【Teams】Copilotの「Follow-up needed」提案をタスク自動登録する設定

Microsoft Teams会議中にCopilotが「Follow-up needed」(要対応)と提案してくれる機能は便利です。

しかし、この提案を個別にタスクとして登録するのは手間がかかります。

この記事では、Copilotの「Follow-up needed」提案をMicrosoft To Do(またはPlanner)に自動で登録する設定方法を解説します。

これにより、会議中の重要なアクションを見逃さず、業務効率を大幅に向上させることができます。

Copilotの「Follow-up needed」提案機能の仕組み

Microsoft Teams会議でAIアシスタントCopilotを利用すると、会議の議事録作成や要約、アクションアイテムの抽出などが可能です。

「Follow-up needed」提案は、Copilotが会議の会話内容を分析し、「誰かが誰かに何かを依頼した」「期日までに完了すべき事項が発生した」といった、対応が必要な箇所を自動的に識別する機能です。

この機能により、会議中に発言された重要なタスクや宿題を見逃すリスクを減らすことができます。

Copilotは、自然言語処理技術を用いて、依頼、約束、期日といったキーワードや文脈を認識し、対応が必要なアクションとして提案します。

Copilot提案をタスクに自動登録する設定手順

Copilotの「Follow-up needed」提案をMicrosoft To DoまたはPlannerに自動登録するには、Teamsの設定画面から連携を有効にする必要があります。

この設定は、個人のTeamsクライアントから行うことができます。管理者権限は不要です。

1. Teamsクライアントを開く
   WindowsまたはMacでMicrosoft Teamsアプリケーションを起動します。
2. 設定メニューを開く
   Teamsの右上にあるプロフィール写真またはイニシャルをクリックし、ドロップダウンメニューから「設定」を選択します。
3. Copilot設定に移動する
   左側の設定メニューから「Copilot」を選択します。
4. タスク連携を有効にする
   Copilotの設定画面内に、「会議のフォローアップ」や「タスク連携」といった項目が表示されます。
5. 「Microsoft To Do」または「Planner」を選択する
   「Follow-up needed」提案をどのタスク管理ツールに登録するかを選択するオプションがあります。「Microsoft To Do」または「Planner」のいずれか、または両方を選択します。
6. 設定を保存する
   選択後、「保存」または「適用」ボタンをクリックして設定を完了します。

この設定を行うと、Copilotが会議中に検知した「Follow-up needed」の提案が、選択したタスク管理ツールに自動的に追加されるようになります。

Web版Teamsでの設定手順 (補足)

新しいTeams(v2)では、Web版Teamsでも同様の設定が可能です。

WebブラウザでTeamsにアクセスし、プロフィール写真から「設定」を選択する手順は、デスクトップアプリ版とほぼ同じです。

タスク自動登録された項目の確認方法

Copilotによって自動登録されたタスクは、設定したMicrosoft To DoまたはPlannerで確認できます。

Microsoft To Doでの確認

Microsoft To Doを開くと、「タスク」や「提案」といったセクションに、会議で識別されたフォローアップ項目がリストアップされているはずです。

Copilotは、タスクのタイトルに会議名や関連する発言を含めることで、どの会議のタスクかを判別しやすくしています。

各タスクには、会議のトランスクリプトへのリンクが含まれている場合もあり、詳細を確認するのに役立ちます。

Microsoft Plannerでの確認

Microsoft Plannerでは、指定したプランにタスクが追加されます。

プランの「タスク」リストに、Copilotが抽出したフォローアップ項目が表示されます。

Plannerでは、各タスクに担当者、期日、進捗状況などの詳細を設定・管理できます。

Copilotからの自動登録後、必要に応じてこれらの詳細情報を追記して活用できます。

Copilotの「Follow-up needed」提案とタスク連携の注意点

Copilotの「Follow-up needed」提案とタスク連携機能は非常に便利ですが、いくつかの注意点があります。

提案の精度と誤認識

CopilotはAIであるため、提案の精度は100%ではありません。

会議の会話が不明瞭であったり、専門用語が多すぎたりする場合、Copilotが意図した通りに「Follow-up needed」を認識しないことがあります。

また、逆に、実際には対応が不要な発言を「要対応」と誤認識する可能性もあります。

そのため、自動登録されたタスクは、必ず会議後に内容を確認し、必要に応じて修正・削除することが重要です。

組織ポリシーによる制限

Copilotの機能や連携設定は、組織のMicrosoft 365管理者によって制限されている場合があります。

もし設定画面にCopilotのタスク連携に関する項目が見当たらない場合は、組織のポリシーでこの機能が無効化されている可能性があります。

その場合は、IT管理者またはヘルプデスクに問い合わせて、設定の有効化を相談してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsの違い

新しいTeams(v2)では、Copilotの機能がさらに統合・強化されています。

タスク連携の設定場所やUIが若干変更されている可能性がありますが、基本的な設定の流れは同様です。

従来Teamsから新しいTeams(v2)へ移行した場合、Copilotの設定画面の場所や表示が異なる場合があるため、注意が必要です。

新しいTeams(v2)では、より洗練されたAI機能が利用できるため、タスク管理との連携もスムーズになることが期待されます。

モバイル版・Web版Teamsでの違い

モバイル版Teams(iOS/Android)でも、Copilotの会議要約やアクションアイテム抽出機能は利用できます。

ただし、タスク連携の設定自体は、現時点ではデスクトップ版またはWeb版Teamsから行うのが一般的です。

モバイル版で設定項目が見当たらない場合は、PC版Teamsで設定を完了させてください。

Web版Teamsでは、デスクトップアプリ版とほぼ同等の設定が可能です。

Copilotの「Follow-up needed」提案をタスク自動登録するメリット

Copilotの「Follow-up needed」提案をタスク管理ツールに自動登録することで、会議の生産性が大きく向上します。

会議中に発生した対応事項を即座にタスク化できるため、発言内容の記録漏れや対応遅延を防ぐことができます。

これにより、会議の議事録作成やタスク整理にかかる時間を削減し、本来の業務に集中できるようになります。

さらに、Microsoft To DoやPlannerとの連携により、チーム全体のタスク管理と進捗共有が容易になります。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams会議でCopilotが提案する「Follow-up needed」をMicrosoft To DoまたはPlannerに自動登録する設定方法を解説しました。

Teamsの設定画面から簡単な操作で連携を有効化することで、会議中の重要なアクションを見逃さず、タスク管理を効率化できます。

自動登録されたタスクは必ず内容を確認し、必要に応じて修正・削除することで、より正確なタスク管理が可能になります。

この機能を活用して、会議の議事録作成やタスク整理の時間を削減し、チームの生産性を向上させましょう。

次に、Copilotの会議要約機能を活用して、会議の議事録を自動生成する設定についても確認すると、さらに業務効率化が進むでしょう。

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