【Copilot】Copilot利用状況をCSVエクスポートして分析する手順と活用例

Copilot利用状況レポートの概要と取得要件

Microsoft 365 Copilotの利用状況レポートは、管理者がMicrosoft 365管理センターから取得できます。このレポートには、Copilotの利用回数、利用されたアプリケーション(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)、ユーザーごとの利用状況などが含まれます。

CSV形式でエクスポートできるため、Excelなどの表計算ソフトで詳細な分析が可能です。この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンが組織に展開されており、かつ、レポートを参照するための適切な管理者権限が必要です。

具体的には、グローバル管理者、レポートリーダー、またはレポート閲覧者のロールを持つユーザーがアクセスできます。個人利用のCopilot Proでは、このような管理レポートの機能は提供されていません。

Copilot利用状況をCSVエクスポートする手順

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にアクセスします。組織の管理者アカウントでサインインしてください。
2. レポートメニューに移動する
   左側のナビゲーションメニューから「レポート」を選択し、次に「利用状況」をクリックします。
3. Copilotレポートを選択する
   利用状況レポートの一覧から「Copilot」または「Microsoft 365 Apps usage」などの関連レポートを探して選択します。レポート名が若干異なる場合があります。
4. 期間を設定し、エクスポートする
   レポート画面で、利用状況を確認したい期間(例:過去7日間、過去30日間)を選択します。画面右上または「エクスポート」ボタンを探し、クリックしてCSV形式でダウンロードします。

Copilot利用状況CSVデータの分析例

エクスポートしたCSVファイルは、Excelなどで開いて分析できます。以下に具体的な分析例を挙げます。

ユーザーごとのCopilot利用頻度分析

概要

CSVファイル内のユーザーIDやメールアドレスと、Copilotの利用回数を集計します。これにより、どのユーザーがCopilotを積極的に利用しているかがわかります。

手順

1. ExcelでCSVファイルを開く
   ダウンロードしたCSVファイルをExcelで開きます。
2. ピボットテーブルを作成する
   「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択し、CSVデータ全体を範囲として指定します。
3. レポートを設定する
   行にユーザーIDまたはメールアドレス、値にCopilot利用回数を設定します。

この分析により、Copilot活用が進んでいるユーザーと、そうでないユーザーの傾向を把握できます。

アプリケーション別Copilot利用状況分析

概要

CopilotがどのMicrosoft 365アプリケーション(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)で最も利用されているかを分析します。各アプリケーションでの利用回数や、ユーザーごとのアプリ別利用率を算出します。

手順

1. CSVファイルを開き、必要な列を抽出する
   Copilot利用回数と、利用されたアプリケーション名の列を確認します。
2. アプリケーションごとに集計する
   Excelの「フィルター」機能や「COUNTIFS」関数、またはピボットテーブルを使用して、アプリケーションごとの利用回数を集計します。
3. グラフで可視化する
   集計結果を棒グラフや円グラフなどで表示すると、視覚的に理解しやすくなります。

この分析は、組織としてどのアプリケーションでのCopilot活用を促進すべきか、あるいはどのアプリケーションで利用が伸び悩んでいるかの判断材料になります。

利用トレンドの確認

概要

日別または週別のCopilot利用回数の推移を確認します。これにより、Copilotの利用が定着しているか、あるいは特定のイベント(トレーニング実施など)によって利用が変動したかの傾向を掴むことができます。

手順

1. 日付列と利用回数列を確認する
   CSVファイルに日付ごとの利用回数データが含まれているか確認します。
2. 折れ線グラフを作成する
   Excelの「挿入」タブから「折れ線グラフ」を選択し、日付を横軸、利用回数を縦軸にして作成します。

利用トレンドを把握することで、Copilot導入効果の測定や、今後の活用支援策の効果測定に役立ちます。

Copilot利用状況分析結果の活用例

分析結果は、Copilotのさらなる活用推進のために多岐にわたって活用できます。

活用が進んでいるユーザーへのヒアリング

概要

Copilot利用頻度が高いユーザーを特定し、彼らがどのようにCopilotを活用しているのか、どのようなメリットを感じているのかをヒアリングします。これにより、他のユーザーが参考にできる具体的な活用事例を収集できます。

利用が少ないユーザーへのトレーニング・サポート提供

概要

Copilotの利用が少ないユーザー層に対して、個別のトレーニングセッションや、よくある質問への回答集の提供、利用方法に関するオンデマンドコンテンツの案内などを行います。特に、利用が少ないアプリケーションに焦点を当てたサポートも有効です。

組織全体のCopilot活用目標設定

概要

分析結果に基づき、Copilotの利用率向上や、特定のアプリケーションでの利用促進など、具体的な活用目標を設定します。目標達成に向けた施策を計画し、定期的に利用状況をモニタリングして効果測定を行います。

Copilot導入・展開戦略の見直し

概要

アプリケーション別の利用状況を分析することで、どのアプリケーションでのCopilotの価値が高いかを再評価できます。その結果に基づき、将来的なCopilotの展開戦略や、追加トレーニングの必要性などを検討します。

Copilot利用状況エクスポートに関する注意点

Copilot利用状況レポートのエクスポートと分析を行う際には、いくつかの注意点があります。

プライバシーとデータ保護

概要

レポートにはユーザーごとの利用状況が含まれるため、個人情報保護の観点から取り扱いには十分注意が必要です。組織のプライバシーポリシーに従い、必要最小限の範囲で情報を共有し、アクセス権限を適切に管理してください。機密情報や個人を特定できる情報の取り扱いには細心の注意を払う必要があります。

レポートの更新頻度とデータ精度

概要

Microsoft 365管理センターのレポートは、リアルタイムではなく、更新に時間がかかる場合があります。エクスポートされるデータが最新でない可能性を考慮し、分析結果の解釈に注意が必要です。また、Copilotの機能アップデートにより、レポートの内容や項目が変更される可能性もあります。

ライセンスの確認

概要

Copilot利用状況レポートは、Copilotアドオンライセンスがユーザーに割り当てられている場合にのみ取得・表示されます。ライセンスが未割当のユーザーや、Copilotが有効になっていない環境では、レポートにデータが表示されないことがあります。レポートを参照する前に、組織のライセンス割り当て状況を確認してください。

まとめ

Microsoft 365管理センターからCopilot利用状況をCSVエクスポートし、そのデータを分析することで、組織全体のCopilot活用状況を具体的に把握できるようになります。

ユーザーごとの利用頻度やアプリケーション別の利用傾向を分析し、その結果を基に、トレーニングの提供や活用目標の設定、さらにはCopilotの展開戦略の見直しに繋げることが可能です。

今後は、Copilot Proの利用状況レポート機能が提供された際の分析方法についても、同様の手順で対応できるよう準備しておきましょう。