【Teams】チームへの新規メンバー追加を承認制にする所有者承認手順

Microsoft Teamsでチームを作成したものの、メンバーが勝手に増えてしまわないか不安ですか?

チームの管理権限を持つ所有者として、メンバー追加の承認プロセスを設定したいと考えているのですね。

この記事では、Teamsのチーム所有者が新規メンバーの追加を承認制にするための具体的な手順を解説します。これにより、チームの健全な管理と情報漏洩リスクの低減が可能になります。

Teamsチームのメンバー追加承認制の仕組み

Microsoft Teamsでは、チームの所有者がメンバー追加の承認プロセスを有効にすることで、チームへの参加者を管理できます。

この設定を行うと、チームメンバー(所有者以外)が新しいメンバーを追加しようとした際に、チーム所有者の承認が必要になります。

これにより、意図しないメンバーの追加を防ぎ、チームの機密性や整合性を保つことができます。特に、機密情報を取り扱うチームや、規模の大きい組織でチームを管理する際に有効な機能です。

チーム設定でメンバー追加を承認制にする手順

この設定は、チームの所有者のみが行えます。管理者権限は必要ありません。

1. Teamsアプリを開く
   Microsoft TeamsデスクトップアプリまたはWebアプリを開きます。
2. 対象のチームを選択する
   左側のナビゲーションペインから、設定を変更したいチームを見つけてクリックします。
3. チーム名の横の「・・・」をクリックする
   チーム名の横に表示される「その他のオプション」(三点リーダー)をクリックします。
4. 「チームを編集」を選択する
   表示されるメニューから「チームを編集」を選択します。
5. 「設定」タブに移動する
   チーム編集画面が開いたら、「設定」タブをクリックします。
6. 「メンバーの追加」を展開する
   設定項目の中に「メンバーの追加」という項目があります。これを展開(クリック)します。
7. 「メンバーの追加を承認する」にチェックを入れる
   「メンバーの追加を承認する」というオプションが表示されます。このチェックボックスにチェックを入れます。
8. 「保存」をクリックする
   画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、設定変更を確定します。

メンバー追加の承認依頼と対応手順

上記の設定が完了すると、チームメンバー(所有者以外)が新しいメンバーを追加しようとすると、承認依頼がチーム所有者に送信されます。

承認依頼の通知と確認方法

メンバー追加の承認依頼は、主に以下の方法でチーム所有者に通知されます。

1. Teamsアクティビティフィード:
Teamsアプリの左側にある「アクティビティ」フィードに、新しい承認依頼があった旨の通知が表示されます。

2. メール通知(設定による):
組織や個人のTeams通知設定によっては、メールでも通知が届く場合があります。

3. チームチャネルへの投稿(設定による):
特定のチャネルに通知を投稿する設定も可能ですが、標準ではアクティビティフィードが主です。

通知をクリックすると、承認依頼の詳細画面に移動します。ここでは、誰が、誰を、どのような理由(任意)で追加しようとしているかを確認できます。

承認または却下の手順

承認依頼の詳細画面または通知から、以下の対応が可能です。

1. 「承認」ボタンをクリックする
   追加を許可する場合、画面上の「承認」ボタンをクリックします。
2. 「却下」ボタンをクリックする
   追加を拒否する場合、「却下」ボタンをクリックします。
3. コメントを追加する(任意)
   承認または却下の際に、理由や指示などをコメントとして追加できる場合があります。これは、依頼者や追加しようとしているメンバーへの情報共有に役立ちます。

承認または却下の操作を行うと、その結果は依頼者(メンバー追加を試みた人)に通知されます。

承認後のメンバー追加処理

チーム所有者が「承認」をクリックすると、追加しようとしていたメンバーは自動的にチームに追加されます。追加されたメンバーには、チームに参加した旨の通知が届きます。

一方、「却下」した場合は、そのメンバーはチームに追加されず、依頼者には却下された旨が通知されます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

新しいTeams(v2)と従来Teamsのインターフェースや一部の操作感には違いがありますが、チーム設定の基本的な流れやメンバー追加承認機能の操作方法は、基本的に変わりません。

「チームを編集」メニューへのアクセス方法や設定項目の配置が若干変更されている可能性はありますが、承認制にするための「メンバーの追加」設定項目は、同様にチーム設定画面からアクセスできます。

