【Outlook】Office 365 MRM(Messaging Records Management)の設定手順

Microsoft Outlookのメール管理に悩んでいませんか。Office 365のMRM機能を使えば、メールの保持期間や削除ルールを自動化できます。これにより、ストレージ容量の最適化やコンプライアンス要件への対応が容易になります。この記事では、MRMの設定手順を詳しく解説します。MRMの基本から具体的な設定方法まで、ステップバイステップで理解できるでしょう。

MRMは、組織のメールデータを効率的に管理するための強力なツールです。適切な設定を行うことで、不要なメールの蓄積を防ぎ、必要なメールを確実に保持できます。本記事を参考に、MRMの設定をマスターしましょう。

MRM(Messaging Records Management)の基本とメリット

Office 365のMRM機能は、Exchange Onlineの機能の一部です。組織全体のメールボックスアイテムに対する保持期間や削除ポリシーを、一元的に管理できるように設計されています。これにより、コンプライアンス、法的要求、ストレージ管理のニーズを満たすことが可能になります。MRMを設定することで、メールのライフサイクルを自動的に管理できます。

MRMの主なメリットは、以下の3点です。まず、コンプライアンスとガバナンスの強化です。法的要件や業界規制に従い、メールデータを一定期間保持したり、不要なデータを削除したりできます。次に、ストレージ容量の最適化です。保持期間を超えたメールを自動的に削除することで、メールボックスの容量を節約し、コスト削減に繋がります。最後に、管理負担の軽減です。手動でのメール削除やアーカイブ作業が不要になり、IT管理者の負担を大幅に減らすことができます。

MRMは、保持ポリシー(Retention Policies)と保持タグ(Retention Tags)という2つの主要なコンポーネントで構成されています。保持ポリシーは、メールボックス全体または特定のフォルダに適用される保持設定の集合体です。保持タグは、個々のメールアイテム(メール、会議出席依頼、タスクなど)やフォルダに適用され、保持ポリシーで定義された保持期間やアクションを指定します。これらの要素を組み合わせることで、柔軟なメール管理が実現します。

保持ポリシーと保持タグの設定手順

MRMの設定は、Exchange Online PowerShellまたはMicrosoft 365コンプライアンスポータルから行うことができます。ここでは、コンプライアンスポータルを使用した手順を中心に解説します。PowerShellを使用する場合、より詳細な設定や自動化が可能ですが、GUIでの操作に慣れている場合はコンプライアンスポータルが直感的です。

保持ポリシーの作成手順

保持ポリシーは、MRMの根幹となる設定です。これにより、メールボックス内のアイテムをいつまで保持するか、また保持期間が経過した後にどうするかを定義します。以下の手順で保持ポリシーを作成します。

1. Microsoft 365コンプライアンスセンターにアクセスする
   Webブラウザで「compliance.microsoft.com」にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「ソリューション」 > 「情報ガバナンス」 > 「保持」を選択する
   左側のナビゲーションメニューから「情報ガバナンス」を展開し、「保持」を選択します。
3. 「保持ポリシー」タブを開き、「新規作成」をクリックする
   保持ポリシーの一覧画面が表示されるので、画面上部の「新規作成」ボタンをクリックします。
4. ポリシーの名前と説明を入力する
   「名前」フィールドにポリシーの名前(例:「7年間保持ポリシー」)を入力します。必要に応じて「説明」フィールドに詳細を記入します。
5. 保持設定を構成する
   「保持設定」の画面で、保持する期間とアクションを選択します。
6. 保持期間とアクションを選択する
   「アイテムを無期限に保持する」か「アイテムを次の期間保持する」を選択します。後者を選択した場合は、保持期間(例:7年)を入力します。
7. 保持期間経過後のアクションを選択する
   保持期間が経過したアイテムに対して、「削除する」か「変更しない」を選択します。一般的には「削除する」を選択し、コンプライアンス要件を満たします。
8. 保持タグを適用する
   「保持タグ」の画面で、この保持ポリシーに含める保持タグを選択します。組織全体に適用するデフォルトのタグや、特定のフォルダに適用するタグなどを追加できます。
9. ポリシーを適用する範囲を選択する
   「適用」の画面で、この保持ポリシーを適用する対象を選択します。通常は「すべてのメールボックス」を選択しますが、特定のユーザーグループに限定することも可能です。
10. 設定内容を確認し、「保存」または「送信」をクリックする
    最後に、設定内容の概要が表示されるので、確認後、「保存」または「送信」をクリックしてポリシーを作成します。

