【Copilot】TeamsでCopilotに会議資料のドラフトを作らせる手順と業務活用例

Microsoft Teams会議の準備で、会議資料のドラフト作成に時間を取られていませんか。

Copilotを使えば、会議の議事録や関連情報をもとに、資料のたたき台を素早く生成できます。

この記事では、Teams会議でCopilotに会議資料のドラフトを作成させる具体的な手順を解説します。

Copilotを活用して、資料作成の効率を向上させましょう。

Teams会議資料ドラフト生成の概要と前提条件

Copilotは、Microsoft 365 Copilotライセンスを持つユーザーがTeams会議中に利用できます。

会議の議事録やチャット履歴、共有されたファイルなどの情報を基に、資料の構成案や本文のドラフトを生成することが可能です。

この機能を利用するには、CopilotがTeams会議内で利用可能になっている必要があります。

また、Copilotへの指示(プロンプト)は日本語で入力できます。

Teams会議中にCopilotで資料ドラフトを生成する手順

1. Teams会議に参加する
   Copilotを利用したいTeams会議に参加します。
2. Copilotを開く
   会議画面の上部または下部にあるCopilotアイコンをクリックして、Copilotペインを開きます。
3. 資料作成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotペインの入力欄に、資料作成を依頼する指示(プロンプト)を入力します。例えば、「会議の議題と、これまでの議論を踏まえて、提案内容のドラフトを作成してください。」のように具体的に指示します。
4. プロンプトを送信する
   入力したプロンプトの送信ボタンをクリックします。
5. 生成されたドラフトを確認・編集する
   Copilotが指示に基づいて資料のドラフトを生成します。生成された内容を確認し、必要に応じて編集や追記を行います。

Copilotで資料ドラフト生成を依頼する際のプロンプト例

Copilotに効果的な資料ドラフトを生成させるためには、明確で具体的なプロンプトが重要です。

以下に、状況に応じたプロンプトの例をいくつか紹介します。

会議の議事録から要点をまとめた資料を作成する場合

例1:会議の主要な決定事項をまとめた報告資料

「会議の議事録から、主要な決定事項と次のアクションアイテムをまとめた報告資料のドラフトを作成してください。対象者はプロジェクトメンバーです。」

例2:会議で議論された課題と解決策を整理した資料

「今日の会議で議論された課題とその解決策を整理し、関係部署に共有するための資料を作成してください。特に、〇〇の課題に関する議論を詳細に含めてください。」

例3:会議の議論内容を基にした提案資料のたたき台

「会議の議論内容を基に、新しいマーケティング戦略に関する提案資料のたたき台を作成してください。提案の目的、ターゲット、具体的な施策案を含めてください。」

共有されたファイルやチャット履歴を参照させる場合

例4:共有ファイルの内容を要約した資料

「共有された『〇〇プロジェクト企画書.docx』の内容を要約し、関係部署への説明資料を作成してください。特に、実施時期と予算に関する部分を強調してください。」

例5:会議チャットの意見を反映させた資料

「会議チャットで寄せられた顧客からのフィードバックを基に、製品改善案に関する資料を作成してください。チャットで特に多かった意見を優先的に反映させてください。」

Copilotによる資料ドラフト生成の注意点と制限事項

生成されるドラフトの正確性

Copilotが生成するドラフトは、あくまでたたき台です。

会議の文脈や共有された情報に基づいていますが、意図と異なる内容や不正確な情報が含まれる可能性があります。

必ず生成された内容を精査し、事実確認や修正を行ってください。

プロンプトの具体性

曖昧なプロンプトでは、期待通りの資料が生成されないことがあります。

資料の目的、対象者、含めたい情報、トーンなどを具体的に指示することが重要です。

例:「〇〇について報告して」ではなく、「〇〇の進捗状況と、次のステップについて、プロジェクトマネージャー向けの報告資料を作成して」のように具体的に入力します。

機密情報とプライバシー

Copilotは、会議中にアクセスできる情報に基づいてドラフトを生成します。

機密性の高い情報や個人情報を含む資料を生成させる場合は、組織のセキュリティポリシーやプライバシーに関する規定を遵守してください。

Copilotへの指示内容も、外部に漏洩しないように注意が必要です。

Copilotの利用権限

この機能は、Microsoft 365 Copilotライセンスがユーザーに割り当てられている場合に利用可能です。

ライセンスがない場合や、管理者がCopilot機能を無効にしている場合は利用できません。

利用できない場合は、Microsoft 365管理者に確認してください。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilot機能比較

項目	Teamsデスクトップアプリ	Teams Webアプリ
会議資料ドラフト生成	利用可能	利用可能
Copilot機能へのアクセス	会議中にCopilotアイコンからアクセス	会議中にCopilotアイコンからアクセス
プロンプト入力	可能	可能
生成結果の編集	可能	可能

TeamsデスクトップアプリとWebアプリでは、Copilotによる会議資料ドラフト生成機能の基本的な利用方法に大きな違いはありません。

どちらの環境でも、会議中にCopilotアイコンからアクセスし、プロンプトを入力することで資料のドラフトを作成できます。

この記事では、Teams会議でCopilotを活用して会議資料のドラフトを生成する手順を解説しました。

具体的なプロンプト例や注意点を理解することで、Copilotによる資料作成をより効果的に行えます。

今後は、生成されたドラフトを基に、WordやPowerPointでさらに詳細な資料を作成する応用も考えられます。