【Copilot】GDPR対応でCopilot利用記録の削除要求に応じる手順と運用設計

2026年4月19日

Office・仕事術

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Microsoft 365 Copilotの利用記録について、GDPR(EU一般データ保護規則)に基づく削除要求への対応は、個人情報保護の観点から重要です。

本記事では、Copilotの利用記録削除要求に応じるための具体的な手順と、それに伴う運用設計について解説します。

これにより、GDPR遵守を確実にするための具体的なアクションが理解できます。

1 Copilot利用記録の概要とGDPRにおける個人データ
2 GDPRに基づくCopilot利用記録削除要求への対応手順
- 2.1 削除要求の記録と証明
3 Copilot利用記録削除における運用設計のポイント
4 Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのデータ管理の違い
5 まとめ
- 5.1 解決関連記事でさらに詳しく
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Copilot利用記録の概要とGDPRにおける個人データ

Microsoft 365 Copilotは、ユーザーの操作履歴や生成されたコンテンツなどの利用記録を保存します。これらの記録には、個人を特定できる情報が含まれる可能性があり、GDPRにおける「個人データ」に該当します。

GDPRは、個人データの処理に関する厳格な規則を定めており、データ主体は自身の個人データの削除を要求する権利を有します。Copilotの利用記録もこの権利の対象となります。

GDPRに基づくCopilot利用記録削除要求への対応手順

Copilot利用記録の削除要求に対応するには、Microsoft 365の管理センターを利用します。このプロセスは、Microsoft Entra ID(旧Azure Active Directory)の管理権限を持つ管理者が実行します。

削除要求は、個々のユーザーまたは組織全体に対して行われる場合があります。要求の内容を正確に把握し、適切な範囲で対応することが求められます。

以下に、具体的な手順を示します。

Microsoft 365管理センターへのサインイン
グローバル管理者または関連する管理者の権限を持つアカウントで、Microsoft 365管理センターにサインインします。
Microsoft Entra管理センターへの移動
管理センターのナビゲーションメニューから、「すべてのアプリ」または「ユーザー」セクションに進み、「Microsoft Entra ID」を選択します。
ユーザーの検索と選択
削除対象となるユーザーを検索し、そのユーザーのアカウントを選択します。
「個人データ」セクションへのアクセス
ユーザープロファイル画面で、「個人データ」またはそれに類するセクションを探し、アクセスします。
データのエクスポートまたは削除の開始
「データのエクスポート」または「データのエクスポートと削除」オプションを選択します。
Copilot関連データの特定と削除要求
表示されるオプションの中から、Copilotの利用記録に関連するデータ(例:チャット履歴、生成コンテンツのメタデータなど)を特定します。

Copilotの利用記録は、Microsoft Graph APIを通じてアクセス・管理される場合があります。そのため、Graph APIのデータ保持ポリシーや削除手順も確認が必要です。

Microsoft Graph Data Connect や Microsoft Purview Data Lifecycle Management などのツールが、データ管理と削除プロセスを支援する可能性があります。

管理者は、これらのツールを活用して、要求されたデータの特定、エクスポート、そして安全な削除を実行します。

削除プロセスには時間がかかる場合があり、即時削除が保証されないこともあります。 Microsoftの公式ドキュメントで最新の情報を確認し、適切な対応計画を立てることが重要です。

また、削除対象となるデータ範囲を正確に特定することが、誤った削除や対応漏れを防ぐ鍵となります。

削除要求の記録と証明

GDPR遵守のため、削除要求の内容、対応日時、実行した操作、および削除の証明を記録することが不可欠です。

Microsoft 365の監査ログ機能を使用し、データ削除に関連するアクティビティを追跡・保存します。これにより、要求者や規制当局からの問い合わせに対して、適切に対応できます。

監査ログには、誰が、いつ、どのデータを削除したかの情報が含まれるべきです。

Copilot利用記録削除における運用設計のポイント

GDPR対応としてCopilot利用記録の削除要求に効率的かつ確実に応じるためには、事前の運用設計が重要です。

データ保持ポリシーの策定

Copilotの利用記録の保持期間を明確に定義します。GDPRの原則に基づき、必要最小限の期間でデータを保持するように設計します。

組織のコンプライアンス要件や法規制、ビジネス上の必要性を考慮して、保持期間を決定します。

削除プロセスの自動化検討

定型的な削除要求に対しては、Power Automateなどのワークフロー自動化ツールや、Microsoft Graph APIを活用したスクリプトによる自動化を検討します。

これにより、手作業によるミスを減らし、対応時間を短縮できます。自動化されたプロセスは、監査ログにも記録されるように設計します。

担当者の明確化とトレーニング

Copilot利用記録の削除要求に対応する担当者を明確に定めます。担当者には、GDPRの要件、Microsoft 365管理センターの操作、および関連ツールの使用方法に関する十分なトレーニングを実施します。

定期的なトレーニングや情報更新を行い、担当者のスキルを維持・向上させます。

ユーザーへの情報提供

Copilotの利用記録がどのように収集・保存され、削除要求にどのように対応するかについて、ユーザーに分かりやすく情報提供を行います。

プライバシーポリシーや社内規程で、これらの情報を明記します。透明性を高めることで、ユーザーの信頼を得られます。

定期的な監査とレビュー

策定した運用設計が遵守されているか、定期的に監査とレビューを実施します。データ削除プロセスの有効性、記録の正確性、担当者の対応状況などを評価します。

監査結果に基づき、運用設計や手順の改善を行います。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのデータ管理の違い

Copilot Proは個人向けサービスであり、データ管理は個人のMicrosoftアカウントに紐づきます。

一方、Microsoft 365 Copilotは組織向けサービスであり、データ管理はMicrosoft 365テナントの管理下で行われます。そのため、GDPR対応における削除要求の処理は、Microsoft 365管理センターを通じて組織の管理者が行うことになります。

Copilot Proの場合、個人のMicrosoftアカウント設定から利用履歴の削除を行うことになります。手順はMicrosoftの個人向けヘルプを参照してください。

まとめ

【要点】GDPR対応でCopilot利用記録の削除要求に応じる手順と運用設計

Microsoft 365管理センターでのデータ削除: GDPRに基づくCopilot利用記録の削除要求に対し、管理者がMicrosoft 365管理センターから該当ユーザーの個人データを特定し、削除を実行する手順。
監査ログの記録と管理: データ削除プロセス全体を監査ログに記録し、GDPR遵守の証明として保管する重要性。
データ保持ポリシーの策定: Copilot利用記録の保持期間をビジネス要件と法規制に基づき定義し、必要最小限の保持を徹底する運用設計。
プロセス自動化の検討: Power AutomateやGraph APIを活用し、削除要求対応プロセスを自動化して効率化と精度向上を図ること。
担当者の明確化とトレーニング: 削除要求対応の担当者を定め、GDPR要件と操作手順に関する十分なトレーニングを実施すること。

本記事では、Microsoft 365 Copilotの利用記録に関するGDPR対応の削除手順と運用設計について解説しました。

Microsoft 365管理センターでのデータ削除、監査ログの記録、データ保持ポリシーの策定、プロセスの自動化、担当者トレーニングといった運用設計のポイントを理解することで、GDPR遵守を確実なものにできます。

今後は、Microsoft Graph APIやMicrosoft Purviewの活用により、データ管理と削除プロセスをさらに効率化・強化していくことが推奨されます。

この記事の監修者

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超解決第一編集部

疑問解決ポータル「超解決」の編集チーム。正確な検証と、現場視点での伝わりやすい解説を心がけています。