【Copilot】Copilot利用範囲をInformation Barriersで制限する手順と対処法

Copilotの利用範囲をInformation Barriersで制限したい場合、その手順と発生しうる問題の対処法について解説します。

Information Barriersは、Microsoft 365のコンプライアンス機能の一つです。

これにより、特定のユーザーグループ間での情報共有を制限できます。

Copilotの利用範囲にもこの制限を適用可能です。

この記事では、その設定方法と、設定がうまくいかない場合の対処法を説明します。

Information BarriersによるCopilot利用範囲制限の仕組み

Information Barriersは、Microsoft 365 E5 ComplianceやMicrosoft 365 E5 Information Protectionなどのライセンスに含まれる機能です。組織内の特定のユーザーグループ間でのコミュニケーションやファイル共有を制限します。例えば、金融機関で顧客情報と社内機密情報の分離が必要な場合などに利用されます。CopilotはこのInformation Barriersの設定を認識し、ユーザーの権限に応じて参照できる情報を制限します。これにより、Copilotが意図しない情報にアクセスするのを防ぎ、コンプライアンスを強化します。設定はMicrosoft 365管理センターで行います。

Information Barriersポリシーの作成とCopilotへの適用手順

1. Microsoft 365管理センターへのサインイン
   グローバル管理者またはコンプライアンス管理者の権限を持つアカウントで、Microsoft 365管理センターにサインインします。
2. Information Barriersの設定画面への移動
   左側のナビゲーションメニューから「コンプライアンス」を選択し、「情報保護」の下にある「Information Barriers」をクリックします。
3. ポリシーの作成開始
   「Information Barriers」ページで、「ポリシーの作成」ボタンをクリックします。
4. ポリシーの命名
   ポリシーに分かりやすい名前を付けます。例:「営業部と開発部の情報分離」など。
5. セグメントの定義
   情報共有を制限するユーザーグループ(セグメント)を定義します。
6. セグメントの割り当て
   Active Directoryグループなどを使用して、各セグメントにユーザーを割り当てます。
7. セグメント間の関係設定
   どのセグメント間で情報共有を許可または禁止するかを設定します。「すべてをブロック」を選択し、必要な通信のみを許可するように設定するのが一般的です。
8. ポリシーの保存とアクティブ化
   設定内容を確認し、ポリシーを保存してアクティブ化します。
9. Copilotへの反映確認
   ポリシーがアクティブ化されると、Copilotは自動的にこの制限を認識します。ユーザーがCopilotを利用する際、自身の所属セグメントと対話相手のセグメントの関係に基づいて、参照できる情報が制限されます。反映には数時間かかる場合があります。

Information Barriers設定がCopilotに反映されない場合の対処法

Copilotが制限された情報にアクセスできてしまう

原因: Information Barriersポリシーが正しく設定されていない、またはアクティブ化されていない可能性があります。

対処法:

1. ポリシーの確認
   Microsoft 365管理センターの「Information Barriers」ページで、作成したポリシーが「アクティブ」になっているか確認します。
2. セグメントと関係性の確認
   セグメントにユーザーが正しく割り当てられているか、セグメント間の関係性(ブロック設定)が意図通りになっているか再確認します。
3. 反映時間の待機
   ポリシーの変更や新規作成から反映までには時間がかかることがあります。最低でも24時間は待機してから再度確認します。

Information Barriersの管理権限がない

原因: Information Barriersの設定や管理には、特定の管理者ロールが必要です。

対処法:

1. 管理者ロールの確認
   Information Barriersを管理するには、「グローバル管理者」または「コンプライアンス管理者」のロールが必要です。
2. ロールの付与依頼
   これらのロールが付与されていない場合は、組織のMicrosoft 365管理者またはIT部門にロールの付与を依頼してください。

特定のユーザーにポリシーが適用されない

原因: ユーザーが所属するActive Directoryグループが最新でない、またはユーザーアカウントに問題がある可能性があります。

対処法:

1. Active Directoryグループの同期確認
   オンプレミスのActive Directoryを使用している場合、Azure AD Connectによるグループ同期が正常に行われているか確認します。
2. ユーザーアカウントの確認
   該当ユーザーのアカウントが、ポリシー設定で使用しているActive Directoryグループに正しく所属しているか確認します。
3. キャッシュのクリア
   WebブラウザのキャッシュやCopilotのセッション情報をクリアしてから再度試します。

Copilot ProとMicrosoft 365 CopilotのInformation Barriers適用範囲の違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、通常、組織レベルで設定されるInformation Barriersの対象外となります。Information Barriersは、Microsoft 365 Business Standard、Business Premium、E3、E5などの法人向けライセンスと組み合わせて使用されるコンプライアンス機能です。したがって、Copilot Proを利用している個人ユーザーには、組織のInformation Barriersポリシーは適用されません。Copilot Proは、個人のOneDriveやOutlookなどのデータに対して、よりパーソナルなAIアシスタンスを提供します。

Microsoft 365 Copilot: 組織のコンプライアンスポリシー(Information Barriers含む)が適用され、組織内のデータへのアクセスが管理されます。

Copilot Pro: 個人のMicrosoftアカウントで利用するため、組織のInformation Barriersポリシーの影響を受けません。