【Teams】会議の発表者ノートをパブリック共有画面に出さない設定

Teams会議で発表者ノートが共有される仕組み

Microsoft Teams会議において、資料を共有する際に発表者ノートが表示されるかどうかは、主に「画面共有」の方法と「発表者モード」の選択によって決まります。

通常、PCの画面全体を共有した場合、発表者ノートは共有画面には表示されません。しかし、特定のウィンドウやPowerPointなどのアプリケーションを共有する際に、発表者ノートが表示される設定になっていることがあります。

また、Teamsには「発表者モード」という機能があり、これを利用することで、共有画面のレイアウトや表示内容を細かく制御できます。この発表者モードの設定次第で、発表者ノートを参加者に見せないようにすることが可能です。

発表者ノートをパブリック共有画面に出さない設定手順

Teams会議で発表者ノートを参加者に見せないようにするには、資料共有時の設定が重要です。

共有する資料の選択と発表者モードの設定

資料共有を行う際に、どのモードで共有するかによって発表者ノートの表示・非表示が変わります。

1. 会議画面で「共有」ボタンをクリック
   Teams会議画面の右上にある「共有」ボタンをクリックします。
2. 共有トレイの「PowerPoint」を選択
   共有トレイが表示されたら、「PowerPoint」タブを選択します。
3. 「発表者モード」で共有を選択
   共有したいPowerPointファイルを選択します。その際、「発表者モード」で共有するオプションが表示されている場合は、そちらを選択します。
4. 「発表者モード」の表示を確認
   発表者モードで共有すると、通常、共有画面にはスライドのみが表示され、発表者ノートは参加者には見えなくなります。発表者自身の画面には、スライドと発表者ノートの両方が表示されます。
5. 共有の開始
   設定が完了したら、「共有」ボタンをクリックして資料共有を開始します。

画面全体共有の場合の注意点

PCの画面全体を共有する設定でも、発表者ノートが表示される場合があります。

1. 「共有」ボタンから「画面」を選択
   会議画面の「共有」ボタンをクリックし、「画面」セクションから共有したい画面を選択します。
2. PowerPointの発表者ツールの表示を確認
   PowerPointで発表者ノートを表示させたまま画面全体共有を行うと、発表者ノートも参加者に見えてしまう可能性があります。
3. 発表者ノートを非表示にする
   PowerPointの「スライドショー」タブから「発表者ツールを表示する」のチェックを外すか、発表者ノートのウィンドウを閉じてから画面共有を開始してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)では、UIや一部機能の挙動が変更されていますが、資料共有時の発表者ノートの表示制御に関する基本的な考え方は従来Teamsと大きく変わりません。

共有トレイからのPowerPoint共有や、画面全体共有時の発表者ノートの取り扱いは、同様の設定手順で制御できます。

ただし、新しいTeamsでは共有メニューの配置やデザインが更新されているため、ボタンの場所などが若干異なる場合があります。操作に迷った際は、アイコンやメニュー名を注意深く確認してください。

発表者ノートが共有されてしまう場合の確認事項

上記の設定を行っても発表者ノートが共有されてしまう場合、いくつか確認すべき点があります。

共有中のウィンドウやアプリケーションの確認

共有しているのがPowerPointの特定のウィンドウである場合、そのウィンドウの表示設定が影響していることがあります。

1. 共有ウィンドウの最小化・閉じる
   Teams会議画面から「共有の停止」を選択し、PowerPointの発表者ノートが表示されているウィンドウを最小化するか、閉じてください。
2. 再度共有を開始
   その後、改めて資料共有を開始します。この際、PowerPointの「発表者モード」や、画面全体共有時の発表者ノート非表示設定を再度確認してください。

PowerPointのバージョンや設定

使用しているPowerPointのバージョンや、個別の設定によっても挙動が変わることがあります。

1. PowerPointのバージョン確認
   PowerPointの「ファイル」メニューから「アカウント」を選択し、製品情報でバージョンを確認してください。最新の状態にアップデートすることで、問題が解消される場合があります。
2. 「発表者ツールを表示する」設定の確認
   PowerPointの「スライドショー」タブにある「発表者ツールを表示する」にチェックが入っていると、発表者ノートが表示されます。このチェックを外してから共有を試みてください。

組織のTeams会議ポリシー(管理者向け)

組織によっては、Microsoft 365管理者がTeams会議のポリシーで、発表者ノートの共有に関する設定を制限している場合があります。

もし、上記の設定を行っても問題が解決しない場合は、組織のIT管理者にご相談ください。管理者は、Teams管理センターで会議ポリシーを確認・変更することで、発表者ノートの共有動作を制御できます。

具体的には、会議ポリシーの「会議で共有できるコンテンツ」などの設定項目で、PowerPoint Liveなどの共有方法が許可されているか、発表者ノートの表示が制御されているかを確認します。

新しいOutlookとの関連性

新しいOutlookは、Outlookのインターフェースを刷新し、TeamsやOneDriveとの連携を強化したアプリケーションです。

新しいOutlook自体が直接Teams会議の発表者ノートの表示に影響を与えることはありません。しかし、新しいOutlookからTeams会議をスケジュールしたり、会議の招待状に資料を添付したりする際に、資料の共有方法や会議設定に間接的な影響を与える可能性は考えられます。

例えば、新しいOutlookで会議をスケジュールする際に、会議のオプションで共有に関する設定を事前に確認しておくことが、後々のトラブルを防ぐことにつながります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsの発表者ノートの表示設定は、利用するプラットフォームによって若干挙動が異なる場合があります。

Mac版Teams

Mac版Teamsでも、Windows版と同様に資料共有時の設定で発表者ノートの表示を制御できます。

PowerPoint for Macを使用している場合、発表者ノートの表示・非表示はPowerPoint自体の設定に依存します。共有前に「発表者ツールを表示する」のチェックを外すなどの操作が必要です。

モバイル版Teams

モバイル版Teamsでは、PC版のような詳細な発表者モードの選択肢がない場合があります。

資料共有の際は、画面全体を共有する形になることが多く、その場合、発表者ノートが表示されていると参加者にも見えてしまう可能性があります。モバイルで発表を行う際は、事前に発表者ノートを非表示にしておくか、共有する資料に発表者ノートの内容を含めないように注意が必要です。

Web版Teams

Web版Teamsでも、デスクトップ版と同様の機能が提供されています。

PowerPointファイルをWeb版Teamsで共有する場合、PowerPoint Liveという機能が利用でき、この機能を使うことで発表者ノートを参加者に見せずに共有することが可能です。共有トレイからPowerPointを選択する際に、PowerPoint Liveのオプションがあればそちらを選択してください。

まとめ

Microsoft Teams会議で発表者ノートをパブリック共有画面に表示させないためには、資料共有時の設定が鍵となります。

PowerPoint共有時には「発表者モード」を選択するか、画面全体共有の場合は事前にPowerPointの発表者ツールを非表示にすることが重要です。

これらの設定を正しく行うことで、安心して会議に集中でき、意図しない情報漏洩を防ぐことができます。もし問題が解決しない場合は、組織のIT管理者にご相談ください。

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