【Excel】ピボットテーブルのデータソースを変更・更新する方法

Excelでピボットテーブルを作成した後、元のデータが更新されたり、別のデータを使いたい場面がありますよね。

ピボットテーブルの基となるデータソースを変更・更新する方法がわからず、困っている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、ピボットテーブルのデータソースを変更・更新する具体的な手順を、Excel for Microsoft 365を基準に解説します。

手順通りに進めれば、迷わずデータソースの変更・更新ができるようになります。

ピボットテーブルのデータソース変更・更新の基本

ピボットテーブルは、作成時に指定したデータ範囲やテーブルを基に集計結果を表示します。

元のデータが更新されただけでは、ピボットテーブルの表示は自動的には変わりません。この場合、「更新」操作が必要です。

一方、集計したいデータの範囲自体が変わったり、全く別のデータを使いたい場合は、「データソースの変更」操作を行います。

これらの操作は、ピボットテーブルの分析結果を常に最新かつ正確な状態に保つために非常に重要です。

ピボットテーブルのデータソースを変更する手順

ここでは、ピボットテーブルの基となるデータを別の範囲やテーブルに変更する手順を説明します。

1. ピボットテーブル内のセルを選択
   データソースを変更したいピボットテーブル内の任意のセルをクリックして選択します。
2. 「ピボットテーブル分析」タブを選択
   Excelのリボンメニューに「ピボットテーブル分析」タブが表示されます。このタブをクリックします。
3. 「データソースの変更」をクリック
   「ピボットテーブル分析」タブの中にある「データソースの変更」ボタンをクリックします。
4. 「ピボットテーブルのソースデータを変更」ダイアログボックスが表示
   このダイアログボックスで、新しいデータソースを指定します。
5. 新しいデータソースを選択
   「テーブル/範囲」の入力欄に、新しいデータソースとなる範囲を直接入力するか、シート上の範囲をドラッグして選択します。
6. 「OK」をクリック
   新しいデータソースが指定されたら、「OK」ボタンをクリックします。

これで、ピボットテーブルは新しいデータソースを基に集計結果を表示するようになります。

ピボットテーブルのデータを更新する手順

元のデータソースの範囲は変更せず、その中のデータだけが更新された場合に行うのが「更新」操作です。

1. ピボットテーブル内のセルを選択
   更新したいピボットテーブル内の任意のセルをクリックして選択します。
2. 「ピボットテーブル分析」タブを選択
   リボンメニューの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
3. 「すべて更新」をクリック
   「データ」グループにある「すべて更新」ボタンをクリックします。

これにより、ピボットテーブルは最新のデータソースの内容を反映して集計結果を再計算します。

もし、複数のピボットテーブルが同じデータソースを参照している場合、「すべて更新」はそれら全てのピボットテーブルに影響します。

個別のピボットテーブルのみを更新する

特定のピボットテーブルだけを更新したい場合は、以下の手順で行います。

1. 更新したいピボットテーブル内のセルを選択
   対象のピボットテーブル内の任意のセルをクリックします。
2. 右クリックメニューから「更新」を選択
   選択したセルを右クリックし、表示されるコンテキストメニューから「更新」を選びます。

この方法でも、個別のピボットテーブルのデータは最新の状態に更新されます。

外部データソースの更新

ピボットテーブルのデータソースがExcelファイルではなく、Accessデータベース、SQL Server、Webページなどの外部データである場合も、更新方法はほぼ同じです。

1. ピボットテーブル内のセルを選択
   更新したいピボットテーブル内の任意のセルをクリックします。
2. 「ピボットテーブル分析」タブを選択
   リボンメニューの「ピボットテーブル分析」タブをクリックします。
3. 「すべて更新」をクリック
   「データ」グループにある「すべて更新」ボタンをクリックします。

外部データソースの場合、「すべて更新」をクリックすると、Excelは外部データソースに接続し、最新のデータを取得してピボットテーブルを更新します。

接続に失敗した場合や、データ取得に時間がかかる場合があります。

Excel 2019・2021との違い

Excel 2019およびExcel 2021でも、ピボットテーブルのデータソース変更・更新の基本的な操作方法は、Excel for Microsoft 365と変わりません。

