【Word】Wordで社内文書の承認コメントだけ印刷されない時の文書レイアウト修正

社内の承認プロセスでは、Word文書にコメントを付けてやり取りすることがよくあります。しかし、いざ印刷しようとすると、承認者が残したコメントだけが印刷されず、本文だけが出力されてしまうことがあります。この問題は、印刷設定や文書のプロパティ、Officeのバージョンなど複数の要因が絡むため、原因を一つずつ切り分ける必要があります。この記事では、Wordで承認コメントが印刷されない場合に確認すべき手順を、具体的な設定画面の操作を交えて解説します。

承認コメントが印刷されない主な原因

コメントが印刷されない原因は、大きく分けて次の3つに分類できます。一つ目はWordの印刷設定で「コメントを印刷する」がオフになっているケースです。二つ目は文書の変更履歴が有効で、その設定が「コメントのみ」ではなく「変更履歴全体」になっているためにコメントが埋もれてしまうケースです。三つ目はプリンタードライバーやPDF変換時の処理でコメントが無視されるケースです。それぞれの原因に応じて、適切な対処が必要です。

印刷設定の誤り

Wordでは、コメントの印刷有無を個別に指定できます。この設定が無効になっていると、コメントだけが印刷されません。また、変更履歴とコメントをまとめて印刷する設定になっている場合、変更履歴が大量にあるとコメントが見えにくくなることもあります。

変更履歴との混在

承認コメントは多くの場合、変更履歴の一部として管理されています。文書に変更履歴が多数含まれていると、コメントだけを選択して印刷するオプションが機能しないことがあります。特に、変更履歴の表示が「すべての変更履歴」に設定されていると、印刷プレビューでもコメントが吹き出しとして表示されない場合があります。

プリンタードライバーやソフトウェアの制限

一部のプリンタードライバーやPDF変換ソフト(例:Adobe Acrobatなど)は、Wordのコメント情報を正しく解釈できず、印刷時にコメントを省略することがあります。特に、ネットワークプリンターで古いドライバーを使用している場合に発生しやすいトラブルです。

コメントの印刷設定を確認する手順

以下の手順で、Wordの印刷設定を一つずつ確認してください。作業中に文書が破損しないよう、最初に文書のバックアップを取ってから操作することを推奨します。

1. 対象のWord文書を開き、リボンの「ファイル」タブをクリックします。
2. メニューから「オプション」を選択し、Wordのオプション画面を開きます。
3. 左側の「表示」タブをクリックし、右側の「印刷オプション」セクションまでスクロールします。
4. 「コメントを印刷する」にチェックが入っていることを確認します。チェックがない場合はオンにしてください。
5. 同じ画面の「印刷時の表示」プルダウンが「コメントと変更履歴」または「コメントのみ」になっていることを確認します。「変更履歴のみ」になっているとコメントが印刷されません。
6. 設定を反映するため「OK」をクリックし、改めて「ファイル」→「印刷」で印刷プレビューを確認します。

上記の手順で問題が解決しない場合は、文書の変更履歴の表示設定も確認してください。リボンの「校閲」タブにある「変更履歴の表示」で、「すべての変更履歴」ではなく「コメント」を選択してから印刷を試みてください。

印刷プレビューでの確認とトラブルシューティング

印刷設定を変更してもコメントが表示されない場合、印刷プレビューで詳細を確認します。プレビュー画面の右上にある「設定」の下にある「ページの設定」リンクから、用紙や余白の設定も見直しましょう。また、Wordのバージョンによっては、コメントの印刷設定が「ファイル」→「印刷」画面の「設定」内に直接表示されることもあります。以下の表に、設定と印刷結果の関係をまとめました。

設定項目	設定値	コメントの印刷結果
「コメントを印刷する」チェック	オン	コメントが吹き出しとして印刷される
「コメントを印刷する」チェック	オフ	コメントは印刷されない
「印刷時の表示」プルダウン	コメントと変更履歴	変更履歴とコメントが両方印刷される
「印刷時の表示」プルダウン	コメントのみ	コメントのみ印刷され、変更履歴は印刷されない
「印刷時の表示」プルダウン	変更履歴のみ	コメントは印刷されず、変更履歴のみ印刷される
変更履歴の表示(校閲タブ)	すべての変更履歴	印刷設定に応じて表示されるが、コメントが埋もれる可能性あり