新しいOutlookと従来Outlookの違い

Microsoft Teamsのチーム設定は、Microsoft Outlookの機能とは直接関係ありません。したがって、新しいOutlookへの移行がTeamsのチームメンバー追加承認設定に影響を与えることはありません。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Mac版Teams:
デスクトップアプリであるMac版Teamsでも、Windows版と同様の操作でチーム設定を変更できます。メニューの配置やデザインはOSに依存しますが、機能は共通です。

モバイル版Teams(iOS/Android):
モバイルアプリでもチーム設定の変更は可能です。ただし、画面サイズが小さいため、PC版とは操作手順や画面構成が若干異なる場合があります。

具体的には、チーム名の横の「・・・」をタップし、「メンバーの追加を承認する」設定項目を探して有効化します。承認依頼の確認や対応もモバイルアプリから行えます。

Web版Teams:
WebブラウザからアクセスするTeamsでも、PC版(Windows/Mac)と同様の操作で設定変更が可能です。特別な違いはありません。

管理者権限が必要な場合

今回解説した「チームへの新規メンバー追加を承認制にする」設定は、チーム所有者の権限があれば実行可能です。Microsoft 365の全体管理者やTeams管理者の権限は必要ありません。

ただし、組織のポリシーとして、チーム所有者がこのような設定変更を行うことを制限している場合もあります。その場合は、IT管理者にご確認ください。

組織ポリシー・テナント設定による影響

Teamsのテナント全体の設定によっては、チーム所有者が「メンバーの追加」設定を変更できない場合があります。これは、Microsoft 365管理者がTeamsの管理設定で、チーム所有者によるチーム編集権限を制限している場合に起こり得ます。

もし、上記の手順で「メンバーの追加」設定項目が見つからない、または変更できない場合は、組織のIT管理者またはTeams管理者に相談してください。組織によっては、メンバー追加の承認プロセスを別の方法(例: 招待制のみ、管理者承認必須など)で管理している場合もあります。

よくある誤解と注意点

h3>「メンバー」と「所有者」の違いを理解する

この承認制設定は、「チームメンバー」(一般メンバー)が新しいメンバーを追加しようとする場合に、チーム「所有者」の承認を必須にするものです。

チーム所有者は、そのままメンバーを追加できます。誰がメンバーを追加できるのか、誰が承認できるのかを明確に理解しておくことが重要です。

h3>承認依頼が見当たらない場合

チーム所有者なのに承認依頼の通知が来ない、または見当たらない場合は、以下の点を確認してください。

1. 通知設定の確認: Teamsのアクティビティ通知設定で、メンバー追加に関する通知が有効になっているか確認します。
2. 「チームを編集」設定の再確認: 承認制の設定が正しく保存されているか、再度「チームを編集」画面で確認します。
3. 依頼者への確認: 実際にメンバー追加の依頼が行われているか、依頼者に確認してもらいます。
4. キャッシュクリアや再起動: Teamsアプリのキャッシュクリアや再起動で問題が解消されることがあります。

h3>承認制にしたのにメンバーが追加されてしまう場合

設定したにも関わらず、意図しないメンバーが追加されてしまう場合、以下の原因が考えられます。

1. 所有者による追加: チーム所有者は、承認プロセスを経ずに直接メンバーを追加できます。これは仕様です。
2. 招待リンクによる追加: チーム所有者が共有した招待リンクを通じて、承認プロセスを経ずにメンバーが参加できる場合があります。招待リンクの管理も重要です。
3. 設定が保存されていない: 設定変更後に「保存」ボタンをクリックし忘れている、または一時的な不具合で設定が反映されていない可能性があります。
4. 組織ポリシーによる制限: 組織のポリシーで、特定の条件下では承認プロセスがスキップされる、あるいは別の管理方法が優先される場合があります。

h3>承認依頼の有効期限

Teamsのメンバー追加承認依頼に、一般的に明確な有効期限は設定されていません。しかし、長期間放置された依頼は、依頼者や追加対象者の状況変化により、対応が難しくなることがあります。

迅速な対応が、チーム運営の円滑化につながります。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsでチームへの新規メンバー追加を承認制にするための所有者向け手順を解説しました。

チーム設定から「メンバーの追加を承認する」オプションを有効化し、届いた承認依頼に適切に対応することで、チームのメンバー構成を意図した通りに保つことができます。

今後は、チーム設定の確認や、届いた承認依頼への迅速な対応を習慣づけ、チームの安全な管理を実践してください。

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