【Word】図表目次を作成する!「図1.1」のような番号付き一覧の自動生成

報告書や論文で図や表に番号を振り、それらの一覧を作成する作業に時間を取られていませんか。手動で番号を振ると、後から図や表を挿入・削除したときに番号がずれて修正が大変です。Wordの「図表目次」機能を使えば、番号付きの一覧を自動で生成でき、番号の管理も自動化できます。この記事では、図表番号の挿入から図表目次の作成までを詳しく解説します。

図表目次を自動生成するための準備と仕組み

図表目次は、文書内の図や表に付けた「図表番号」(キャプション)を自動で収集して一覧にします。Wordはキャプションをフィールドコードとして管理しており、番号は自動的に割り振られます。そのため、手動で番号を入力する必要はありません。準備として、すべての図や表にキャプションを挿入しておくことが必須です。キャプションには「図」「表」などのラベルを選び、番号書式(例:1-1、1.1など)を設定します。また、章番号を含めたい場合は、見出しスタイル(見出し1など)が設定されている必要があります。

図表目次を作成する具体的な手順

ここでは、図表目次を作成する手順をステップごとに説明します。最初に図表番号を挿入し、その後で図表目次を生成します。

手順1: 図や表にキャプションを挿入する

1. キャプションを挿入したい図または表を選択する
   図の場合は画像をクリック、表の場合は表内の任意の場所をクリックします。
2. 「参考資料」タブを開く
   リボンの「参考資料」タブをクリックします。
3. 「図表番号の挿入」をクリックする
   「図表番号」グループにある「図表番号の挿入」ボタンをクリックします。
4. ラベルと番号書式を設定する
   表示されたダイアログボックスで、ラベル(図、表、数式など)を選択します。番号書式は通常「1, 2, 3…」ですが、章番号を含める場合は「番号を含める」にチェックを入れ、見出しスタイルを選びます(例:見出し1)。区切り文字は「ハイフン」や「ピリオド」から選べます。
5. 必要に応じてキャプションのテキストを追加する
   ダイアログの「キャプション」欄に、図や表の説明文を入力します。例:図1.1 売上推移グラフ
6. 「OK」をクリックする
   キャプションが図の下または表の上に挿入されます。同様にすべての図表にキャプションを挿入します。

手順2: 図表目次を挿入する

1. 図表目次を挿入する位置にカーソルを置く
   通常は文書の最初の方(目次の後など)に挿入します。
2. 「参考資料」タブを開く
   リボンの「参考資料」タブをクリックします。
3. 「図表目次の挿入」をクリックする
   「図表番号」グループにある「図表目次の挿入」ボタンをクリックします。
4. 図表目次の書式を設定する
   表示されたダイアログで、以下の設定を行います。
   • 「図表番号を含める」のチェックが入っていることを確認します。
   • 「ラベルの番号を含める」にチェックを入れると「図1.1」のように表示されます。
   • 「タブリーダー」で、目次の項目とページ番号の間の線の種類を選べます(点線など)。
   • 「書式」で「テンプレートから」を選ぶと、Wordの標準的な書式が適用されます。
5. 「OK」をクリックする
   図表目次が挿入されます。各項目には図表番号とキャプションのテキスト、ページ番号が表示されます。

手順3: 図表目次を更新する

図や表を追加・削除したり、キャプションを変更した場合は、図表目次を更新する必要があります。

1. 図表目次を右クリックする
   図表目次の領域内で右クリックします。
2. 「フィールドの更新」を選択する
   表示されたメニューから「フィールドの更新」をクリックします。
3. 更新範囲を選ぶ
   「選択したフィールドだけを更新する」か「文書全体のフィールドを更新する」かを選びます。通常は「文書全体のフィールドを更新する」で問題ありません。
4. 「OK」をクリックする
   図表目次が最新の状態に更新されます。

図表目次作成時の注意点とよくあるトラブル

キャプションが目次に反映されない

キャプションに手動で番号を入力していると、図表目次に反映されません。必ず「図表番号の挿入」機能を使って自動番号を付けてください。また、キャプションのスタイルは標準の「キャプション」スタイルが使われますが、このスタイルを変更すると目次の書式にも影響します。

図表目次の番号がずれる

図表番号は自動で管理されますが、図表目次自体は挿入時点の情報で固定されます。新しい図表を追加したら必ず図表目次を更新してください。更新を忘れると番号やページがずれたままになります。

章番号を含む番号が正しく表示されない

「図1.1」のように章番号を含めるには、文書の見出しに「見出し1」スタイルが適用されている必要があります。また、キャプションのダイアログで「番号を含める」にチェックを入れ、見出しスタイルを正しく選択してください。見出しが複数レベルある場合は、最初のレベル(通常は見出し1)を選びます。

図表目次の書式を変更したい

図表目次の書式は、挿入時にダイアログで設定できますが、後から変更するには図表目次を右クリックして「フィールドの編集」を選び、再度ダイアログを開きます。また、スタイルを直接編集する方法もありますが、初心者には推奨しません。

図表目次の更新方法と自動更新の違い

更新方法	手順	メリット	デメリット
手動更新	右クリック→「フィールドの更新」	確実に最新状態になる	忘れると古い情報のまま
自動更新	ファイル→オプション→表示→「印刷時にフィールドを更新する」をオン	印刷時に自動更新される	常に最新とは限らない(プレビュー時など)

通常は手動更新がおすすめです。文書を最終チェックするときにまとめて更新すると良いでしょう。自動更新は印刷時にのみ有効で、編集画面上では更新されません。

まとめ

この記事では、Wordで図表目次を自動生成する手順を解説しました。図表番号の挿入から目次の作成、更新までをマスターすれば、番号管理の手間から解放されます。応用として、複数の図表目次(図用と表用を別々に)を作成することも可能です。また、目次の書式をカスタマイズして、文書の雰囲気に合わせてみてください。

📝

Wordトラブル完全解決データベース この記事以外にも、Wordのエラーや不具合の解決策を多数まとめています。困った時の逆引きに活用してください。

📘

超解決 Word検定 あなたのWord実務能力を3分で測定！【1級・2級・3級】