「ピボットテーブル分析」タブや「データソースの変更」「すべて更新」といった機能は、これらのバージョンでも利用可能です。

ただし、Microsoft 365版では、より多くの外部データソースへの接続機能や、Power Queryとの連携が強化されています。

データソース変更・更新時の注意点

ピボットテーブルのデータソースを変更・更新する際には、いくつか注意すべき点があります。

データソースの範囲が変更された場合

元のデータ範囲に新しい行や列が追加された場合、単純な「更新」操作だけでは、追加されたデータがピボットテーブルに反映されません。

この場合は、「データソースの変更」操作を行い、新しい範囲を正しく指定し直す必要があります。

Excelテーブル(表ツールで作成した表)をデータソースにしている場合は、テーブルに新しい行や列を追加すると、自動的にデータソース範囲が拡張されるため、この問題は発生しにくくなります。

データソースの列名が変更された場合

データソースの列名(ヘッダー)を変更すると、ピボットテーブルのフィールドリストでその列名が更新されず、エラーの原因となることがあります。

列名を変更した場合は、ピボットテーブルのフィールドリストで手動でフィールド名を修正するか、一度ピボットテーブルを削除して再作成する必要があります。

データソースの書式が変更された場合

データソースの数値の書式(通貨、パーセンテージなど)を変更しても、ピボットテーブルの表示は自動的には変わりません。

ピボットテーブルのセルの書式は、ピボットテーブルの設定で個別に変更できます。データソースの書式変更に追随させたい場合は、ピボットテーブルの書式設定を再確認してください。

外部データソースへの接続エラー

外部データソース(データベース、Webなど)を更新する際に、接続情報が無効になったり、ネットワークの問題が発生したりすると、更新に失敗することがあります。

この場合は、データソースの接続設定を見直したり、ネットワーク環境を確認したりする必要があります。

「すべて更新」と「個別に更新」の使い分け

複数のピボットテーブルが同じデータソースを参照している場合、「すべて更新」は全てのピボットテーブルに影響します。

特定のピボットテーブルだけを更新したい場合は、右クリックメニューから「更新」を選択しましょう。

ピボットテーブルのデータソースをExcelテーブルにするメリット

ピボットテーブルのデータソースとして、単なるセル範囲ではなく「Excelテーブル」を使用することには、いくつかのメリットがあります。

1. 範囲の自動拡張
   Excelテーブルに新しい行や列を追加すると、ピボットテーブルのデータソース範囲が自動的に拡張されます。これにより、「データソースの変更」操作の手間が省けます。
2. 管理の容易さ
   テーブルには名前を付けられるため、データソースの参照が分かりやすくなります。
3. 書式設定の維持
   テーブル内の書式設定は、新しい行を追加した際にも引き継がれます。

Excelテーブルを作成するには、データ範囲を選択し、「挿入」タブの「テーブル」をクリックします。

ピボットテーブルとPower Queryの連携

より複雑なデータソースの管理や、データの前処理が必要な場合は、Power Query(データの取得と変換)との連携が強力です。

Power Queryでデータを整形・加工した後、その結果をピボットテーブルのデータソースとして読み込むことができます。

この場合、元のデータソースが更新されたら、Power Queryの「すべて更新」を実行し、その後にピボットテーブルの「すべて更新」を実行することで、一連のデータフローを更新できます。

Power Queryは、Excel for Microsoft 365で標準搭載されており、より高度なデータ分析の基盤となります。

まとめ

この記事では、Excelでピボットテーブルのデータソースを変更・更新する方法について解説しました。

「データソースの変更」で基となるデータを別の範囲やテーブルに切り替え、「更新」操作で最新のデータ内容を反映させることができます。

Excelテーブルをデータソースにする、またはPower Queryと連携することで、データ管理をさらに効率化できます。

これらの機能を活用し、常に最新かつ正確なピボットテーブル分析を行ってください。

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