保持タグの作成手順

保持タグは、個々のメールアイテムやフォルダに適用され、保持ポリシーで定義された保持期間やアクションを指定するものです。MRMでは、以下の3種類の保持タグが利用できます。

• デフォルトの保持タグ: メールボックス全体に適用され、アイテムがどのフォルダにも属さない場合や、特定のタグが適用されていない場合に自動的に適用されます。
• 個人用保持タグ: ユーザーがOutlookのUIから手動でアイテムに適用できます。
• フォルダ保持タグ: 特定のフォルダ(例:「受信トレイ」や「送信済みアイテム」)に適用されます。

ここでは、デフォルトの保持タグとフォルダ保持タグの作成手順を説明します。個人用保持タグは、ユーザーが自分で設定できるため、管理者が事前に作成する必要性は低いです。

デフォルトの保持タグの作成

1. コンプライアンスセンターの「保持」画面で、「保持タグ」タブを選択する
   左側のナビゲーションメニューから「情報ガバナンス」>「保持」を選択し、「保持タグ」タブに切り替えます。
2. 「新規作成」をクリックし、「デフォルトのポリシー」を選択する
   「新規作成」ボタンをクリックし、表示されるオプションから「デフォルトのポリシー」を選択します。
3. タグの名前と説明を入力する
   「名前」フィールドにタグの名前(例:「デフォルト受信トレイ保持」)を入力します。
4. 保持期間とアクションを選択する
   保持ポリシーと同様に、保持する期間とアクション(削除するかどうか)を設定します。
5. 「保存」をクリックする
   設定内容を確認し、「保存」をクリックしてデフォルトの保持タグを作成します。

フォルダ保持タグの作成

1. コンプライアンスセンターの「保持」画面で、「保持タグ」タブを選択する
   「保持タグ」タブが開いていることを確認します。
2. 「新規作成」をクリックし、「フォルダ」を選択する
   「新規作成」ボタンをクリックし、表示されるオプションから「フォルダ」を選択します。
3. タグの名前と説明を入力する
   「名前」フィールドにタグの名前(例:「受信トレイ 3年保持」)を入力します。
4. 保持期間とアクションを選択する
   保持する期間とアクションを設定します。
5. 適用するフォルダを選択する
   「適用するフォルダ」の項目で、「受信トレイ」や「送信済みアイテム」など、このタグを適用したいフォルダを選択します。
6. 「保存」をクリックする
   設定内容を確認し、「保存」をクリックしてフォルダ保持タグを作成します。

保持ポリシーと保持タグの関連付け

作成した保持タグは、保持ポリシーに含めることで初めて有効になります。保持ポリシーの編集画面から、作成済みの保持タグを追加・削除できます。

1. 「保持」画面で「保持ポリシー」タブを選択する
   保持ポリシーの一覧が表示されます。
2. 編集したい保持ポリシーを選択し、「編集」をクリックする
   ポリシー名をクリックして詳細画面を開き、「編集」ボタンをクリックします。
3. 「保持タグ」セクションで「タグの編集」をクリックする
   現在ポリシーに含まれているタグが表示されます。
4. 「タグの追加」をクリックし、作成した保持タグを選択する
   利用可能なタグの一覧が表示されるので、追加したいタグにチェックを入れ、「追加」をクリックします。
5. 必要に応じてタグの順序を調整する
   適用されるタグの優先順位は、リストの上位から順になります。
6. 「保存」をクリックする
   タグの追加・削除が完了したら、ポリシー設定を保存します。

MRMポリシーの適用と確認

MRMポリシーを作成・設定したら、それが正しく適用されているかを確認することが重要です。ポリシーの適用には、Exchange Onlineのバックエンド処理により、数時間から最大で1日程度かかる場合があります。すぐに反映されない場合でも、慌てずに待機しましょう。

