【Teams】チャットのリアクション種類を増やすカスタム設定手順

Microsoft Teamsのチャットで、もっと感情を豊かに表現したいと思ったことはありませんか。

標準のリアクションだけでは物足りなく感じる場面もあるでしょう。

この記事では、Teamsのチャットで利用できるリアクションの種類を増やし、よりパーソナルなコミュニケーションを実現するためのカスタム設定方法を詳しく解説します。

組織のコミュニケーションを活性化するヒントとしても役立ちます。

カスタムリアクションでTeamsコミュニケーションを豊かにする

Microsoft Teamsのチャット機能では、メッセージに対する感情や反応を素早く伝えるために「リアクション」機能が用意されています。標準では、いいね、ハート、拍手、笑う、驚く、悲しむといった基本的な感情を表すアイコンが利用可能です。

しかし、ビジネスの現場では、チームの結束を高めるユニークな絵文字や、特定のプロジェクトを象徴するGIF画像を使いたい場面も出てくるでしょう。このようなニーズに応えるのが、カスタムリアクション機能です。

カスタムリアクションを設定することで、組織固有の文化やユーモアを反映した、よりパーソナルで感情豊かなコミュニケーションが可能になります。

この機能は、Teamsの管理者がTeams管理センターを通じて設定します。組織全体で共有されるため、メンバー全員が同じカスタムリアクションを利用できるようになります。

例えば、会社のロゴカラーを使ったアイコンや、社内イベントで使われたキャラクターのスタンプなどをリアクションとして追加することで、チームの一体感を醸成したり、メッセージの意図をより正確に伝えたりするのに役立ちます。

カスタムリアクションの追加は、単なる機能拡張にとどまりません。コミュニケーションの活性化、エンゲージメントの向上、そして組織文化の醸成にも繋がる戦略的な取り組みと言えます。

カスタムリアクションの追加・設定手順

カスタムリアクションを追加するには、Teamsの管理者権限が必要です。一般ユーザーは設定できません。

設定はMicrosoft Teams管理センターで行います。

1. Teams管理センターへのサインイン
   WebブラウザでMicrosoft 365管理センターにサインインし、左側のメニューから「Teams」を選択してTeams管理センターを開きます。
2. 「メッセージングポリシー」への移動
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューで、「メッセージングポリシー」を探してクリックします。
3. ポリシーの選択または新規作成
   既存のポリシーを編集するか、新しいポリシーを作成します。組織全体に適用したい場合は、グローバル(組織全体)ポリシーを編集するのが一般的です。新規作成する場合は、ポリシーに分かりやすい名前を付けます。
4. カスタムリアクションの設定項目を探す
   選択したポリシーの設定画面をスクロールしていくと、「カスタムリアクション」またはそれに類する項目が見つかります。「カスタムリアクションを許可する」のようなトグルスイッチがあればオンにします。
5. カスタムリアクションのアップロード
   カスタムリアクションを追加するためのボタン(例:「カスタムリアクションの追加」)をクリックします。
6. リアクションの詳細設定
   アップロード画面が表示されたら、以下の情報を入力・設定します。
   • 名前: リアクションの名前を入力します。これは、リアクションを選択する際に表示される名前になります。
   • 画像: アップロードする画像ファイルを選択します。
7. 画像ファイルの要件
   アップロードする画像ファイルには、いくつかの要件があります。
   • ファイル形式: GIF、JPG、PNG形式がサポートされています。
   • サイズ: 推奨される画像サイズは、正方形で128×128ピクセルです。
   • ファイルサイズ: 1MB以下に制限されています。
   • アニメーション: GIF画像はアニメーション表示されます。
8. 保存
   必要な情報を入力し、画像をアップロードしたら、「保存」または「追加」ボタンをクリックしてカスタムリアクションを登録します。
9. ポリシーの保存
   カスタムリアクションを追加した後、メッセージングポリシー自体の設定も保存することを忘れないでください。
10. ユーザーへの反映
    設定変更が組織全体に反映されるまでには、数時間から最大24時間かかる場合があります。

カスタムリアクションの管理

追加したカスタムリアクションは、Teams管理センターの同じ場所から編集したり削除したりできます。

不要になったリアクションを削除することで、リアクション一覧が整理され、ユーザーが目的のリアクションを見つけやすくなります。

チャットでのカスタムリアクション利用方法

カスタムリアクションの設定が完了し、組織全体に反映されたら、ユーザーはTeamsのチャットでそれらを利用できるようになります。

利用方法は、標準のリアクションとほぼ同じです。

1. メッセージへのカーソル移動
   リアクションを追加したいチャットメッセージの上にマウスカーソルを移動させます。
2. リアクションアイコンの表示
   メッセージの右上に、標準のリアクションアイコンが表示されます。
3. 「もっと見る」アイコンのクリック
   標準のリアクションアイコンが表示されている部分の右端にある「…」または「もっと見る」アイコンをクリックします。
4. カスタムリアクションの選択
   表示されるメニューの中に、追加されたカスタムリアクションの一覧が表示されます。
5. 目的のリアクションをクリック
   利用したいカスタムリアクションをクリックすると、そのメッセージにリアクションが追加されます。

