【Copilot】TeamsでCopilotに月次全社会議のダイジェストを作成させる手順

Microsoft Teams会議の議事録作成や要約は、Copilotの得意とする領域です。

月次全社会議のような長時間の会議では、参加できなかったメンバーへの情報共有や、後から内容を確認したい場合に、迅速なダイジェスト作成が求められます。

この記事では、Teams会議でCopilotを活用し、月次全社会議のダイジェストを効率的に作成する手順を解説します。

CopilotによるTeams会議ダイジェスト作成の仕組み

CopilotがTeams会議のダイジェストを作成するには、会議の録画と文字起こしデータが必要です。

会議終了後、Copilotはこれらのデータから主要なトピック、決定事項、アクションアイテムなどを抽出し、要約を生成します。

この機能は、Microsoft 365 Copilotライセンスが割り当てられているユーザーが利用できます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)のユーザーは、組織のポリシーに従って利用可能です。個人契約のCopilot Proでも、一部機能が利用できる場合があります。

Teams会議でCopilotにダイジェスト作成を依頼する手順

1. 会議の録画と文字起こしを有効にする
   Teams会議を開始する前に、会議の主催者または発表者が「録画と文字起こし」を開始してください。これにより、Copilotが分析できるデータが生成されます。
2. 会議終了後にCopilotへ依頼する
   会議が終了し、録画と文字起こしが処理されると、Copilotに依頼できるようになります。依頼方法は主に2つあります。
   1. Teams会議チャットから依頼する場合
      会議のチャットウィンドウを開き、メッセージ入力欄に「会議の要約を作成して」や「この会議のダイジェストを生成して」といったプロンプトを入力し、送信します。
   2. Copilotアプリ(Web/デスクトップ)から依頼する場合
      Copilotアプリを開き、会議の録画または文字起こしデータを選択した上で、「この会議のダイジェストを作成して」と指示します。
3. Copilotの応答を待つ
   Copilotは、会議のデータに基づいてダイジェストを生成します。生成には数分かかる場合があります。
4. 生成されたダイジェストを確認する
   Copilotが生成したダイジェストは、チャットウィンドウまたはCopilotアプリの応答として表示されます。内容を確認し、主要な決定事項やアクションアイテムが正確に反映されているかチェックしてください。
5. ダイジェストを編集・共有する
   必要に応じて、Copilotが生成したダイジェストを編集し、より詳細な情報や補足事項を追加します。編集後、会議の参加者や関係者に共有してください。共有はTeamsチャット、Outlook、またはSharePointなどで行えます。

CopilotによるTeams会議ダイジェスト作成時の注意点

文字起こしの精度に依存する

Copilotが生成するダイジェストの質は、Teams会議の文字起こしの精度に大きく依存します。

発言が不明瞭だったり、複数人が同時に話したりすると、文字起こしが不正確になり、結果としてダイジェストの内容も誤ったものになる可能性があります。

対策:

1. 会議中は、発言者が明確に話すように心がける。
2. 可能であれば、マイクの品質が良い環境で会議を行う。
3. Copilotが生成したダイジェストは必ず人間が確認し、必要に応じて修正する。

長時間の会議や複雑な議論は要約が不十分になる場合がある

月次全社会議のように長時間にわたる会議や、多くのトピックを扱う場合、Copilotの自動要約だけでは十分な情報が得られないことがあります。

重要な決定事項や、複雑な議論のニュアンスが省略される可能性があります。

対策:

1. Copilotに依頼する際に、「特に重要な決定事項をリストアップして」や「アクションアイテムを明確にして」といった具体的な指示を加える。
2. 生成されたダイジェストを基に、会議の担当者が補足情報を加筆・修正する。

機密情報や個人情報を含む会議の取り扱い

会議の内容に機密情報や個人情報が含まれる場合、Copilotによるダイジェスト作成には注意が必要です。

Copilotは組織内のデータに基づいて動作しますが、生成されたダイジェストの共有範囲や保管場所には、組織のセキュリティポリシーが適用されます。

対策:

1. 機密情報や個人情報に関する会議では、Copilotへの依頼前に組織のIT管理者やセキュリティ担当者に確認する。
2. ダイジェストの共有範囲を限定し、アクセス権限を適切に管理する。
3. 生成されたダイジェストを、組織が許可する安全な場所に保管する。

Webアプリ版Copilotとデスクトップ版Copilotの機能比較

項目	Teams会議チャット	Copilotアプリ(Web/デスクトップ)
ダイジェスト生成	可能	可能
依頼方法	会議チャットに直接プロンプト入力	Copilotアプリ上で会議データを選択しプロンプト入力
生成結果の表示	会議チャット内に応答として表示	Copilotアプリの応答エリアに表示
編集・共有機能	テキストのコピー&ペーストで対応	Copilotアプリ内で編集・共有操作が可能(機能による)
その他の機能連携	限定的	Word、Excelなど他のMicrosoft 365アプリとの連携が豊富

Teams会議チャットから直接依頼する方が手軽ですが、Copilotアプリを利用すると、より詳細な編集や他のアプリとの連携がスムーズに行える場合があります。

月次全社会議のダイジェスト作成は、Copilotを活用することで大幅な時間短縮と効率化が可能です。

会議の録画と文字起こしを有効にし、TeamsチャットまたはCopilotアプリから的確なプロンプトで依頼することで、迅速に要約を作成できます。

生成されたダイジェストは必ず確認・編集し、必要に応じて関係者と共有してください。Copilotの機能を最大限に活用し、会議情報の共有を円滑に進めましょう。