【Word】変更履歴を一括ですべて承認する!「すべて承認」コマンドの使い方

Wordで文書を共同編集した後、変更履歴が大量に残っていると、最終版にまとめるのに手間がかかります。特に、多くの修正を一つひとつ承認するのは時間の無駄です。この記事では、変更履歴を一括ですべて承認する「すべて承認」コマンドの使い方を解説します。リボンからの操作手順やキーボードショートカットの割り当て方法も紹介するので、作業効率が大幅に向上します。

「すべて承認」コマンドが必要な場面と仕組み

変更履歴は、複数人で編集した文書の修正内容を記録する機能です。最終的に文書を確定するには、各変更を承認または拒否する必要があります。一つひとつ操作すると時間がかかるため、一括承認が便利です。「すべて承認」コマンドは、文書内のすべての変更履歴を一度に承認し、文書をクリーンな状態にします。このコマンドは変更履歴が有効な状態でしか機能しません。変更履歴がオフの場合は、まず変更履歴をオンにしてから実行してください。

また、承認された変更は文書に反映され、変更履歴のマークは削除されます。一度承認すると元に戻せないため、事前に文書のバックアップを取るか、確認が必要です。さらに、文書が共有されている場合、自分以外のレビュー担当者の変更も含めてすべて承認される点に注意してください。

校閲タブから「すべて承認」を実行する手順

最も一般的な方法は、リボンの校閲タブにある「承認」ボタンから行う操作です。以下の手順に従ってください。

1. 校閲タブを開く
   Wordのリボンから「校閲」タブをクリックします。タブが見つからない場合は、リボンをカスタマイズしている可能性があります。その場合は、リボンの空き領域を右クリックし、「リボンのユーザー設定」から校閲タブを追加してください。
2. 「承認」の▼をクリックする
   変更履歴グループ内にある「承認」ボタンの下向き矢印▼をクリックします。このボタンは通常、左側に「承諾」というラベルが付いています。
3. 「すべての変更を承認」を選択する
   プルダウンメニューから「すべての変更を承認」をクリックします。メニューには「変更を承認」や「すべての変更を承認」など複数の項目があります。間違えないように注意してください。
4. 確認ダイアログに応答する
   「文書内のすべての変更を承認しますか?」という確認メッセージが表示されます。「はい」をクリックすると、変更履歴がすべて承認され、文書が更新されます。承認後は元に戻せないため、このダイアログで慎重に判断しましょう。

この操作により、文書内のすべての変更履歴が一度に承認されます。変更履歴の吹き出しや取り消し線、色付きのテキストが消え、文書がクリーンな状態になります。承認後は、変更履歴を再度オンにしない限り、新しい編集は記録されません。

キーボードショートカットを割り当てて素早く実行する方法

「すべて承認」コマンドには標準のショートカットキーが割り当てられていません。しかし、自分でショートカットキーを設定すれば、マウス操作なしで一括承認を実行できます。頻繁に使う場合におすすめです。

1. Wordのオプションを開く
   「ファイル」タブをクリックし、メニューの「オプション」を選択します。
2. リボンのユーザー設定を表示する
   Wordのオプションダイアログボックスで、「リボンのユーザー設定」をクリックします。
3. キーボードショートカットの「ユーザー設定」をクリックする
   ダイアログ下部にある「キーボードショートカット」の横の「ユーザー設定」ボタンをクリックします。
4. コマンドを探す
   新しいダイアログが開きます。「分類」ボックスから「校閲タブ」を選び、「コマンド」ボックスで「AcceptAllChanges」または「すべての変更を承認」を探します。英語版の場合は「AcceptAllChanges」、日本語版では「すべての変更を承認」と表示されます。
5. ショートカットキーを割り当てる
   「新しいショートカットキー」ボックスに割り当てたいキーの組み合わせを入力します(例:Ctrl+Shift+Aなど)。「割り当て」ボタンをクリックして確定します。すでに別のコマンドで使われている場合は、警告が表示されるので注意してください。
6. ダイアログを閉じる
   「閉じる」ボタンをクリックし、Wordのオプションも「OK」で閉じます。以後、設定したショートカットキーを押すだけで「すべて承認」が実行されます。

ショートカットキーを割り当てると、リボンを開かなくても一括承認できるため、大量の文書を扱う場合に特に便利です。ただし、ショートカットキーを誤って押さないように注意してください。

変更履歴を一括承認する際の注意点とよくあるトラブル

変更履歴がオフになっていると承認できない

文書で変更履歴が無効になっている場合、「すべて承認」コマンドはグレーアウトして使用できません。まずは校閲タブの「変更履歴の記録」ボタンをオンにしてから操作してください。変更履歴がオフの状態では、すでに記録された変更も表示されないため、注意が必要です。

一部の変更だけを承認したい場合は別のコマンドを使う

「すべて承認」は文字通りすべての変更を承認します。特定の変更だけを承認したい場合は、「承認」▼メニューの「変更を承認」を個別にクリックするか、変更履歴の吹き出しを右クリックして「承認」を選びます。一度に複数の変更を選択して承認することも可能です(Ctrlキーを押しながら吹き出しを複数選択し、右クリックで「承認」)。

承認後に元に戻せないので注意する

「すべて承認」を実行すると、変更履歴が完全に削除され、文書が確定します。元に戻すことはできません。間違って実行しないように、事前に文書のバックアップを取るか、「元に戻す」機能が使えないことを認識しておきましょう。必要なら、変更履歴を残したまま別の名前で保存しておくことをおすすめします。

共有文書では他のユーザーの変更も承認される

他のユーザーと共有している文書で「すべて承認」を実行すると、自分以外の変更もすべて承認されます。意図しない修正まで承認されてしまうリスクがあります。共有文書では、各ユーザーが自分の変更のみを承認する方が安全です。変更履歴の吹き出しにマウスを合わせると、誰の変更か確認できます。

「すべて承認」と「すべて拒否」の比較

項目	すべて承認	すべて拒否
操作の結果	すべての変更を文書に反映し、変更履歴を削除する	すべての変更を元に戻し、変更履歴を削除する
使用場面	文書を最終版として確定したいとき	レビュー担当者の修正をすべて却下したいとき
元に戻せるか	いいえ	いいえ
ショートカットの有無	標準なし、割り当て可能	標準なし、割り当て可能

「すべて拒否」も同様に一括操作が可能です。状況に応じて使い分けてください。

まとめ

この記事では、Wordの変更履歴を一括で承認する「すべて承認」コマンドの使い方を解説しました。校閲タブからマウスで操作する方法と、キーボードショートカットを自分で割り当てて素早く実行する方法を覚えれば、文書の最終処理が格段に楽になります。次に文書を共有・編集した際は、ぜひこの機能を活用して、効率的に変更履歴を整理してください。応用として、同じ要領で「すべて拒否」も使えます。また、特定のユーザーの変更だけを承認するといった細かい制御はできませんが、その場合は個別承認と組み合わせると良いでしょう。

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