【Copilot】OutlookでCopilotに送信予約メールを自然言語で指定する手順と業務効率化のコツ

Outlookでメールの送信予約をしたい場合、従来は送信日時を手動で設定する必要がありました。しかし、Copilotを利用すると、自然言語で送信希望日時を伝えるだけで、自動的に送信予約を設定できます。この機能により、メール送信のタイミングをより柔軟に管理できるようになります。本記事では、Copilotを使ってOutlookで送信予約メールを自然言語で指定する具体的な手順を解説します。

CopilotによるOutlookメール送信予約の仕組み

Copilotは、Microsoft 365 CopilotアドオンがOutlookに統合されている場合に利用できます。ユーザーがメールを作成し、送信希望日時を自然言語で指示すると、Copilotはその指示を解析します。そして、Outlookの標準機能である「送信予約」機能と連携し、指定された日時にメールが自動送信されるように設定します。この連携により、複雑な操作なしで直感的に送信予約が可能になります。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)で利用できる機能です。

Copilotで送信予約メールを指定する手順

1. Outlookで新規メールを作成する
   Outlookを開き、「新しいメール」ボタンをクリックして新規メール作成画面を表示します。
2. メール本文と件名を入力する
   宛先、件名、本文に通常通り内容を入力します。
3. 送信希望日時を自然言語で指示する
   メール本文の末尾に、「明日の午前10時に送信してください」「来週月曜日の午後3時までに送ってほしい」のように、送信したい日時を具体的に記述します。
4. Copilotの指示を呼び出す
   メール作成画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、本文中に指示を入力するとCopilotの応答ウィンドウが表示されます。
5. 送信予約の指示を選択・入力する
   Copilotの応答ウィンドウに、「このメールを予約送信する」といった提案が表示される場合があります。それを選択するか、または「〇月〇日〇時〇分に送信予約を設定する」のように、直接指示を入力します。
6. Copilotが提案する予約日時を確認する
   Copilotが指示を解析し、Outlookの送信予約機能で設定される日時を提案します。提案された日時が正しいか確認してください。
7. 予約日時を適用する
   確認後、「適用」または「予約」ボタンをクリックします。これにより、指定した日時にメールが自動送信されるように設定されます。
8. メールを送信せずに閉じる
   予約設定が完了したら、メールを送信せずに画面を閉じます。メールは自動送信のために下書きフォルダなどに保存されます。

Copilotによる送信予約の注意点とよくある誤操作

指示した日時にメールが送信されない

Copilotが指示を正しく解析できなかった可能性があります。指示の表現をより具体的に、「〇月〇日〇時〇分に送信」のように、年月日と時刻を明確に記述してください。また、OutlookのバージョンやCopilotの更新状況によって、一時的に機能しない場合もあります。OutlookとCopilotのアップデートを確認してください。

自然言語での指示が複雑すぎる

Copilotは日常的な表現を理解しますが、非常に複雑な条件や複数の日時指定は誤解を生むことがあります。送信予約の指示は、1つのメールにつき1つの日時指定に絞り、明確に伝えるようにしてください。例えば、「〇日のお昼頃に」といった曖昧な表現ではなく、「〇月〇日 12:00」のように具体的に指定します。

法人契約と個人契約Copilotの違い

Outlookでの送信予約を自然言語で指示できる機能は、主にMicrosoft 365 Copilot(法人向けアドオン)で提供されています。Copilot Pro(個人向け)では、Web版Copilotや一部のOfficeアプリでの機能が中心となり、Outlookのメール送信予約に直接対応していない場合があります。利用しているライセンスを確認してください。

Copilotが利用できない場合の代替手段

Copilotが利用できない環境や、自然言語での指示がうまくいかない場合は、Outlookの標準機能で送信予約を設定できます。メール作成画面の「オプション」タブから「配信タイミング」を選択し、希望する日時を手動で設定してください。この方法は、Copilotの有無にかかわらず利用可能です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Pro: 個人向けのサブスクリプションで、Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)でCopilotの機能が利用できます。ただし、Outlookでの高度な連携機能はMicrosoft 365 Copilotに限定される傾向があります。
Microsoft 365 Copilot: 法人向けのライセンスであり、組織内のデータと連携した高度なCopilot機能が利用可能です。Outlookでのメール作成支援や送信予約機能も含まれます。

Copilot Proでも一部のCopilot機能は利用できますが、Outlookのメール送信予約のような特定の業務プロセスに深く関わる機能は、Microsoft 365 Copilotで提供されることが一般的です。

Copilot ProユーザーがOutlookで送信予約を行いたい場合は、Copilotの指示機能ではなく、Outlookの標準機能である「配信タイミング」を利用することになります。

まとめ

Copilotを利用することで、Outlookでのメール送信予約を自然言語で簡単に行えるようになりました。これにより、メール送信のタイミングをより柔軟に、かつ効率的に管理することが可能になります。今後は、Copilotにメール作成だけでなく、送信予約まで一任することで、さらに業務効率を高めることができるでしょう。Copilot Proユーザーの場合は、Outlookの標準機能である「配信タイミング」の設定方法も併せて確認しておくと良いでしょう。