【Teams】チャットの情報保持ポリシーを設定する管理センター手順

Microsoft Teamsのチャット履歴をどのくらいの期間保存すべきか、悩んでいませんか。

組織のコンプライアンスやストレージ容量の管理は、IT管理者にとって重要な課題です。

この記事では、Microsoft 365管理センターでTeamsのチャット情報保持ポリシーを設定する手順を解説します。

これにより、チャットデータの適切な管理が可能になります。

Teamsチャット情報保持ポリシーの概要と目的

Microsoft Teamsでは、チャットやチャネルメッセージの履歴を自動的に管理するための「情報保持ポリシー」を設定できます。

このポリシーは、組織のコンプライアンス要件を満たしたり、不要なデータを削除してストレージ容量を節約したりするために不可欠です。

情報保持ポリシーには、データを「保持する」ポリシーと「削除する」ポリシーの2種類があります。

これらを組み合わせることで、きめ細かなデータ管理が可能になります。

情報保持ポリシーを作成する手順

Teamsのチャット情報保持ポリシーは、Microsoft 365管理センターのコンプライアンスポータルから設定します。

管理者権限が必要です。

ここでは、チャットメッセージを一定期間保持し、その後削除するポリシーを作成する手順を説明します。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスします。
2. コンプライアンスポータルへ移動する
   左側のナビゲーションメニューから「すべて表示」を展開し、「コンプライアンス」を選択します。
3. 情報保持ポリシーの作成を開始する
   コンプライアンスポータルの画面左側メニューから「情報」>「情報保持」を選択します。画面中央の「情報保持ポリシー」タブで、「ポリシーの作成」ボタンをクリックします。
4. ポリシーの名前と説明を入力する
   「ポリシーの名前」に、ポリシーの内容がわかる名前(例: Teamsチャット3年保持・削除ポリシー)を入力します。「説明」には、ポリシーの目的や適用範囲などを簡潔に記入します。入力後、「次へ」をクリックします。
5. 保持するコンテンツの種類を選択する
   「どの種類のコンテンツにポリシーを適用しますか?」という画面で、「Teamsチャット」および「Teamsチャネルメッセージ」を選択します。必要に応じて、SharePointサイトやExchangeメールボックスなども選択できます。選択後、「次へ」をクリックします。
6. 保持期間とアクションを設定する
   「保持設定」の画面で、保持期間を設定します。「すべてのアイテムを保持する」を選択し、保持期間を「年」「月」「日」で指定します(例: 3年)。
7. 削除アクションを設定する
   保持期間が終了した後に実行するアクションを選択します。「保持期間が終了したらアイテムを削除する」を選択します。これにより、指定した保持期間が経過したチャットメッセージは自動的に削除されます。
8. ポリシーを適用する場所を指定する
   「ポリシーを適用する場所」で、「特定の場所」を選択し、「次へ」をクリックします。
9. Teamsのユーザーまたはグループを選択する
   「Teamsのユーザーまたはグループ」の横にある「編集」をクリックします。
10. 適用対象ユーザーを選択する
    「すべて」を選択すると組織全体に適用されます。「特定のユーザーまたはグループ」を選択すると、対象ユーザーまたはグループを選択できます。ここでは、組織全体に適用するため「すべて」を選択し、「保存」をクリックします。
11. ポリシーの確認と作成
    設定内容を確認する画面が表示されます。ポリシー名、適用されるコンテンツの種類、保持期間、削除アクション、適用場所などを確認し、「次へ」をクリックします。
12. ポリシーの作成を完了する
    「ポリシーの作成」ボタンをクリックして、ポリシーの作成を完了します。

ポリシーの適用と確認

情報保持ポリシーは、作成後すぐにTeamsに反映されるわけではありません。

通常、変更が反映されるまでには最大で24時間かかることがあります。

ポリシーが正しく適用されているかを確認するには、以下の手順を試してください。

1. コンプライアンスポータルでポリシーを確認する
   作成したポリシーが「情報保持ポリシー」の一覧に表示されていることを確認します。「状態」が「アクティブ」になっていれば、ポリシーは正常に動作しています。
2. Teamsクライアントで確認する(間接的)
   ポリシー適用後、新規に作成されたチャットメッセージが、設定した保持期間に従って削除されるかどうかを確認します。ただし、既存のチャットメッセージには即時適用されない場合があります。

組織ポリシー・テナント設定による影響

Teamsの情報保持ポリシーは、Microsoft 365のテナント設定や、組織のコンプライアンス管理者が設定した他のポリシーの影響を受けることがあります。

例えば、より厳しい保持期間を設定した別のポリシーが適用されている場合、そちらが優先されることがあります。

また、コンプライアンスポータルで「訴訟ホールド」や「電子情報開示ホールド」が設定されている場合、それらのホールドが適用されているデータは、保持ポリシーの削除アクションの影響を受けません。

これは、法的な要求や調査のためにデータを保護する必要があるためです。

組織のIT管理者またはコンプライアンス担当者に、既存のポリシー構成について確認することをお勧めします。

新しいTeams (v2) と従来Teamsでの違い

Microsoft Teamsの新しいバージョン(v2)と従来バージョンでは、UIや一部機能に違いがありますが、情報保持ポリシーの設定方法自体に大きな変更はありません。

