【Copilot】CopilotでWordの稟議書ドラフトを生成させる手順と業務活用テンプレ

Wordで稟議書のドラフトをCopilotに生成させたい。定型的な稟議書作成時間を短縮したいビジネスマンがいる。

本記事では、WordでCopilotを使って稟議書のドラフトを生成する手順を解説する。

Copilotに依頼する際の具体的なプロンプト例や、生成されたドラフトを編集する際のポイントもわかる。

WordでCopilotに稟議書ドラフトを生成させる仕組み

WordのCopilotは、ユーザーが入力した指示(プロンプト)を理解し、それに基づいて文書のドラフトを生成する。稟議書の場合、必要な項目や構成をプロンプトで具体的に指示することで、Copilotがそれらを盛り込んだ文書を作成する。Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータ(SharePointやOneDriveにあるファイルなど)にアクセスできるため、過去の稟議書を参考にしたり、関連情報を参照して、より的確なドラフトを生成することが可能だ。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotのライセンスがユーザーに割り当てられている必要がある。また、Wordデスクトップアプリの最新バージョンを利用することが推奨される。

Wordで稟議書ドラフトを生成する手順

1. Wordを開き、Copilotを起動する
   Wordデスクトップアプリを起動し、新規文書または既存の文書を開く。画面上部または右側に表示されるCopilotアイコンをクリックするか、文書内で「/」を入力してCopilotメニューを呼び出す。
2. ドラフト生成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットペインに、生成したい稟議書の内容を具体的に指示するプロンプトを入力する。例えば、「〇〇プロジェクトの承認を得るための稟議書を作成してください。目的、概要、予算、スケジュール、期待される効果を含めてください。」のように具体的に記述する。
3. Copilotにドラフト生成を実行させる
   プロンプトを入力したら、送信ボタン(紙飛行機アイコンなど)をクリックするか、Enterキーを押してCopilotに処理を実行させる。
4. 生成されたドラフトを確認・編集する
   Copilotが指示に基づいて稟議書のドラフトを生成する。内容を確認し、必要に応じて手動で修正や加筆を行う。Copilotの提案を元に、さらに詳細な情報を追加したり、表現を調整したりする。

Copilotプロンプト作成のコツと編集時の注意点

効果的なプロンプトを作成する

Copilotに質の高いドラフトを生成させるためには、プロンプトの具体性が重要だ。

プロンプトで含めるべき要素

以下の要素をプロンプトに含めると、より的確なドラフトが生成されやすくなる。

1. 文書の種類: 「稟議書」であることを明記する。
2. 目的・主題: 何のための稟議書か(例:「〇〇プロジェクトの予算承認」「△△ツールの導入」)。
3. 含めるべき項目: 必須の項目(例:「目的」「概要」「予算」「スケジュール」「承認者」「期日」)。
4. トーン・スタイル: (例:「公式なトーンで」「簡潔に」)。
5. 参考情報(任意): 参照してほしい過去の文書やデータがあれば、その旨を伝える。

プロンプト例

「新規営業支援ツールの導入に関する稟議書を作成してください。目的は営業活動の効率化、概要はツールの機能と導入メリット、予算は〇〇円、導入スケジュールは〇〇年〇月まで、承認者は〇〇部長です。公式なトーンで、簡潔にまとめてください。」

生成されたドラフトを編集する際の注意点

Copilotが生成したドラフトはあくまでたたき台である。必ず内容を精査し、誤りがないか確認する必要がある。

事実確認の徹底

特に予算額、スケジュール、関係者名などの数値や固有名詞は、Copilotが参照した情報や解釈に誤りがある可能性があるため、必ず正確な情報に修正すること。

文脈との整合性

組織のルールや過去の慣習に沿っているか、文書全体の文脈と合っているかを確認し、必要に応じて表現を調整すること。

機密情報の取り扱い

Copilotは組織内のデータにアクセスして生成を行う場合がある。機密情報や個人情報が含まれる場合は、その情報が意図せず外部に漏洩しないよう、生成後のドラフトの取り扱いには十分注意すること。また、Copilotへの指示(プロンプト)に機密情報を直接入力することは避けるべきだ。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilot利用比較

Wordデスクトップアプリの方が、より高度な編集機能とCopilotの連携がリッチである傾向がある。Webアプリでも基本的なドラフト生成は可能だが、詳細な調整や複雑な指示にはデスクトップアプリが適している場合が多い。

WordのCopilotを活用することで、稟議書作成にかかる時間を大幅に短縮できる。プロンプトを工夫し、生成されたドラフトを丁寧に編集することで、より質の高い文書を効率的に作成できるようになる。

今後は、Copilotに過去の承認済み稟議書を参考にさせるプロンプトを試したり、WordだけでなくExcelやPowerPointと連携させて、より包括的な提案資料を作成する応用も考えられる。