【Word】差し込み印刷ウィザードの使い方|2件の名簿で読み込みから完成まで

差し込み印刷を初めて使うなら、まず2件だけの名簿で、1枚のひな形から相手別の文書を作ってみると流れがつかめます。Wordの差し込み印刷ウィザードは、文書の種類、名簿、差し込む項目、結果の確認を順に案内する機能です。

この記事ではWindowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）のウィザードを使います。作るものは、氏名と受付番号が変わるA4の受付票です。Mac版では「差し込み文書」タブから設定を進めますが、Windowsと同じ作業ウィンドウを探す手順にはしません。Web版では差し込み印刷を実行できないため、デスクトップ版で開いて作業します。

【要点】名簿の列は差し込む項目、行は一人分のデータです。ウィザードで2件を読み込み、氏名と受付番号を挿入し、2人分の結果を別文書に作るところまで確認します。

1. 練習用の2件と受付票のひな形を用意する

Excelの最初のシートに、次の表をA1から入力します。見出しの上に「参加者一覧」などのタイトル行は置きません。氏名は架空の例で、受付番号は桁数の書式設定が不要な101と102を使います。

ファイルを「受付名簿.xlsx」などの名前で保存して閉じます。WordではA4の文書に「受付票」「氏名：」「受付番号：」と入力し、氏名と番号を入れる場所だけ空けておきます。文字量が少ないこの例では、一人分が1ページに収まるようにします。

名簿の作り方そのものに迷う場合は、差し込み用Excel名簿の準備を先に確認してください。ここでは見出しと2行のデータができている状態から始めます。

2. ウィザードのステップ1～3で名簿を接続する

1. Wordで「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」→「差し込み印刷ウィザード」を選びます。
2. ステップ1の文書の種類で「レター」を選びます。この例では受付票ですが、一人ごとの文書を作るためレターを使います。
3. 次へ進み、ステップ2では「現在の文書を使用」を選びます。
4. ステップ3で「既存のリストを使用」を選び、「参照」から保存したExcelファイルを指定します。
5. 受付名簿の入ったシートを選び、先頭行をタイトル行として使う設定を確認します。
6. 宛先一覧に山田さんと鈴木さんの2件が表示され、両方が選択されていることを確認します。

シート名の後ろに「$」が付いて表示される場合があります。ファイル名だけで判断せず、どのシートを選んだか確認します。一覧が空なら、別のシートを選んでいないか、実データが2行目以降に入っているかを見直します。

外部ファイルへの接続確認が表示された場合は、自分が指定した名簿であることを確かめます。見知らぬ文書の接続やマクロを有効にする必要はありません。

3. ステップ4で氏名と受付番号を挿入する

ウィザードのレター作成の段階に進みます。固定の見出しや説明文は通常の文字として入力し、相手ごとに変わる部分へ差し込みフィールドを入れます。

1. 「氏名：」の直後へカーソルを置きます。
2. 「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」から「氏名」を選びます。
3. 「受付番号：」の直後へカーソルを移し、同じメニューから「受付番号」を選びます。
4. 文書が「氏名：≪氏名≫」「受付番号：≪受付番号≫」という構成になったことを確認します。

二重括弧は説明上の表示例です。記号を自分で打ち込まず、メニューから挿入してください。ウィザードを表示したままでも、リボンのフィールド挿入を使えます。挿入できない場合は、前の段階へ戻って名簿の接続を確認します。

受付票の「氏名：」は全員共通で、フィールドだけが一人ずつ変わります。書体や文字サイズはWord側で調整します。Excelで見出しを太字にしたことが、受付票の氏名の書体を決めるわけではありません。

4. ステップ5～6で2人分を確認して文書を作る

プレビューの段階で、最初の宛先が「山田 太郎」「101」になっているか確認します。次の宛先へ移動し、「鈴木 花子」「102」が対になっているか見ます。氏名だけが変わり番号が101のままなら、番号を固定文字で入力していないか確認してください。

1. ウィザードのプレビューで2件を切り替え、名前と番号を照合します。
2. 最後の差し込み完了の段階で、個々のレターを編集する操作を選びます。リボンでは「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」からも進めます。
3. 2件とも含めるため「すべて」を選び、新しい結果文書を作ります。
4. この例では1ページ目が山田さん、2ページ目が鈴木さんになり、余分な白紙がないことを確認します。
5. ひな形を「受付票_差し込み用.docx」、結果を「受付票_2名分.docx」のように別名で保存します。

差し込み完了前のひな形を普通に印刷する操作と、全員分を結合する操作は別です。画面で一人の名前が見えていても、全員分の結果文書ができているとは限りません。

ひな形は名簿と接続した状態で再利用できますが、結果文書は作成した時点の内容です。後から名簿を修正した場合は、ひな形で接続とプレビューを確認して再度差し込みます。

5. 進めない段階から確認する

ファイル読込エラーを「Excelが開いていたから」と一つの原因に決めつけないでください。保存して閉じても直らなければ、ファイルの形式とアクセス権、選択したデータの範囲を確かめます。データを全部消す、セキュリティ設定を全面解除する、といった対処は必要ありません。

6. まとめ

ウィザードでは、文書の種類とひな形を選び、名簿を接続し、必要なフィールドを配置してから結果を作ります。まず2件の氏名と番号が正しく対応することを確認すると、名簿の読み込みとフィールドの役割を区別できます。封筒やラベルへ進む場合は、それぞれの用紙設定を加えてください。

Microsoftのレターの差し込み印刷でも、名簿の接続からプレビュー、結果文書の作成までの基本の流れを確認できます。

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