標準のリアクションと同様に、同じメッセージに対して複数のユーザーが同じカスタムリアクションを付けることができます。また、一度付けたリアクションは、再度クリックすることで解除できます。

カスタムリアクションの活用例

カスタムリアクションは、様々な場面で活用できます。

• チームの士気を高める: チームの成功や達成に対して、特別な「お祝い」や「称賛」のカスタムリアクションを用意する。
• プロジェクトの進捗共有: 特定のタスク完了や、次のステップへの移行を示すカスタムアイコンを作成する。
• ユーモアを交えたコミュニケーション: 会社のキャラクターや、面白いGIF画像をリアクションとして登録し、チャットを和やかな雰囲気に保つ。
• 迅速な意思表示: 「承認」「確認済み」「保留」など、ビジネス上のステータスを素早く伝えるためのカスタムアイコンを用意する。
• イベントやキャンペーンの告知: 社内イベントやキャンペーンに関連したカスタムリアクションを作成し、話題性を高める。

これらの活用例は、組織の文化やコミュニケーションスタイルに合わせて自由にカスタマイズできます。

カスタムリアクション設定時の注意点と制限事項

カスタムリアクション機能は便利ですが、利用する上でいくつか注意すべき点と制限事項があります。

管理者の権限が必要

カスタムリアクションの追加・削除・管理は、Microsoft Teamsの管理者権限を持つユーザーのみが行えます。一般ユーザーは、管理者が設定したカスタムリアクションを利用することしかできません。

反映までの時間差

カスタムリアクションの設定変更は、組織全体に反映されるまでに時間がかかる場合があります。設定後すぐに利用できない場合は、数時間待ってから再度確認してください。

画像ファイルの制約

アップロードできる画像ファイルには、形式(GIF、JPG、PNG)、サイズ(128×128ピクセル推奨、1MB以下)の制約があります。これらの要件を満たさない画像はアップロードできません。

組織ポリシーによる制限

組織によっては、セキュリティポリシーやコンプライアンス上の理由から、カスタムリアクション機能自体が無効化されている場合があります。その場合、管理センターで設定項目が見つからない、または設定を変更できないことがあります。

互換性

カスタムリアクションは、Teamsのデスクトップアプリ、Webアプリ、モバイルアプリで利用できます。ただし、古いバージョンのTeamsアプリでは表示や動作が異なる可能性があります。

削除されたリアクションの扱い

管理者がカスタムリアクションを削除した場合、それまでにそのリアクションが付いていたメッセージからは、そのリアクションは消えません。しかし、新規にそのリアクションを追加することはできなくなります。

GIFアニメーションの注意点

GIFアニメーションは、チャットに活気をもたらしますが、過度に使用するとメッセージの視認性を低下させる可能性があります。また、ファイルサイズが大きくなりすぎないよう注意が必要です。

著作権・商標権

アップロードする画像ファイルは、著作権や商標権を侵害しないものを使用してください。社外のキャラクターやロゴなどを無断で使用しないよう注意が必要です。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)への移行は、インターフェースやパフォーマンスの向上に重点が置かれていますが、カスタムリアクション機能に関する基本的な設定方法や利用方法に大きな変更はありません。

Teams管理センターでの設定手順は、従来Teamsとほぼ同様にTeams管理センターの「メッセージングポリシー」から行います。

ただし、新しいTeamsでは、より洗練されたUIでカスタムリアクションの選択や表示が行われる可能性があります。また、将来的なアップデートで、カスタムリアクションの管理方法や機能がさらに拡張されることも考えられます。

現時点では、カスタムリアクションの追加・設定・利用方法において、新しいTeams(v2)と従来Teamsで決定的な違いはありません。管理者は、Teams管理センターで一元管理できます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Mac版Teams:
Mac版Teamsでも、カスタムリアクションの設定・利用方法はWindows版と基本的に同じです。Teams管理センターでの設定はWebブラウザで行うため、OSに依存しません。チャットでの利用も、Windows版と同様の操作で可能です。

モバイル版Teams (iOS/Android):
モバイル版Teamsでも、カスタムリアクションは利用できます。メッセージにカーソルを合わせて長押しするか、リアクションアイコンをタップして「…」または「もっと見る」から選択します。ただし、カスタムリアクションの追加・管理はモバイルアプリからは行えず、Teams管理センターでのみ可能です。

Web版Teams:
Webブラウザで利用するTeamsでも、カスタムリアクションは問題なく利用できます。操作感はデスクトップアプリ版とほぼ同じです。カスタムリアクションの管理も、Teams管理センターで行います。

総じて、カスタムリアクションの機能自体は、どのプラットフォームでも一貫して利用できるように設計されています。ただし、UIの細かな表示や操作感はプラットフォームによって若干異なる場合があります。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsのチャットで利用できるリアクションの種類を増やすカスタム設定方法について解説しました。

Teams管理センターで組織独自の画像を設定することで、コミュニケーションの表現力を豊かにし、チームの一体感を高めることが可能です。

まずは、組織内で利用したいカスタムリアクションのアイデアを出し合い、管理者に設定を依頼してみましょう。これにより、よりパーソナルで効果的なTeamsコミュニケーションが実現します。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。