ポリシーの設定は、引き続きMicrosoft 365管理センターまたはMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルで行われます。

新しいTeamsクライアントでは、チャットやチャネルの表示方法が変更されていますが、バックエンドのデータ保持メカニズムは共通です。

したがって、情報保持ポリシーを設定する手順は、どちらのTeamsバージョンを使用していても同じです。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsの情報保持ポリシーは、サーバーサイドで管理される設定です。

そのため、ポリシーの設定自体にMac版、モバイル版(iOS/Android)、Web版といったクライアントごとの違いはありません。

どのデバイスからTeamsを利用していても、設定された情報保持ポリシーが適用されます。

ただし、ポリシーが適用されるまでの反映時間や、ポリシーによって削除されたメッセージの表示挙動などは、クライアントのバージョンやプラットフォームによって若干異なる可能性があります。

削除対象とならないチャットメッセージ

情報保持ポリシーで削除対象として設定しても、特定のチャットメッセージは削除されないことがあります。

主なケースは以下の通りです。

訴訟ホールドまたは電子情報開示ホールドが適用されている場合

これらのホールドが設定されているチャットメッセージは、保持ポリシーの削除アクションから除外されます。

これは、法的な証拠保全のためにデータを保護する目的があります。

管理者が手動で削除した場合

情報保持ポリシーは、自動削除の仕組みです。

管理者が手動でメッセージを削除した場合は、ポリシーの保持期間に関わらず削除されます。

ポリシー設定前のメッセージ

情報保持ポリシーは、設定された時点以降のメッセージに適用されるのが基本です。

ポリシー設定前に作成されたメッセージが、保持期間の対象となるかどうかは、ポリシーの設定内容によります。

「すべてのアイテムを保持する」設定の場合、過去のメッセージも対象に含まれます。

情報保持ポリシーの管理における注意点

Teamsのチャット情報保持ポリシーを設定・管理する際には、いくつかの注意点があります。

保持期間の設定ミス

保持期間を短く設定しすぎると、必要な情報まで削除されてしまう可能性があります。

逆に長すぎると、ストレージ容量を圧迫したり、コンプライアンス上のリスクを高めたりする可能性があります。

組織のコンプライアンス要件やデータ保持義務を確認し、適切な期間を設定してください。

ポリシーの適用範囲の誤り

ポリシーを組織全体に適用するのか、特定の部署やユーザーグループに適用するのかを明確にしてください。

意図しないユーザーにポリシーが適用されると、混乱を招く可能性があります。

削除されたメッセージの復旧は困難

情報保持ポリシーによって削除されたメッセージは、原則として復旧できません。

削除される前に、重要なメッセージは別途保存するか、他の方法でアーカイブしておくことを検討してください。

保持ポリシーと削除ポリシーの併用

Teamsでは、データを一定期間「保持」するポリシーと、一定期間経過後に「削除」するポリシーを組み合わせられます。

例えば、3年間はチャットを保持し、その後自動的に削除するという設定が可能です。

これにより、コンプライアンス要件を満たしつつ、不要なデータを効率的に管理できます。

Exchange Onlineとの連携

Teamsのチャットメッセージは、Exchange Onlineに保存されるようになっています。

そのため、Teamsのチャット情報保持ポリシーは、Exchange Onlineの情報保持ポリシーとも連動して動作します。

コンプライアンスポータルで設定する情報保持ポリシーは、Teamsだけでなく、Exchange Onlineのメールなども含めて管理できるため、一元的なデータ管理が可能です。

組織全体で統一されたデータ保持方針を適用する上で、この連携は非常に重要です。

保持ポリシーと削除ポリシーの使い分け

Microsoft 365では、「保持」と「削除」のポリシーを別々に設定できます。

保持ポリシー

保持ポリシーは、指定した期間、データを削除されないように保護します。

これは、法的な証拠保全や監査のために、データを長期間保存する必要がある場合に利用します。

例えば、「すべてのTeamsチャットを無期限に保持する」といった設定が可能です。

削除ポリシー

削除ポリシーは、指定した期間が経過したデータを自動的に削除します。

これは、ストレージ容量の節約や、個人情報保護の観点から、不要になったデータを定期的に削除したい場合に利用します。

例えば、「Teamsチャットを90日後に削除する」といった設定が可能です。

保持と削除を組み合わせたポリシー

実務では、これらのポリシーを組み合わせて使用することが一般的です。

例えば、「Teamsチャットを3年間保持し、その後削除する」というポリシーを設定することで、コンプライアンス要件を満たしながら、不要なデータを管理できます。

まとめ

Microsoft 365管理センターでTeamsのチャット情報保持ポリシーを設定することで、組織のコンプライアンス遵守とデータ管理の効率化が実現できます。

この記事で解説した手順に従い、適切な保持期間と削除アクションを設定してください。

設定後は、ポリシーの適用状況を定期的に確認し、必要に応じて調整することが重要です。

これにより、Teamsのチャットデータを安全かつ効果的に管理できるようになります。

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