【Word】定型文と差し込み印刷を組み合わせる方法|案内状を名簿から作成

同じ案内文を何十通も作るときは、共通の文章を定型句から入れ、宛名だけを差し込みフィールドにします。定型句は文章の再利用、差し込み印刷は名簿の各行を当てはめる作業を受け持ちます。

対象はWindowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）で作るレターです。封筒やラベルの配置ではなく、共通の本文と宛名を組み合わせた案内状を作ります。

1. 共通の文章と差し替える項目を決める

説明例では、全員に同じ開催案内を送り、「氏名」だけを入れ替えます。名簿の見出しを氏名とし、その下に青木、石井、上田の3件を置きます。1人分の案内が1ページに収まる条件なら、差し込み後は3人分・3ページです。住所の長さなどで1通が複数ページになる場合は、宛先件数と総ページ数は一致しません。

毎回使う開催案内の本文は定型句に登録できます。ただし開催日や会場が変わったら、呼び出した本文をその回の内容へ直します。定型句を後から更新しても、すでに挿入した案内文まで一斉に更新されるわけではありません。

2. 定型文を入れ、名簿と接続する

1. 差し込み用のWord文書を別名で保存し、「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」→「レター」を選びます。
2. 「挿入」→「クイックパーツ」→「定型句」から案内本文を入れ、日付や会場、担当者名を今回の内容に直します。
3. Excelなどの名簿を用意します。1行目は氏名などの列名、2行目以降は1行につき1人です。必要な値を保存してからWordへ戻ります。
4. 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」で名簿を選び、使用するシートと列名を確認します。「アドレス帳の編集」で対象者のチェック、抽出条件、件数を確かめます。
5. 宛名位置で「差し込みフィールドの挿入」から氏名を選びます。敬称を共通にするなら、その直後へ普通の文字で「様」を入力します。

見た目だけをまねて「«氏名»」と入力しても、名簿とは連動しません。必ず差し込みフィールドの挿入を使います。登録部品にすでにフィールドが入っている場合は、今回の名簿にも同じ列名があるかを確認してください。取引先名などの固定文字を前回の文書から残さないことも大切です。

3. 書式を整え、3件の結果を確認する

「結果のプレビュー」をオンにし、前後のレコードへ移動して全3件を確認します。青木様、石井様、上田様の順に変わり、共通の本文は変わらないことを確かめます。実際の名簿では、長い氏名、空欄を含む行、住所の長い行も見ます。差し込みができても、改行やページ数が予定どおりとは限りません。

氏名だけ書式が変わる場合は、まずフィールド全体のフォントをそろえます。更新時の文字書式を指定する必要がある場合はAlt+F9でコードを表示し、たとえば { MERGEFIELD 氏名 \* CHARFORMAT } のように指定できます。CHARFORMATはフィールド名の先頭文字、ここではMERGEFIELDのMに設定した書式を結果へ適用します。Ctrl+F9は新しいフィールド括弧を作る操作なので、表示切り替えには使いません。

CHARFORMATは日付や金額の表示形式をそろえるための設定ではありません。名簿に日付や金額を追加する場合は、Word側の結果を別途確認します。Excelで見える桁区切りや日付形式が、そのまま差し込まれるとは限りません。

4. 完了操作でできるものを区別する

最初は「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」で結果を作ると、送付前の確認ができます。例の3人を選んだ場合、通常は3通を含む一つの新しいWord文書になり、3個の宛先別ファイルが自動で保存されるわけではありません。宛先ごとのPDFが必要なら、この完了操作とは別に保存・分割の手順を用意します。

5. 元文書と結果文書を分けて保存する

次回も使う差し込み元文書と、今回の送付結果は別名で保存します。結果文書の個別修正を名簿の訂正と混同しないようにしてください。名簿を直したら、元文書で対象者と内容を再確認して結果を作り直します。送付前には宛先の重複・抜け、日付、改ページ位置を確認し、紙なら少数部を試し刷りしてから全件を出力します。

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