【Word】ヘッダーに「ファイル名と保存日時」を一括表示する!複合フィールドの組み方

Wordで作成した文書をヘッダーにファイル名と保存日時を表示したいですか。

毎回手作業で入力するのは手間がかかり、更新漏れも発生しやすいです。

この記事では、Wordの複合フィールド機能を使って、ヘッダーにファイル名と保存日時を自動表示させる方法を解説します。

これにより、文書の管理が格段に楽になります。

ヘッダーにファイル名と保存日時を表示する仕組み

Wordのヘッダーにファイル名や保存日時を自動表示するには、フィールドコードという特殊なコードを使います。

フィールドコードは、文書の状況に応じて自動的に更新される情報源です。

ファイル名を表示するFILENAMEフィールドと、保存日時を表示するSAVEDATEフィールドを組み合わせることで、これらの情報をヘッダーに表示できます。

\*MERGEFORMATスイッチは、フィールドの書式を維持するために重要です。

ヘッダーにファイル名を表示する手順

1. ヘッダー領域を開く
   文書の最上部をダブルクリックするか、「挿入」タブの「ヘッダー」から「ヘッダーの編集」を選択します。
2. 複合フィールドを挿入する
   Ctrl+F9キーを同時に押して、波かっこ {} が表示されたら、その中にカーソルを置きます。
3. FILENAMEフィールドを入力する
   波かっこ {} の中に「FILENAME」と入力します。
4. \*MERGEFORMATスイッチを追加する
   FILENAMEの後ろに半角スペースを空け、「\*MERGEFORMAT」と入力します。
5. フィールドコードを有効にする
   F9キーを押すか、フィールドコードの上で右クリックし、「フィールドコードの切り替え」を選択して、ファイル名が表示されることを確認します。
6. ヘッダーを閉じる
   「ヘッダーとフッター」タブの「ヘッダーを閉じる」をクリックするか、文書部分をダブルクリックします。

ヘッダーに保存日時を表示する手順

1. ヘッダー領域を開く
   ファイル名を表示したときと同様に、ヘッダー領域を開きます。
2. 複合フィールドを挿入する
   Ctrl+F9キーを同時に押して、波かっこ {} を表示させます。
3. SAVEDATEフィールドを入力する
   波かっこ {} の中に「SAVEDATE」と入力します。
4. \*MERGEFORMATスイッチを追加する
   SAVEDATEの後ろに半角スペースを空け、「\*MERGEFORMAT」と入力します。
5. フィールドコードを有効にする
   F9キーを押すか、フィールドコードの上で右クリックし、「フィールドコードの切り替え」を選択して、保存日時が表示されることを確認します。
6. ヘッダーを閉じる
   「ヘッダーとフッター」タブの「ヘッダーを閉じる」をクリックするか、文書部分をダブルクリックします。

ファイル名と保存日時を同時に表示する手順

1. ヘッダー領域を開く
   Word文書のヘッダー領域を開きます。
2. 複合フィールドを挿入する
   Ctrl+F9キーで空の複合フィールド {} を挿入します。
3. ファイル名フィールドを入力する
   波かっこ {} の中に「FILENAME \*MERGEFORMAT」と入力します。
4. 区切り文字を入力する
   ファイル名フィールドの後に、半角スペースや「-」などの区切り文字を入力します。
5. 2つ目の複合フィールドを挿入する
   区切り文字の後に、再度Ctrl+F9キーで複合フィールド {} を挿入します。
6. 保存日時フィールドを入力する
   2つ目の波かっこ {} の中に「SAVEDATE \*MERGEFORMAT」と入力します。
7. フィールドコードを有効にする
   挿入したすべてのフィールドコードの上で右クリックし、「フィールドコードの切り替え」を選択して、ファイル名と保存日時が表示されることを確認します。
8. ヘッダーを閉じる
   ヘッダー編集を完了します。

フィールドコードの表示と書式設定

Wordでフィールドコードを扱う際、その動作を理解するためにコード自体を確認することが重要です。

Alt+F9キーを押すことで、フィールドコードと結果を切り替えて表示できます。

これにより、入力したコードが正しく反映されているかを確認できます。

また、\*MERGEFORMATスイッチは、フィールドの結果が挿入されたときの書式を記憶し、その後の更新でも書式を維持する役割を果たします。

このスイッチがないと、フィールドが更新されるたびに書式がリセットされることがあります。

よくある質問とトラブルシューティング

ファイル名が表示されない

ファイル名が表示されない場合、まずAlt+F9キーでフィールドコード表示に切り替えてください。

FILENAMEフィールドが正しく入力されているか、\*MERGEFORMATスイッチが付いているかを確認します。

文書がまだ保存されていない場合もファイル名は表示されません。一度文書を保存してから再度試してください。

保存日時が更新されない

SAVEDATEフィールドは、文書を開き直したり、印刷プレビューを表示したりした際に更新されます。

手動で更新したい場合は、フィールドコードの上で右クリックし、「フィールドの更新」を選択してください。

\*MERGEFORMATスイッチが正しく入力されているかも確認してください。

書式が崩れてしまう

フィールドの書式が意図せず変わってしまう場合は、\*MERGEFORMATスイッチが重要です。

フィールドコードの入力時に、FILENAME \*MERGEFORMAT のように、フィールド名と\*MERGEFORMATの間に半角スペースが入っているか確認してください。

また、フィールドコード全体を囲む波かっこ {} が、Ctrl+F9で挿入された正しい複合フィールドのものであることも確認しましょう。

フィールドコードの書式設定オプション

Wordのフィールドコードには、表示形式を細かく制御するためのスイッチが用意されています。

SAVEDATEフィールドの場合、\*MERGEFORMAT以外にも、日付の表示形式を指定するスイッチがあります。

例えば、「\*MERGEFORMAT \*DATE」と入力すると、Wordの標準の日付形式で表示されます。

より詳細な書式設定には、フィールドコードを右クリックし、「フィールドの編集」を選択してダイアログボックスから設定することも可能です。

比較表:FILENAMEとSAVEDATEフィールド

FILENAMEフィールドとSAVEDATEフィールドの主な違いは以下の通りです。

機能	表示内容	更新タイミング	主な用途
FILENAME	文書のファイル名	文書を開いたとき、保存したとき	文書の識別、バージョン管理
SAVEDATE	文書の最終保存日時	文書を開いたとき、印刷プレビュー時	最終更新日の表示、校正管理

これらのフィールドを組み合わせることで、文書管理に役立つ情報をヘッダーに自動表示できます。

この記事で解説した複合フィールドの挿入と\*MERGEFORMATスイッチの利用により、ヘッダーにファイル名と保存日時を自動表示できるようになりました。

これにより、文書の管理が効率化され、更新漏れのリスクも軽減されます。

今後は、フッターにページ番号と総ページ数を表示するフィールドコードも組み合わせてみましょう。

これにより、より包括的な文書管理が可能になります。

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