プレビューでコメントが表示されない場合、まずはプリンターのプロパティで「グラフィックス」や「テキストとして印刷」といったオプションが影響していないか確認してください。また、一度文書をPDFに変換してから印刷してみるのも有効です。PDF変換時にコメントを含める設定が可能な場合は、それを有効にしてください。

変更履歴とコメントの印刷に関する注意点

社内文書では、承認者が変更履歴を残さずにコメントだけを付ける場合と、変更履歴とコメントを両方使う場合があります。特に、変更履歴が大量にある文書では、コメントだけを印刷しようとしても、印刷設定で「コメントのみ」を選んでも変更履歴の吹き出しが優先されることがあります。このような場合は、一度文書の変更履歴を承認して(確定して)からコメントを印刷すると、目的のコメントだけを出力できるようになります。

また、Wordのバージョンによっては、コメントの印刷位置が用紙の端に配置されるため、余白が狭いと印刷されないこともあります。印刷プレビューでコメントが確認できる場合は、余白を広げるか、コメントをインライン表示に変更してみてください。インライン表示への切り替えは、「校閲」タブの「コメントの表示」で行えます。

それでも解決しない場合の管理者への確認事項

会社のPCでは、グループポリシーやレジストリ設定によってWordの印刷オプションが制限されていることがあります。特に、セキュリティポリシーで「コメントの印刷を禁止」する設定が有効になっていると、ユーザー側で設定を変更しても反映されません。以下の情報を整理して、IT管理者に問い合わせてください。

• 発生している現象:特定の文書だけか、すべての文書でコメントが印刷されないか。
• Wordのバージョン(例:Microsoft 365 Apps for enterprise、Word 2019など)とOSのバージョン。
• 使用しているプリンターの機種とドライバーのバージョン。
• グループポリシーの設定確認:管理者は「ユーザーの構成」→「管理用テンプレート」→「Microsoft Word 2016」→「印刷」のポリシーをチェックしてください。
• レジストリキー:HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Word\Printing に印刷制限の値がないか確認。

なお、急ぎの場合は、コメントを含まない形で文書を印刷し、別途コメントのみをリスト形式で出力する方法もあります。コメントリストの印刷は、「校閲」タブの「コメント」グループにある「コメントの一覧表示」から行えます。

よくある質問(Q&A)

Q1. コメントが印刷されないが、変更履歴は印刷されるのはなぜですか?
A. 印刷設定の「印刷時の表示」が「変更履歴のみ」になっている可能性があります。「コメントのみ」または「コメントと変更履歴」に変更してください。

Q2. 承認コメントが吹き出しで表示されず、本文中に埋め込まれて印刷されるのはなぜですか?
A. コメントの表示方法が「インライン」に設定されている可能性があります。「校閲」タブの「コメントの表示」で「吹き出し」を選択してください。ただし、印刷設定で「コメントを印刷する」がオンでも、吹き出しがオフだとコメントが印刷されない場合があります。

Q3. Word Onlineでコメントを追加した場合、印刷できますか?
A. Word Onlineでは、印刷機能が限られており、コメントを含めた印刷はサポートされていません。デスクトップ版のWordで開き直してから印刷してください。

Q4. PDFに変換するとコメントが消えてしまいます。どうすればいいですか?
A. PDF変換時にコメントを含めるオプションを有効にしてください。Wordの「ファイル」→「エクスポート」→「PDF/XPSの作成」で、オプションボタンをクリックし、「文書のプロパティを含める」や「コメントを含める」にチェックを入れます。ただし、Adobe Acrobatなどのサードパーティ製ツールを使う場合は、設定を別途確認する必要があります。

まとめ

Wordで承認コメントが印刷されない場合、最初に確認すべきは「コメントを印刷する」チェックと「印刷時の表示」設定です。これらを適切に設定しても改善しない場合は、変更履歴とコメントの混在、プリンタードライバーやPDF変換の影響を疑ってください。会社PCではグループポリシーによる制限も考慮し、管理者に設定の確認を依頼しましょう。コメントの印刷は、文書のレビュー状況を紙で共有する際に重要な機能です。本記事の手順を参考に、スムーズな印刷を実現してください。

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