【Teams】Teams Phoneで内線番号(Extension)を表示させる発信表示設定手順

Microsoft Teams Phoneを利用している際、発信時に相手に表示される発信者番号を内線番号にしたいと考えていませんか。

通常、Teams Phoneでは組織の代表電話番号や、個人の公衆交換電話網(PSTN)番号が発信者番号として表示されます。

しかし、内線番号を表示させることで、社内での連絡がよりスムーズになり、相手も発信元を把握しやすくなります。

この記事では、Teams Phoneで発信時に内線番号を表示させるための設定手順を詳しく解説します。

管理者が行う設定と、ユーザーが行う設定の両方について説明するので、ぜひ参考にしてください。

Teams Phoneの内線番号発信表示の仕組み

Microsoft Teams Phoneでは、通話の発信者番号表示は、主に「発信者番号ポリシー」によって制御されています。このポリシーは、Teamsの管理者が組織内のユーザーに対して適用する設定です。

通常、Teams Phoneライセンスが付与されたユーザーは、組織が購入したPSTN接続サービス(電話番号)を通じて発信します。この場合、デフォルトではそのPSTN番号が相手に表示されます。

内線番号を発信時に表示させるためには、このデフォルトの挙動を変更し、ユーザーに割り当てられた内線番号(Exchange OnlineのExtensionAttributeなど、Teamsが参照できる情報)を優先的に表示させるよう、管理者が明示的に設定を行う必要があります。

この設定は、Teams管理センターの「音声」セクションにある「発信者番号ポリシー」で行われるのが一般的です。

Teams Phoneで内線番号を発信時に表示させる設定手順

Teams Phoneで発信時に内線番号を表示させるためには、Teams管理者が「発信者番号ポリシー」を設定する必要があります。ユーザー側でも一部設定が可能ですが、基本となるのは管理者側の設定です。

管理者による発信者番号ポリシーの設定

この設定は、Teams管理センターにアクセスできる管理者権限が必要です。

1. Microsoft 365 管理センターにサインインする
   Webブラウザで Microsoft 365 管理センター (admin.microsoft.com) にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. Teams管理センターに移動する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから、「すべて表示」を展開し、「Teams」を選択します。
3. 音声設定を開く
   Teams管理センターの左側メニューで、「音声」を展開し、「発信者番号ポリシー」を選択します。
4. 新しいポリシーを作成または既存のポリシーを編集する
   新規にポリシーを作成する場合は、「追加」ボタンをクリックします。既存のポリシー(例: Global (Org-wide default))を編集する場合は、ポリシー名をクリックします。
5. 発信者番号の設定を行う
   ポリシー設定画面で、「発信者番号」の項目を見つけます。ここでは、以下のいずれかの設定を選択します。
   • ユーザーの電話番号: ユーザーに割り当てられている電話番号(PSTN番号)を使用します。
   • 組織の電話番号: 組織に割り当てられている代表番号を使用します。
   • なし: 発信者番号を表示しません。

   内線番号を表示させるためには、通常、Exchange Onlineの「ExtensionAttribute」などのユーザー属性に内線番号が設定されており、Teamsがそれを参照できる必要があります。
   
   この場合、発信者番号ポリシーの設定で「ユーザーの電話番号」を選択し、ユーザーのプロファイルに内線番号が正しく設定されていることが前提となります。Exchange OnlineのExtensionAttributeに内線番号を格納し、Teamsと同期させることで、この設定が有効になります。

6. ポリシーを保存する
   設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックします。
7. ユーザーにポリシーを割り当てる
   作成または編集したポリシーを、内線番号表示を行いたいユーザーに割り当てます。これは、「ユーザー」メニューから該当ユーザーを選択し、「アカウント」タブで「音声」セクションの発信者番号ポリシーを変更することで行えます。

ユーザーのExchange Online内線番号設定(前提条件)

上記管理者設定を有効にするためには、ユーザーのExchange Onlineのプロファイルに内線番号が正しく設定されている必要があります。これは通常、Azure AD (Azure Active Directory) のユーザープロファイルに格納され、Exchange Onlineと同期されます。

1. Azure AD ポータルまたはMicrosoft 365 管理センターにサインインする
   管理者権限でアクセスします。
2. 該当ユーザーを検索して選択する
3. ユーザープロファイル設定を開く
4. 「連絡先情報」または「拡張プロパティ」などのセクションを探す
   ここに「内線番号」や「Extension」といった項目があるはずです。
5. 内線番号を入力する
   該当するフィールドに、ユーザーの内線番号を正確に入力します。
6. 変更を保存する

この設定は、Azure ADとExchange Online、そしてTeamsの間で同期されるのに時間がかかる場合があります。通常、数時間から最大24時間程度かかることがあります。

ユーザーによるTeamsクライアントでの発信者番号設定

管理者によって発信者番号ポリシーが設定されている場合でも、ユーザーはTeamsクライアントの設定で、一部表示方法を調整できることがあります。ただし、これは管理者の設定が優先されます。