ポリシーが適用されているかの確認方法

ポリシーの適用状況は、Exchange Online PowerShellを使用して確認するのが最も確実です。コンプライアンスポータルからでは、一部のステータスしか確認できない場合があります。

Exchange Online PowerShellでの確認

まず、Exchange Online PowerShellに接続します。

1. Exchange Online PowerShellに接続する
   管理者権限を持つアカウントで、PowerShellを開き、以下のコマンドを実行します。
   “`powershell
   Connect-ExchangeOnline
   “`
   サインインを求められるので、管理者アカウントの認証情報を入力します。
2. メールボックスに適用されている保持ポリシーを確認する
   以下のコマンドを実行すると、指定したメールボックスに適用されている保持ポリシーとタグが表示されます。
   “`powershell
   Get-Mailbox <メールボックスのメールアドレス> | Format-List RetentionPolicy
   “`
   例: `Get-Mailbox user@example.com | Format-List RetentionPolicy`
3. 保持タグの設定を確認する
   特定の保持タグがメールアイテムに適用されているかを確認するには、以下のコマンドを使用します。
   “`powershell
   Get-Mailbox <メールボックスのメールアドレス> -IncludeInactiveMailbox
   “`
   このコマンドで、メールボックスに適用されているすべての保持タグと、その設定内容の詳細が表示されます。

Outlookクライアントでの確認

ユーザー側でも、Outlookクライアントで設定した保持タグが適用されているかを確認できます。

1. Outlookクライアントを開く
   PC版のOutlookを開きます。
2. メールアイテムを右クリックし、「割り当て」または「タグ」を選択する
   確認したいメールアイテムを右クリックします。メニューに「割り当て」や「タグ」といった項目があれば、そこから適用されている保持タグを確認できます。
3. 「アイテムのプロパティ」から確認する
   メールアイテムをダブルクリックして開いた後、「ファイル」タブ(または「メッセージ」タブ)から「アイテムのプロパティ」を選択します。表示されるダイアログボックスの中に、保持タグに関する情報が含まれている場合があります。

ただし、ユーザーインターフェースでの表示は、Outlookのバージョンや設定によって異なる場合があります。また、個人用保持タグはユーザーが手動で適用するため、管理者が設定したポリシーとは異なる表示になることがあります。

MRM設定でよくある問題と対処法

MRMの設定は強力ですが、意図しない動作を引き起こすこともあります。ここでは、よくある問題とその対処法をいくつか紹介します。

問題1: 設定した期間でメールが削除されない

原因:

• 保持ポリシーがメールボックスに正しく適用されていない。
• 保持タグが保持ポリシーに正しく関連付けられていない。
• Exchange OnlineのMRM処理がまだ完了していない(最大24時間かかる場合がある)。
• アイテムが「アーカイブメールボックス」に移動されており、保持ポリシーの適用対象外になっている。
• アイテムが「訴訟ホールド」または「インプレース電子情報開示ホールド」にかかっており、保持期間に関わらず削除されない。

対処法:

1. Exchange Online PowerShellで保持ポリシーの適用状況を確認する
   前述の確認方法で、メールボックスに正しい保持ポリシーが割り当てられているか確認してください。
2. 保持タグと保持ポリシーの関連付けを確認する
   コンプライアンスポータルで、保持ポリシーに保持タグが正しく追加されているか確認します。
3. しばらく待機する
   Exchange Onlineの処理には時間がかかる場合があるため、24時間程度待ってから再度確認します。
4. アーカイブメールボックスの確認
   ユーザーのメールボックスにアーカイブメールボックスが有効になっている場合、保持ポリシーがアーカイブメールボックスにも適用されているか確認します。
5. ホールド設定の確認
   訴訟ホールドなどが設定されている場合、アイテムは削除されません。ホールド設定の解除または変更が必要か検討します。

問題2: 意図しないアイテムまで削除されてしまう

原因:

• 保持タグの設定期間が短すぎる。
• 誤った保持タグが、意図しないフォルダやアイテムに適用されている。
• 保持ポリシーが、想定外のメールボックスに適用されている。
• 保持アクションが「削除」に設定されているが、実際には「下書き」や「迷惑メール」フォルダなど、一時的に削除されても問題ないアイテムまで対象になっている。

対処法:

