための具体的な設定方法を、ユーザー側と管理者側の両方の視点から解説します。

Teams会議の transcript がIntelligent Meeting Recapの章立てに不可欠な理由

Microsoft TeamsのIntelligent Meeting Recapは、AIを活用して会議の議事録作成を効率化する機能群です。その中でも、最近追加された「章立て」機能は、会議の transcript(文字起こし)を基に、話された内容を自動的にセクション分けし、参加者が関心のある部分に素早くアクセスできるようにします。この章立て機能は、会議の transcript が存在しないと生成できません。 transcript は、会議中の発言をリアルタイムまたは会議終了後にテキストデータとして記録するものです。このテキストデータがなければ、AIは会議の内容を理解し、章立てを自動作成することができないのです。したがって、Intelligent Meeting Recapで章立てが表示されない場合、最も可能性が高い原因は transcript が有効になっていないことです。transcript が有効になっていないと、章立てだけでなく、要約やアクションアイテムの抽出といった他のIntelligent Meeting Recapの機能も正しく動作しないことがあります。

会議の transcript を有効にするためのユーザー側設定手順

Intelligent Meeting Recapの章立て機能を利用するには、会議の transcript が作成されている必要があります。transcript は、会議の主催者が会議オプションで設定することで有効になります。会議の主催者でない場合でも、会議が開始される前に transcript が有効になっているか確認することは可能です。しかし、基本的には会議の主催者が transcript の作成を許可する必要があります。以下に、会議の主催者が transcript を有効にするための手順を示します。

1. Teams会議をスケジュールする
   Microsoft Teamsの予定表から、新しい会議をスケジュールします。会議のタイトル、参加者、日時を設定してください。
2. 会議オプションを開く
   会議のスケジュール画面で、「会議オプション」をクリックします。これにより、会議固有の設定画面が開きます。
3. 「記録と文字起こし」の設定を変更する
   会議オプション画面が表示されたら、「記録と文字起こし」という項目を探します。この項目には、「会議の記録と文字起こしを行う」といった選択肢があります。
4. 「会議の記録と文字起こしを行う」をオンにする
   このオプションを「オン」に設定してください。これにより、会議中に録画ボタンを押すと、 transcript も同時に作成されるようになります。
5. 設定を保存する
   変更が完了したら、「保存」ボタンをクリックして設定を保存します。

この設定を行うことで、会議中に「記録」ボタンを押した際に、 transcript も自動的に作成されるようになります。Intelligent Meeting Recapは、この transcript を利用して章立てを生成します。会議の参加者権限によっては、会議の主催者でなくても transcript の作成を許可できる場合があります。しかし、通常は主催者がこの設定を行います。

録画せずに transcript だけを作成する場合

会議の transcript だけを作成し、ビデオ録画は行いたくない場合もあります。そのような場合でも、Teamsでは transcript の作成が可能です。ただし、この設定は会議の主催者が行う必要があります。会議オプションで「記録と文字起こしを行う」をオンにした場合、会議中に「記録」ボタンを押すと、ビデオ録画と transcript の両方が作成されます。 transcript のみを作成したい場合は、会議の主催者がTeams管理センターで「会議の記録」の設定を「 transcript のみ」にすることも可能です。しかし、これは管理者権限が必要です。ユーザー側でできることとしては、会議オプションで「記録と文字起こしを行う」をオンにしておくことです。会議中に「記録」ボタンを押すと、ビデオと transcript が作成されます。会議終了後、 transcript だけを共有したい場合は、録画されたビデオから transcript を抽出・共有することも可能です。

Teams管理者が組織全体で transcript を有効にする手順

ユーザー側で会議オプションを設定しても transcript が作成されない場合、または組織全体で transcript の利用を許可したい場合は、Teams管理者が組織全体のポリシー設定を確認・変更する必要があります。Teams管理者は、Azure Active Directory(Azure AD)と連携したMicrosoft 365管理センターを通じて、Teamsの各種設定を管理できます。 transcript の作成と利用には、いくつかの設定項目が関連しています。これらが適切に設定されていないと、ユーザーが会議オプションで transcript を有効にしても機能しません。以下に、Teams管理者が組織全体で transcript を有効にするための手順を示します。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   Teams管理者アカウントでMicrosoft 365管理センターにサインインします。
2. Teams管理センターに移動する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから、「すべて表示」を展開し、「Teams」を選択してTeams管理センターを開きます。
3. 会議ポリシー設定を確認する
   Teams管理センターで、「会議」>「会議ポリシー」に移動します。
4. 関連するポリシーを選択する
   組織内のユーザーに適用されている会議ポリシーを選択します。通常は「グローバル(組織全体)」ポリシーが適用されますが、特定のユーザーグループにカスタムポリシーが適用されている場合もあります。
5. 「記録と文字起こし」設定を確認する
   ポリシー設定画面で、「記録と文字起こし」という項目を探します。
6. 「会議の記録と文字起こしを行う」を「オン」にする
   この設定が「オフ」になっている場合は、「オン」に変更します。これにより、組織内のユーザーは会議で transcript を作成できるようになります。
7. 「自動文字起こし」設定を確認する
   さらに、 transcript の自動生成を許可するには、「自動文字起こし」の設定も確認します。これが「オフ」になっていると、手動で録画ボタンを押しても transcript が作成されません。
8. 「自動文字起こし」を「オン」にする
   「自動文字起こし」を「オン」に設定します。これにより、会議開始時に自動的に transcript の作成が開始されるようになります。
9. 設定を保存する
   変更を保存します。設定が組織全体に反映されるまで、しばらく時間がかかる場合があります。

