【Copilot】OutlookでCopilotに顧客問い合わせを件別分類させる手順と対応効率化

Outlookで日々大量に届く顧客からの問い合わせメールを、件名ごとに自動で分類したい場合があります。

Copilotを活用することで、この作業を効率化できます。

この記事では、Copilotを使ってOutlookのメールを件別に分類する具体的な手順を解説します。

Copilotによるメール分類の仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンを導入している環境で利用できます。OutlookデスクトップアプリやWebアプリ上で、自然言語による指示に基づいてメールの分類ルールを生成します。指示は、メールの件名に含まれるキーワードやパターンを認識し、それに応じて特定のフォルダーへ移動させるための条件を定義します。これにより、手作業での仕分けにかかる時間を大幅に削減できます。

Copilotにメール分類ルール作成を依頼する手順

1. Copilotを起動する
   OutlookデスクトップアプリまたはWebアプリを開きます。Copilot機能が利用可能な場合、メール作成画面や受信トレイ上でCopilotアイコンが表示されます。
2. 分類ルールの作成を依頼する
   Copilotに対して、「〇〇(製品名)に関する問い合わせメールを『製品A問い合わせ』フォルダーに、△△(サービス名)に関する問い合わせメールを『サービスB問い合わせ』フォルダーに移動させるルールを作成してください」のように、具体的な指示を入力します。
3. Copilotの提案を確認する
   Copilotは指示を解釈し、Outlookのルール設定画面に相当する内容を提案します。提案された条件(件名に特定のキーワードが含まれるなど)と移動先のフォルダーが意図通りか確認します。
4. ルールの保存を承認する
   提案内容に問題がなければ、Copilotの指示に従ってルールを保存します。これにより、Outlookの受信トレイに新しいメールが届いた際に、自動で分類が行われるようになります。

Outlookでのルール手動設定(Copilotが利用できない場合)

1. Outlookデスクトップアプリでの設定
   受信トレイのメールを選択し、右クリックメニューから「仕分けルール」を選択します。「仕分けルールと通知の管理」画面が開くので、「新規作成」をクリックします。
2. ルールの条件を設定する
   「メッセージの規則の作成」画面で、「件名に特定の単語が含まれる場合」などの条件を選択し、キーワードを入力します。
3. 実行する操作を選択する
   次に、「指定したフォルダーに移動する」を選択し、分類先のフォルダーを指定します。
4. ルールの適用
   「完了」をクリックしてルールを作成します。既存のメールに適用したい場合は、「今すぐ適用」を選択します。

※Copilot Pro(個人向け)でも一部機能が利用可能ですが、法人向けMicrosoft 365 Copilotアドオン環境での利用が前提となります。

Copilotによるメール分類の注意点とよくある誤操作

件名が類似している場合の誤分類

件名が似ているメールが多数存在する場合、Copilotが意図しないメールを誤って分類する可能性があります。例えば、「製品Aのアップデート情報」と「製品Aのアップデートに関する問い合わせ」を同じフォルダーに分類してしまうケースです。

対処法: Copilotに指示を出す際に、「件名に〇〇が含まれ、かつ△△が含まれない場合」のように、より詳細な条件を指定します。または、生成されたルールをOutlookのルール設定画面で細かく調整してください。

ルールが適用されない場合

Copilotでルールを作成・保存しても、メールが自動で分類されないことがあります。これは、ルールの適用順序や競合する他のルールが存在する場合に発生しやすいです。

対処法: Outlookの「仕分けルールと通知の管理」画面で、作成したルールの適用順序を確認・変更します。また、他のルールと競合していないか確認し、必要に応じてルールの設定を修正してください。

機密情報を含むメールの取り扱い

Copilotは、指示に基づいてメールを処理しますが、機密情報や個人情報を含むメールを分類する際は、組織のセキュリティポリシーに従う必要があります。Copilotに機密情報を直接入力することは避けるべきです。

対処法: Copilotには、メールの件名や送信元などの一般的な情報のみを基にした指示を与えます。機密情報を含むメールの分類は、より厳格な管理下で行うか、Copilotの指示を参考に手動で設定してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用を想定しており、Outlookでのメール作成支援などが中心です。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けで、組織内のデータと連携し、Outlookのメール自動分類ルール作成支援など、より高度な業務自動化機能を提供します。今回のメール分類手順は、主にMicrosoft 365 Copilot環境を想定しています。

まとめ

Copilotを活用することで、Outlookの顧客からの問い合わせメールを件別に自動分類するルールを容易に作成できます。

Copilotに指示を出し、生成されたルールをOutlookに適用することで、メール整理の手間を大幅に削減し、対応漏れを防ぐことができます。

今後は、Copilotに同様の指示を出すことで、より複雑な条件でのメール分類や、他のアプリケーションとの連携も検討できます。