【Word】赤字が多すぎて読めない!表示を「簡易」に整理して内容を確認する方法

Word文書で変更履歴の赤字やコメントの吹き出しが大量に表示され、肝心の内容が読みづらいと感じることはありませんか。Wordの変更履歴機能は、詳細な編集情報を保持するため、共同編集された文書では表示が複雑になりがちです。この記事では、変更履歴の表示設定を「簡易表示」に切り替えることで、文書の内容をスムーズに確認できるようになる具体的な方法を解説します。

表示を整理し、必要な情報だけを効率的に確認する手順を学ぶことで、文書の校閲作業を格段に効率化できます。複雑な変更履歴に悩むことなく、本来の文書内容に集中して確認できるようになるでしょう。

3. なぜ赤字だらけになるのか?変更履歴の仕組み

Wordの変更履歴機能は、文書に加えられた挿入、削除、書式変更、コメントといったあらゆる編集情報を詳細に記録します。これにより、複数の編集者が関わる文書では、表示される情報が膨大になり、赤字や吹き出しが画面を埋め尽くして、本来の文書内容が非常に見えにくくなる問題が発生します。

この詳細な記録は、共同作業の過程では重要ですが、最終的な内容確認やレイアウト確認の際には視覚的な障害となることがあります。特に、書式設定の変更が多く含まれる場合、その情報もすべて表示されるため、文書がさらに複雑に見えてしまうのです。

4. 赤字を簡易表示にする操作ステップ

Word文書の変更履歴表示を整理し、内容を確認しやすくするための具体的な手順を解説します。

4.1 変更履歴の表示方法を切り替える

1. Word文書を開く
   変更履歴が表示されていて、整理したいWord文書を開きます。
2. 「校閲」タブをクリックする
   Wordの上部メニューリボンにある「校閲」タブをクリックして選択します。
3. 「表示」ドロップダウンメニューを開く
   「変更履歴」グループ内にある「表示」ドロップダウンメニューをクリックします。
4. 「簡単な変更履歴/コメント」を選択する
   表示される選択肢の中から「簡単な変更履歴/コメント」をクリックします。これにより、変更箇所は赤い縦線のみで示され、詳細な吹き出しは非表示になります。

4.2 吹き出しの表示設定を変更する

1. 「校閲」タブをクリックする
   Wordの上部メニューリボンにある「校閲」タブをクリックして選択します。
2. 「変更履歴とコメントの表示」をクリックする
   「変更履歴」グループ内にある「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンメニューをクリックします。
3. 「吹き出し」から「吹き出しに表示しない」を選択する
   サブメニューの中から「吹き出し」にカーソルを合わせ、さらに表示される選択肢から「吹き出しに表示しない」をクリックします。これにより、コメントや変更履歴の詳細が本文中にインラインで表示されるようになります。

4.3 表示する変更履歴の種類を絞り込む

1. 「校閲」タブをクリックする
   Wordの上部メニューリボンにある「校閲」タブをクリックして選択します。
2. 「変更履歴とコメントの表示」をクリックする
   「変更履歴」グループ内にある「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンメニューをクリックします。
3. 「書式設定」のチェックを外す
   表示される項目のうち、「書式設定」のチェックボックスをクリックしてチェックを外します。これにより、書式変更に関する履歴が非表示になり、内容の変更のみに集中できます。必要に応じて「コメント」や「挿入と削除」の表示も調整できます。

4.4 一時的にすべての変更履歴を非表示にする

1. 「校閲」タブをクリックする
   Wordの上部メニューリボンにある「校閲」タブをクリックして選択します。
2. 「表示」ドロップダウンメニューを開く
   「変更履歴」グループ内にある「表示」ドロップダウンメニューをクリックします。
3. 「変更履歴/コメントなし」を選択する
   表示される選択肢の中から「変更履歴/コメントなし」をクリックします。これにより、すべての変更履歴とコメントが一時的に非表示になり、最終的な文書の見た目を確認できます。

5. 簡易表示にしても赤字が消えない場合の確認点

「簡単な変更履歴/コメント」は、あくまで表示を簡略化するもので、変更履歴そのものを削除するわけではありません。簡易表示にしても赤字が残る場合は、以下の点を確認してください。

* **未処理の変更履歴が残っている:**
文書にまだ承諾または拒否されていない変更履歴が残っている可能性があります。完全に赤字を消したい場合は、「校閲」タブの「変更箇所」グループにある「承諾」または「拒否」ボタンを使って、残っている変更を処理する必要があります。ドロップダウンから「ドキュメント内のすべての変更を承諾する」または「ドキュメント内のすべての変更を拒否する」を選択すれば一括処理が可能です。

* **一時的に変更履歴を非表示にする:**
文書の最終的な見た目を確認したい場合は、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」ドロップダウンから「変更履歴/コメントなし」を選択することで、一時的にすべての変更履歴を非表示にできます。

* **コメントの表示設定:**
コメントは変更履歴とは別に表示設定が可能です。「簡単な変更履歴/コメント」を選択してもコメントが消えない、またはコメントが表示されなくて困る場合は、「校閲」タブの「変更履歴とコメントの表示」から「コメント」のチェックボックスを確認してください。

6. 比較表

Wordの主な変更履歴表示モードの特性を比較します。

表示モード	特徴	主な用途
すべての変更履歴/コメント	すべての変更とコメントを詳細な吹き出しで表示	最終的な校正、共同編集者との議論
簡単な変更履歴/コメント	変更された行に赤い縦線のみを表示し、クリックで詳細を確認	文書の全体像の把握、軽微な修正の確認
変更履歴/コメントなし	変更が適用された最終形を表示し、履歴は非表示	最終的な見た目の確認、印刷
元の文書	変更が適用される前の元の状態を表示	変更前の状態との比較

7. まとめ

Wordの変更履歴表示を「簡易表示」に設定することで、複雑な文書もスムーズに確認できるようになります。この記事で解説した「表示」メニューや「変更履歴とコメントの表示」の活用により、文書の視認性を大きく改善できるでしょう。

状況に応じて「すべての変更履歴/コメント」や「変更履歴/コメントなし」を使い分け、文書の最終化を進めることが可能です。書式設定の表示をオフにする機能も活用し、本当に必要な情報だけに集中して校閲作業を進めてください。

これらの表示設定を使いこなすことで、Wordでの文書作成や共同編集の効率が向上し、より質の高い文書作成に繋がります。

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