また、Azure AD(Azure Active Directory)のライセンス設定も transcript の利用に関係する場合があります。Microsoft 365の特定のライセンス(例: Microsoft 365 E3、E5、Business Premiumなど)には、Teamsの高度な機能が含まれています。 transcript 作成機能が利用できない場合、ライセンスが transcript 作成に対応しているか確認することも重要です。

Intelligent Meeting Recapの章立て機能が使えないその他の原因と対処法

Teams会議の transcript が有効になっているにも関わらず、Intelligent Meeting Recapで章立てが表示されない場合、他の原因が考えられます。これらの原因に対処することで、問題が解決する可能性があります。

会議の transcript が完了していない

会議が終了した直後には、 transcript の処理が完了していない場合があります。特に長時間の会議や、参加者が多い会議では、 transcript の生成に時間がかかることがあります。会議終了後、しばらく待ってから Intelligent Meeting Recapを確認してください。

Teamsクライアントのキャッシュ問題

TeamsのデスクトップクライアントやWebアプリには、一時ファイルやキャッシュが保存されます。これらのキャッシュが破損していると、 Intelligent Meeting Recapの表示に問題が生じることがあります。Teamsクライアントのキャッシュをクリアすることで、問題が解決する場合があります。

Teamsクライアントのキャッシュクリア手順(Windows版):

1. Teamsを完全に終了する
   タスクバーの通知領域にあるTeamsアイコンを右クリックし、「終了」を選択します。
2. エクスプローラーを開く
   Windowsのエクスプローラーを開きます。
3. キャッシュフォルダに移動する
   アドレスバーに「 %appdata%\Microsoft\Teams 」と入力してEnterキーを押します。
4. キャッシュ関連フォルダを削除する
   開いたフォルダの中から、以下のフォルダを削除します(フォルダごと削除してください)。
   • Cache
   • blob_storage
   • databases
   • GPUCache
   • IndexedDB
   • Local Storage
   • tmp
5. Teamsを再起動する
   再度Teamsを起動し、会議の Intelligent Meeting Recapを確認してください。

Intelligent Meeting Recapの処理遅延

Microsoft側のサーバー処理に遅延が発生している可能性も考えられます。これは一時的な問題であることが多く、時間をおいて再度確認することで解決することがあります。Microsoft 365のサービス正常性ダッシュボードを確認し、Teamsに関連する既知の問題がないか調べることも有効です。

会議の録画設定と transcript の依存関係

一部の古いTeamsバージョンや特定のテナント設定では、 transcript の作成が会議の録画と密接に関連している場合があります。会議オプションで「記録と文字起こしを行う」がオンになっていても、実際には録画が開始されないと transcript も作成されない、という挙動を示すことがあります。会議中に手動で「記録」ボタンを押して録画を開始し、会議終了後に transcript が作成されるか確認してください。

ライセンスの問題

Teamsの transcript 機能やIntelligent Meeting Recap機能は、特定のMicrosoft 365ライセンスが必要です。例えば、Microsoft 365 Business Basicライセンスでは、 transcript 作成機能が利用できない場合があります。組織のIT管理者またはヘルプデスクに、利用しているライセンスで transcript 機能が有効になっているか確認してください。一般的に、Microsoft 365 E3、E5、Business Premiumなどのライセンスでは、これらの機能が利用可能です。

会議の種類による制限

一部の特殊な会議(例: ゲスト参加者が多い会議、匿名参加者がいる会議など)では、 transcript の作成に制限がかかる場合があります。会議の参加者がすべて組織内のユーザーであるか、または特定の認証プロセスを経ているかを確認してください。

macOS・モバイル版Teamsでの transcript 設定の違い

今回解説した transcript の有効化手順は、主にWindows版Teamsを基準としています。macOS版Teamsやモバイル版Teams(iOS・Android)でも、基本的な transcript の作成・利用方法は同じですが、一部操作方法やUIに違いがあります。

macOS版Teams

macOS版Teamsでも、会議のスケジュール設定や会議オプションでの transcript 設定手順は、Windows版とほぼ同じです。会議オプションへのアクセス方法やUIの配置は、OSの違いによる若干の差はありますが、機能自体は共通しています。管理者がTeams管理センターで設定する内容も、OSに依存しません。

モバイル版Teams(iOS・Android)

モバイル版Teamsでは、会議のスケジュール設定や会議オプションへのアクセス方法がデスクトップ版とは異なります。通常、会議のスケジュール画面で「会議オプション」を探すか、会議中にオプションメニューからアクセスします。ただし、モバイル版では一部の高度な設定(例: transcript の自動生成設定など)は、デスクトップ版またはWeb版から行う必要がある場合があります。会議の録画や transcript の作成は、モバイルアプリから開始できますが、その設定自体は会議の主催者が事前にデスクトップ版で行っていることが前提となります。

Intelligent Meeting Recapの章立て機能の表示についても、デスクトップ版Teamsで最適に表示されることが期待されます。モバイル版でも transcript の内容は確認できますが、章立ての表示や操作性はデスクトップ版の方が優れている傾向があります。

まとめ

Microsoft TeamsのIntelligent Meeting Recapで章立てが表示されない問題は、会議の transcript が有効になっていないことが主な原因です。この記事では、会議の主催者が会議オプションで transcript を有効にする手順、およびTeams管理者が組織全体で transcript 作成を許可するための設定手順を解説しました。また、 transcript が有効でも問題が解決しない場合のキャッシュクリアやライセンス確認といった対処法も紹介しました。これらの手順を試すことで、Intelligent Meeting Recapの章立て機能を正しく利用できるようになります。今後は、会議のスケジュール時に transcript の有効化を習慣づけ、会議の議事録作成をさらに効率化しましょう。

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