1. Teamsクライアントを開く
2. プロフィール画像をクリックする
   Teamsウィンドウの右上にある自分のプロフィール画像をクリックします。
3. 「設定」を選択する
4. 「通話」設定項目を開く
   左側のメニューから「通話」を選択します。
5. 「発信者番号」設定を確認する
   このセクションに、発信者番号の表示に関するオプションが表示される場合があります。
6. 表示オプションを選択する
   管理者設定で内線番号表示が許可されている場合、ここで「内線番号」や「ユーザーの電話番号」などが選択できるようになることがあります。

ただし、このユーザー設定は、組織のポリシーによって無効化されている場合もあります。もしこのオプションが表示されない場合は、管理者に確認してください。

内線番号表示設定でよくある問題と対処法

Teams Phoneで内線番号を発信時に表示させる設定を行っても、期待通りに表示されない場合があります。ここでは、よくある問題とその対処法を解説します。

h3: 発信しても内線番号が表示されず、代表番号が表示される

原因:

• 管理者による発信者番号ポリシーの設定が正しく行われていない。
• ユーザーのExchange Onlineプロファイルに内線番号が正しく設定されていない、または同期が完了していない。
• 組織の電話番号が発信者番号ポリシーで優先されている。

対処法:

1. 管理者設定の再確認
   Teams管理センターで、該当ユーザーに割り当てられている発信者番号ポリシーを確認します。「ユーザーの電話番号」が選択されており、かつユーザーのExchange Onlineプロファイルに内線番号が設定されているかを確認してください。
2. ユーザープロファイルの内線番号設定確認
   Azure ADまたはMicrosoft 365 管理センターで、ユーザーの内線番号(ExtensionAttributeなど)が正しく入力されているか、スペルミスがないかを確認します。
3. 同期時間の確認
   設定変更後、反映に時間がかかる場合があります。24時間程度待ってから再度確認してください。
4. グローバル (Org-wide default) ポリシーの確認
   もし特定のユーザーに個別のポリシーを割り当てていない場合、グローバルポリシーの設定が影響しています。グローバルポリシーが意図しない設定になっていないか確認してください。

h3: 内線番号が表示されるが、一部のユーザーでしか機能しない

原因:

• 発信者番号ポリシーが、一部のユーザーにのみ手動で割り当てられている。
• ユーザーのライセンスやプロビジョニングに問題がある。
• Exchange Onlineの内線番号設定が、ユーザーごとに異なっている。

対処法:

1. ポリシー割り当ての確認
   影響を受けているユーザーと、正常に機能しているユーザーの発信者番号ポリシーの割り当て状況を比較します。
2. ユーザープロファイルの一貫性確認
   正常なユーザーと問題のあるユーザーのExchange Onlineプロファイルにおける内線番号設定を比較し、一貫性があるか確認します。
3. ライセンスの確認
   Teams Phoneライセンスが正しく割り当てられているか確認します。

h3: Teamsクライアントで発信者番号の選択肢が表示されない

原因:

• 管理者によって、ユーザー側での発信者番号選択が許可されていない。
• 組織のポリシーが、発信者番号の選択を制限している。

対処法:

1. 管理者への確認依頼
   Teams管理センターの発信者番号ポリシー設定で、ユーザーが発信者番号を選択できるオプションが有効になっているか、管理者に確認してもらいます。
2. 組織のポリシー確認
   会社全体のITポリシーで、発信者番号の表示が制限されている可能性もあります。IT部門に確認してください。

新しいTeams (v2) と従来Teamsでの違い

Teams Phoneの内線番号表示設定に関する基本的な仕組みや管理者の設定手順は、新しいTeams (v2) と従来Teamsで大きな違いはありません。

管理者は引き続きMicrosoft 365 管理センターやTeams管理センターを通じて設定を行います。ユーザーインターフェースは新しいTeamsで刷新されていますが、設定項目や機能の場所は概ね踏襲されています。

ただし、新しいTeamsでは、よりモダンなUI/UXが提供されており、設定画面の表示や操作感が若干異なる場合があります。また、将来的に新しいTeams向けに、より詳細な発信者番号表示制御機能が追加される可能性も考えられます。

Mac版・モバイル版・Web版Teamsでの違い

Mac版Teams:

Mac版Teamsのクライアント設定における発信者番号の表示オプションは、Windows版とほぼ同様です。ただし、OS固有の権限設定(マイクアクセスなど)が影響する可能性はあります。

モバイル版Teams (iOS/Android):

モバイル版Teamsでは、発信者番号の表示設定は、PC版と同様に管理者のポリシーに依存します。ユーザー自身が発信者番号の表示方法を細かく設定するオプションは、PC版よりも限定的である傾向があります。デバイスの電話機能との連携が関係するため、OS側の設定も影響する可能性があります。

Web版Teams:

Web版Teamsでも、管理者の発信者番号ポリシーが適用されます。ユーザーによるクライアント設定のオプションは、デスクトップ版と同様に利用できることが多いですが、ブラウザの機能制限やキャッシュの影響を受ける可能性もゼロではありません。

いずれのプラットフォームでも、最終的な発信者番号の表示は、Teams Phoneのライセンス、組織のPSTN接続、そしてTeams管理センターで設定された発信者番号ポリシーによって決定されます。ユーザー側での設定は、これらの基盤となる設定が許可している範囲内での調整となります。

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