【Copilot】OutlookでCopilotに添付ファイル内容を要約させる手順と業務活用例

Outlookで受信したメールに添付されたファイルの内容を素早く把握したい場面があります。

Copilotを利用すれば、添付ファイルの内容を要約させることが可能です。

この記事では、OutlookでCopilotを使い添付ファイルの内容を要約させる手順を解説します。

Copilotが添付ファイルを要約できる仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンを導入している環境で利用できます。

OutlookデスクトップアプリやWebアプリから、Copilot機能を通じて添付ファイルの内容を解析・要約する指示が可能です。

Copilotは、ファイルの種類(Word、Excel、PDFなど)を識別し、その内容を理解して要約文を生成します。

ただし、ファイル形式によっては要約できない場合や、内容の正確性が保証されない場合もあります。

Copilotの利用には、Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどの法人向けライセンスにCopilotアドオンを追加するか、個人向けのCopilot Proプランが必要です。

添付ファイル内容をCopilotに要約させる手順

OutlookでCopilotに添付ファイルの内容を要約させるには、メール作成画面でCopilotを呼び出します。

1. 新しいメールを作成または返信/転送する
   Outlookを開き、新規メール作成画面を表示するか、既存のメールに返信または転送します。
2. Copilotを起動する
   メール作成画面のメニューバーにあるCopilotアイコンをクリックします。または、[Ctrl]+[Alt]+[C]のショートカットキーでも起動できます。
3. 要約を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネルに、「添付ファイルの内容を要約してください」といった指示を入力します。
4. ファイル名を指定する
   要約したい添付ファイルの名前を具体的に入力します。例:「添付されている『報告書.docx』の内容を要約してください。」
5. 追加の指示を与える(任意)
   「特に重要なポイントを3つに絞って要約してください」のように、要約の条件や形式を具体的に指示できます。
6. 要約の生成を待つ
   プロンプトを入力後、Copilotに要約の生成を指示します。生成には数秒から数十秒かかる場合があります。
7. 要約結果を確認する
   Copilotが生成した要約文を確認します。
8. 要約をメール本文に挿入する
   生成された要約文に問題がなければ、「挿入」ボタンをクリックしてメール本文に貼り付けます。

Copilotで添付ファイル要約を行う際の注意点

ファイルサイズや形式による制限

Copilotは、一部のファイル形式(例:画像ファイル、破損したファイル)や、極端に大きいファイルサイズの場合、正しく内容を解析できないことがあります。

Word、Excel、PowerPoint、PDFなどの一般的なドキュメント形式であれば、多くの場合問題なく要約できます。

機密情報・個人情報の取り扱い

Copilotに機密情報や個人情報を含むファイルの要約を依頼する際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

CopilotはMicrosoftのクラウドサービスを利用するため、入力したデータがどのように扱われるか理解しておく必要があります。

要約結果の精度と確認の必要性

Copilotが生成する要約は、あくまでAIによる自動生成です。内容の正確性や網羅性が100%保証されるわけではありません。

重要な情報が含まれる場合は、生成された要約を必ず元のファイルの内容と照らし合わせて確認してください。

Outlook Webアプリとデスクトップアプリでの違い

Copilotの機能は、OutlookのWebアプリとデスクトップアプリで提供されています。

基本的な要約依頼の手順は共通していますが、UIの配置や一部の操作感に若干の違いがある場合があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用可能なMicrosoft 365アプリ	Web版およびモバイル版のWord、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote	デスクトップ版、Web版、モバイル版のWord、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams
OutlookでのCopilot機能	メール作成支援、メール本文の要約、添付ファイル内容の要約(一部機能制限あり)	メール作成支援、メール本文の要約、添付ファイル内容の要約(より高度な機能)
AIモデル	GPT-4 Turboなど最新モデルへのアクセス	GPT-4 Turboなど最新モデルへのアクセス
対象ユーザー	個人ユーザー、小規模ビジネスユーザー	法人ユーザー(Microsoft 365 Business Standard/Premium, E3/E5 などが別途必要)

Copilot Proは個人向けにMicrosoft 365アプリとの連携を提供し、添付ファイル要約も可能です。

Microsoft 365 Copilotは法人向けで、Teams連携などより広範な機能を提供し、添付ファイル要約もより高度な利用が期待できます。

まとめ

OutlookでCopilotを利用することで、添付ファイルの内容を素早く把握できるようになりました。

メール作成画面からCopilotに指示を出すことで、添付ファイルの内容を要約させ、メール本文に挿入できます。

機密情報の取り扱いや要約結果の精度には注意が必要ですが、添付ファイルの内容を効率的に理解するための強力なツールとなります。

今後は、Copilotのプロンプトを工夫して、より詳細な分析や特定の情報抽出を試みると良いでしょう。