1. 保持タグの保持期間を再確認・延長する
   コンプライアンスポータルで、対象の保持タグの保持期間を長く設定し直します。
2. 適用されている保持タグを確認・変更する
   Exchange Online PowerShellやOutlookクライアントで、対象アイテムに適用されている保持タグを確認し、不要なタグは削除、または意図したタグに変更します。
3. 保持ポリシーの適用範囲を見直す
   コンプライアンスポータルで、保持ポリシーが意図しないメールボックスに適用されていないか確認し、必要であれば適用範囲を修正します。
4. 保持タグの「適用対象」を限定する
   フォルダ保持タグを使用している場合、特定のフォルダのみに適用されるように設定します。

問題3: 保持タグがユーザーに表示されない

原因:

• 個人用保持タグが、保持ポリシーに紐づいていない。
• 保持タグの適用が、Exchange Onlineでまだ処理されていない。
• Outlookクライアントのキャッシュの問題。

対処法:

1. 保持タグが保持ポリシーに紐づいているか確認する
   コンプライアンスポータルで、作成した個人用保持タグが、ユーザーに適用されている保持ポリシーに含まれているか確認します。
2. しばらく待機する
   設定変更が反映されるまで時間がかかる場合があります。
3. Outlookクライアントを再起動する
   Outlookを一度終了し、再度起動することでキャッシュが更新され、表示される場合があります。
4. Outlookのキャッシュをクリアする
   Outlookのプロファイル設定からキャッシュをクリアする操作を行うと、表示が改善されることがあります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い、新しいOutlookと従来Outlookの違い

MRM機能自体は、Exchange Onlineの機能であり、OutlookやTeamsのクライアントアプリケーションのバージョンによって直接的な動作の違いはありません。しかし、MRM設定の管理インターフェースが、Microsoft 365コンプライアンスセンターに統合されているため、Microsoft 365のUI変更や、新しいTeams/Outlookの導入に伴う全体的な管理画面の変更によって、間接的に操作感が変わる可能性はあります。

例えば、新しいOutlookでは、従来のOutlookと比べてUIが刷新されており、一部の機能へのアクセス方法が変更されています。MRMの設定自体はバックエンドで行われるため影響はありませんが、ユーザーがOutlook上で保持タグを適用する際の操作感や、設定内容の確認方法が若干異なる場合があります。管理者側も、Microsoft 365コンプライアンスセンターのUI変更に追随していく必要があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

MRM機能はExchange Onlineのサーバーサイドで処理されるため、Mac版Outlook、モバイル版Outlook (iOS/Android)、Outlook on the web (OWA)のいずれのクライアントからアクセスしても、メールの保持・削除の動作自体は同じです。つまり、設定した保持ポリシーや保持タグは、どのデバイスからアクセスしても、メールアイテムに適用されます。

ただし、クライアントアプリケーションによっては、保持タグの表示や手動での適用方法が異なる場合があります。特にモバイル版では、PC版Outlookのような詳細な設定インターフェースがないため、保持タグの適用は限定的になることがあります。しかし、メールの自動削除や保持といったコアな機能は、どのプラットフォームからでも一貫して機能します。

管理者がMRMポリシーを設定・管理する際には、Microsoft 365コンプライアンスセンターのWebインターフェースを使用するのが一般的であり、これはどのデバイスからでもアクセス可能です。そのため、MRMの設定・管理作業自体にプラットフォーム依存の違いはありません。

この記事では、Microsoft 365のMRM機能を用いたメール管理の自動化について、保持ポリシーと保持タグの設定手順を中心に解説しました。これらの設定を行うことで、組織のメールデータを効率的に管理し、コンプライアンス要件を満たすことが可能になります。設定したMRMポリシーは、Exchange Online PowerShellやOutlookクライアントで確認できます。もし設定が反映されない場合は、しばらく待機するか、設定内容を再確認してください。

MRM設定をマスターすることで、ストレージ容量の最適化や、法的・規制要件への確実な対応が実現できます。まずは、小規模なテストポリシーから適用し、その効果を確認することをお勧めします。さらに高度な管理が必要な場合は、訴訟ホールドやインプレース電子情報開示などの機能と組み合わせて活用することも検討しましょう。

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