【Word】登録した定型文を別PCへ移す方法|保存先テンプレートと読み込み

Wordの定型文は、文章を入れた.docxを新しいPCへコピーするだけでは、定型句の一覧に移りません。登録した部品はテンプレートに保存されるため、まず実際の保存先を確認します。

ここではWindowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）で、旧PCの必要な定型文を別PCへ持ち運ぶ方法を扱います。移行先のNormal.dotmを丸ごと置き換える前に、専用テンプレートへまとめる方法を選ぶと、移行先の既存設定を残しやすくなります。

1. 登録先を調べ、移行前のコピーを残す

旧PCで「挿入」→「クイックパーツ」→「文書パーツオーガナイザー」を開き、必要な部品の名前・ギャラリー・分類・保存先を控えます。定型句はNormal.dotmに限らず、Building Blocks.dotxや独自のテンプレートに保存されている場合があります。決め打ちしたファイルをコピーする前に、一覧の保存先を見てください。

テンプレートには定型文以外のスタイルやマクロ、ショートカットなども入れられます。Normal.dotmの上書きは、移行先で使っていた設定を失う原因になります。旧PCと移行先の両方でWordを閉じ、関係するテンプレートを別フォルダーへコピーしてから作業します。保存確認が出ているWordを残したままコピーしないでください。

2. 必要な定型文を専用テンプレートへまとめる

1. 旧PCで白紙の文書を作り、「名前を付けて保存」で種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」にして、「移行用定型文.dotx」などの別名で保存します。
2. 「ファイル」→「開く」から、その.dotx自体を開きます。テンプレートから新しい文書を作る操作と区別してください。
3. 移したい定型文を一つ挿入し、本文・画像・フィールド・段落の範囲を確かめます。
4. その範囲を選び、クイックパーツからギャラリーへ保存します。登録画面の保存先で、今開いている「移行用定型文.dotx」を明示的に選びます。名前、分類、ギャラリーも控えた内容に合わせます。
5. 必要な部品ごとに挿入と登録を繰り返します。移行用テンプレートへ保存されたことをオーガナイザーで確認し、テンプレートを保存してWordを終了します。
6. 完成した.dotxをUSBや利用を許可された共有場所で移行先へコピーします。移行前のテンプレートは削除せず残します。

テンプレートの本文に文章を並べただけでは、定型句の登録一覧は増えません。手順4の登録が必要です。もともと必要な部品だけが入った独自テンプレートがある場合は、それをコピーすればよく、まとめ直す必要はありません。

3. 移行先で読み込み、再起動後も使えるようにする

移行先のWordで「ファイル」→「オプション」→「アドイン」を開き、管理欄のWordアドインから設定画面を開きます。「テンプレート」タブのアドイン一覧へコピーした.dotxを追加し、読み込みます。部品の登録名を探し、白紙の文書へ一つずつ挿入してください。

この方法で手動読み込みしたテンプレートは、通常はそのWordの起動中に利用するものです。毎回使う場合は「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」の全般にある「ファイルの場所」で、現在の「スタートアップ」の場所を確認します。Wordを閉じてから専用テンプレートをその場所へ置き、再起動して登録一覧を確認します。フォルダーの場所はPCや組織の設定で異なるため、別PCのパスをそのまま使わないでください。

文章と画像の定型句だけなら、通常はマクロなしの.dotxを使えます。.dotmを持ち込む場合も、定型文の移行のためにすべてのマクロを許可する必要はありません。会社PCで読み込みが管理されている場合は、利用するテンプレートを管理担当者へ伝えます。

4. 移行後に見つからないときの確認表

5. 移行確認が終わるまで旧PCの登録を残す

移行先で、文章だけの部品に加えて表・画像・フィールドを含む部品も試します。番号や日付は挿入先で更新し、書式は普段の文書で確かめます。再起動後の呼び出しまで確認してから移行完了とし、元のテンプレートのバックアップは保管してください。新PCで使えるようになっても、すでに作成済みの文書の内容が自動で差し替わるわけではありません。

📝

Wordトラブル完全解決データベース この記事以外にも、Wordのエラーや不具合の解決策を多数まとめています。困った時の逆引きに活用してください。

📘

超解決 Word検定 あなたのWord実務能力を3分で測定！【1級・2級・3級】